Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen

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A Angenehme Atmosphäre schaffen
Sorgen sie dafür, dass die Teilnehmenden sich wohl fühlen. Schön ist, sie z.B. am Eingang persönlich zu begrüßen und willkommen zu heißen. Kann man den Raum schöner ausgestalten (Sitzordnung, Blumen)? Schön ist auch, wenn man mit Musik empfangen wird. Das kann z.B. klassische Musik im Hintergrund vom CD-Player sein. Gut ist auch, wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Namensschild bekommen oder sich selbst schreiben.
B Bewegung
Die meisten von uns sitzen viel zu viel. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie Gelegenheiten schaffen, dass die Teilnehmenden sich während der Veranstaltung bewegen. So könnten Sie z.B. Meinungsbilder erheben, bei denen die Teilnehmenden ihre Zustimmung zu bestimmten Aussagen dadurch ausdrücken, dass sie sich von ihrem Platz erheben. Das Gleiche eignet sich auch, um bei größeren Veranstaltungen, bei denen keine persönliche Vorstellung möglich ist, dennoch einen Überblich über die Zusammensetzung der Teilnehmendenschaft zu geben. Hier stehen dann z.B. jeweils die Teilnehmer(innen) nach Städten oder Stadtteilen, nach Häufigkeit der Teilnahme, nach dem benutzten Fortbewegungsmittel, nach Dauer der Anfahrt etc. Achten Sie aber darauf, dass Sie diese Übungen nicht durchführen können, wenn unter den Teilnehmenden körperlich Behinderte sind, die sich nicht vom Platz erheben können, bzw. es mit diesen vorher abstimmen müssen.
C Chancen zum persönlichen Kennenlernen geben
Einer der Hauptgründe, warum Menschen Veranstaltungen besuchen, ist, andere Leute kennen zu lernen. Es ist darum wichtig, dass Sie Gelegenheiten dazu schaffen. Neben Pausen und Murmelphasen kann dies z.B. dadurch erleichtert werden, dass Gruppen nach dem Zufallsprinzip gebildet werden, d.h., dass nicht immer die gleichen zusammenkommen. Einfache Gruppeneinteilungsmethoden sind z.B. nach Geburtstagen (nicht Datum, also ohne Jahreszahl) oder nach dem Alphabet der Vornamen. (Siehe auch Namensschilder). Eine lustige Form ist auch, so genannte „Steckbriefe“ auszugeben auf denen die Teilnehmenden ein paar persönliche Angaben machen können. Diese können dann an einer Wäscheleine oder einer Stellwand aufgehängt werden, so dass sich jede(r) orientieren kann, wer außer ihm oder ihr noch da ist.
D Diskussionen strukturieren
Nichts ist ermüdender als eine Diskussion, die von Hölzchen auf Stöckchen kommt oder bei der kein roter Faden erkennbar ist. Geben Sie entweder die Reihenfolge der Punkte vor oder sammeln Sie zu Beginn die Themen, die den Teilnehmenden wichtig sind, um sie dann nacheinander zu behandeln. Wichtig ist dabei eine zeitliche Aufteilung, die sicherstellt, dass alle Punkte behandelt werden.
E Erwartungen der Teilnehmenden berücksichtigen
Versetzen Sie sich vor einer Veranstaltung in die Rolle der Teilnehmenden. Was sind vermutlich ihre Motive, an der Veranstaltung teilzunehmen, welche Erwartungen haben sie? Wird der geplante Ablauf dem entsprechen, oder wie kann er noch in diese Richtung verändert werden?
F Follow up
Wie geht es nach der Veranstaltung weiter? Die besten Ergebnisse nutzen nichts, wenn sich niemand hinterher um ihre Umsetzung kümmert. Überlegen sie daher vor der Veranstaltung, wie die Ergebnisse gesichert werden können. Hilfreich sind z.B. Aktionspläne nach dem beigefügten Muster.