Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen

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S Sitzordnung überlegen
Die Sitzordnung spielt eine ganz große Rolle für die Atmosphäre einer Veranstaltung. Eine frontale Sitzordnung empfiehlt sich nur bei Vortragsveranstaltungen und dann, wenn die Teilnehmenden wegen Ihrer großen Zahl nicht anders im Raum untergebracht werden können. Optimal ist normalerweise eine Sitzordnung, in der sich alle Teilnehmende sehen, d.h. mit dem Gesicht zu einander zugewandt sind. Sind Präsentationen vorgesehen (z.B. Overhead) ist an Stelle des Kreises die Hufeisenform vorzuziehen, damit sich niemand umdrehen braucht. Bei größeren Veranstaltungen sind auch mehrreiige Hufeisen möglich. Tische schaffen eher Distanz und sollten daher nur dann gestellt werden, wenn wirklich Bedarf zum Schreiben besteht.
T Thesenpapiere zu Referaten
Es ist vielfach nicht ganz einfach, langen Referaten zu folgen. Dies gilt erst recht, wenn mehrere Referate nacheinander folgen. Sie sollten daher Referent(inn)en immer bitten, möglichst viel zu visualisieren und Thesenpapiere zu ihren Referaten zu verteilen. Dies erleichtert die Orientierung und das Verständnis. Schafft der Referent es nicht, ein Thesenpapier zu erstellen, sollte er zumindest seine Gliederung sichtbar machen, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ungefähr den Ablauf einschätzen können.
U Unerwartetes artikulieren
Auch bei noch so guter Planung ist niemals auszuschließen, dass etwas passiert, was man vorher nicht berücksichtigt hat. Dies können auch ganz aktuelle Ereignisse sein. Sie sollten daher immer einen Zeitpuffer einplanen, um darauf ggf. eingehen zu können. Gibt es nichts Unerwartetes, dann brauchen Sie die Zeit auch nicht für andere Punkte, so wird niemand traurig sein, wenn etwas früher mit dem informellen Teil beginnen.
V Visualisieren
Für die Teilnehmenden ist es eine große Hilfe, wenn der Ablaufplan und wesentliche Diskussionspunkte nicht nur gesagt werden, sondern jederzeit nachlesbar sind. Sehr hilfreich kann auch eine stichwortartige Mitschrift von Diskussionsbeiträgen sein. In diesem Fall braucht der Moderator bzw. die Moderatorin aber Hilfe. Sie kann nicht alles selbst machen. Der Schreiber bzw. die Schreiberin muss aber natürlich eine lesbare Schrift haben!
W Wertschätzung und Dank
Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern und Referentinnen und Referenten gebührt Wertschätzung und Dank. Dies drückt sich nicht allein im „Dankesagen“ aus, sondern auch darin, dass ihre Beiträge ernst genommen und berücksichtigt werden.
X X-mal ins Publikum schauen
Sowohl für Moderatorinnen und Moderatoren als auch für Referentinnen und Referenten ist es wichtig, häufig ins Publikum zu schauen. So kann man frühzeitig erkennen, wenn etwas nicht so läuft, wie geplant, um den Teilnehmerinnen und den Teilnehmern Gelegenheit zu geben, sich bemerkbar zu machen.
Y Yberraschungselemente
Wenn alles routinemäßig läuft, kann das im positiven Fall sehr gut sein. Trotzdem kommt der eigentliche Kick meistens aus den Überraschungselementen. Lassen Sie sich irgendeine nette Geste für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder Referentinnen oder Referenten einfallen, die deutlich macht, dass Sie selbst mit dem Herzen bei der Sache sind.
Z Zeiten einhalten
Wer pünktlich kommt, möchte nicht dafür bestraft werden, dass andere zu spät kommen. Wenn Sie für 20.00 Uhr einladen, können Sie nicht ohne ersichtlichen Grund oder Erklärung erst um 20.15 Uhr anfangen. Um andererseits nicht alles wiederholen zu müssen, ist ein »weicher« Anfang sinnvoll. Hier können z.B. Aktionen zum Kennenlernen durchgeführt oder Meinungsbilder erhoben werden (siehe auch unter Bewegung). Zeiten einhalten gilt aber insbesondere auch für das Ende von Veranstaltungen sowie von Pausen.
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Reinert, Adrian: Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen. Unveröffentlichtes Manuskript, Bonn 2001.