Pressestelle und Ansprechpartner/in

Bei größeren Veranstaltungen ist es ratsam, eine Pressestelle einzurichten und eine/n Mitarbeiter/in des Organisations­teams zu bestimmen, der/die den Kontakt mit den Printme­dien (Fachzeitschriften, Wirtschaftspresse, Tageszeitungen des Tagungsortes, freie Journalisten, Rundfunk und Fernsehen, Presseagenturen) hält. Diese/r Mitarbeiter/in sollte möglichst journalistische Erfahrung haben oder sich zumindest mit den Usancen des Gewerbes auskennen, über einen flüssigen Stil verfügen und sowohl fachlich als auch stilistisch gewandt sein. Nützlich sind Kontakte und gute Beziehungen zu Journalist/innen.

Persönliche Kontaktaufnahme

Das A und O einer gelungenen Öffentlichkeitsarbeit sind gute Beziehungen zu den Medien. Am wirkungsvollsten ist das persönliche Gespräch mit den Journalisten/innen.

Pressekonferenzen während und im Anschluss an die Ver­anstaltung sind nur zu empfehlen, wenn es wirklich inter­essante Neuigkeiten (wegweisende Beschlüsse, wichtige Entscheidungen etc.) zu berichten gibt. Journalisten kommen nur einmal zu einem Veranstalter, bei dem der Informationswert in keinem Verhältnis zur aufgewendeten Zeit steht.

Wenn Sie sich zu einer Pressekonferenz entschieden haben, sorgen Sie für den richtigen Rahmen: bereiten Sie einen kleinen Imbiss vor, sorgen Sie dafür, dass die wichtigen Entscheidungsträger da sind. Wenn Sie eine/n promi­nenten Fürsprecher/in haben, versuchen Sie sie/ihn in die Pressekonferenz einzubinden.

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Wenn Sie die Medien einladen, denken Sie darüber nach, was Sie zu sagen haben und ob es wirklich von aktuellem Interesse für die Öffentlichkeit ist. Auf eine Pressekonferenz zu verzichten ist sicher besser als vor leeren Stühlen zu sitzen.

Während der Veranstaltung

Bei größeren Veranstaltungen sollten Sie kostenlos und rechtzeitig Pressekarten an die Presse ausgeben und spezielle Plätze für die Presse reservieren.

Für eine intensive Pressebetreuung kann auch ein eigener Presseraum nützlich sein, in dem das gesamte verfügbare Material (Drucksachen, Bilder etc.) möglichst übersichtlich ausliegt. Um den Presseleuten einige ihrer Fragen zu ersparen, sollten Sie im Presseraum Anschläge anbringen, aus denen zu ersehen ist, welche Veranstaltungen stattfinden, welches Material und welche Berichte ausgegeben werden, wo weiteres für die Presse wichtiges Material zu erhalten ist usw. Man kann eine Übersicht mit den gleichen Angaben auch als Orientierungsblatt herausgeben.

Wenn es die Räumlichkeiten zulassen und die Größe der Veranstaltung es erforderlich macht, sollten Sie besondere Arbeitsplätze für die Presse in einem eigenen, neben dem Presseraum gelegenen Raum unterbringen. Sorgen Sie hier für die nötige technische Ausstattung (Computer mit Internetanschluss, Telefon/-fax).

Wenn es machbar ist, sollte der/die für die Pressearbeit verantwortliche Mitarbeiter/in stets im Pressezimmer anwesend sein, für Fragen und Interviews zu Verfügung stehen und bei etwaigen Wünschen (z.B. nach mehr oder weniger prominenten Interviewpartnern/innen) behilflich sein.

Rundfunk- und Fernsehinterviews mit prominenten Persönlichkeiten der Tagung sind von besonderer Werbewirkung für die Tagung und für das inhaltlich bearbeitete Thema.

Mit den Pressefotografen/innen und Fernsehteams muss vorher vereinbart werden, wann und von welcher Stelle sie aufnehmen. Zwischen dem Bedürfnis nach Öffentlichkeit und dem Wunsch, einen einigermaßen ungestörten Veranstaltungsablauf zu haben, ist zuweilen nicht ganz einfach zu vermitteln.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Abschluss-Pressenotiz:
Im Anschluss an die Veranstaltung sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und Ereignisse noch einmal in einer knappen, zündenden Abschluss-Pressenotiz zusammenfassen. Wichtig ist dabei, einen kurzen Ausblick mit Hinweisen auf künftige Vorhaben.