Technik richtig nutzen

Präsentationsregeln für nützliche »Höllenmaschinen«

Overheadprojektor
Overheadprojektor (OHP)
Ein heller Lichtrand um die Folie sieht nicht gut aus und ermüdet das Auge des Betrachters

Gewöhnen Sie sich an, ein Passepartout zu verwenden, denn Lichtränder sehen nicht gut aus.

Lösung: Ein Passepartout, eine Abdeckung der nicht für die Folie gebrauchten Projektionsfläche, entweder selbst geschnitten oder – professioneller – gekauft: z. B. 3M Flip-FrameTM. Störendes Streulicht wird abgedeckt. Der ausklappbare Papierrahmen der Randabdeckung kann gut als Spickzettel genutzt werden.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Wenn Ihnen jeweils ein Flip-Frame pro Folie zu teuer ist, hier eine »schwäbische Alternative”: Nur  e i n  einzelnes Flip-Frame als Dauer-Passepartout verwenden, und die Folien nacheinander hüllenlos auf dieses Flip-Frame legen. Diese Variante hat allerdings keine »Spickzettel-Funktion«.

Heftlöcher am Folien-Rand sehen am OHP extrem hässlich aus

Löcher in Folien sind unprofessionell.

Lösung: Benutzen Sie Flip-Frames als Folienhülle, und Sie profitieren von einem verdeckt eingebauten Heftstreifen.

Variante: Sie archivieren jede einzelne Folie in einer zweiseitig aufgeschnittenen Klarsichthülle. Während der Präsentation nehmen Sie die Folie aus der Hülle heraus, bevor Sie erstere auflegen. Das Herausnehmen geht viel leichter, wenn die Klarsichthülle an zwei Seiten offen ist.

Folien in Prospekthüllen aufgelegt, verlieren einen Großteil ihrer Leuchtkraft

Nehmen Sie Ihre Folien stets aus der Klarsichthülle, bevor Sie sie auflegen – es sei denn, die Folienhüllen sind zur Präsentation geeignet.

Folien, in einfachen Klarsichthüllen aufgelegt, verlieren einen Großteil ihrer Leuchtkraft. Und der gelochte Heftstreifenrand sieht projiziert scheußlich aus. Spezielle Präsentations-Folienhüllen sind hier besser, aber auch weitaus empfindlicher. Am besten probieren Sie die Lichtbrechung Ihrer Hüllen am Vortag aus.

Schalten Sie den OHP ab, wenn Sie ihn länger als 30 Sekunden nicht brauchen.

Profis schalten den Overhead aus, wenn sie ihn länger als 20 bis 30 Sekunden nicht brauchen. Besser, das Gerät ist aus, wenn sie inhaltlich fortschreiten. Bleibt es an, schadet es der Wirkung des Vortrags durch eine längst abgearbeitete Folie, die nicht mehr »passt« oder beleuchtet folienlos die kahle Wand. Wenn Geräte für den Zuschauer erkennbar in Betrieb bleiben und nicht benutzt werden, lenken sie nur ab: Also stets ausschalten.

Ingenieure werden hier einwenden, dass das häufigere An- und Abschalten die Lebensdauer der Birne verkürzt. Stimmt, aber dies ist das kleinere Übel: Der OHP ist ein Hilfsmittel für den Redner, und nicht umgekehrt.

Den sicheren schnellen Hitzetod stirbt die Birne, wenn Sie bei eingeschaltetem OHP den Spiegel zuklappen. Machen Sie das bitte  n i e.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Dies gilt grundsätzlich. Dinge, die Sie beim Vortrag gerade nicht brauchen, legen Sie aus der Hand: Zeigestöcke, Stifte etc.

Sonderfall: OHPs mit Metalldampflampen - Nicht abschalten, sondern nur abdecken.

Diese OHPs erkennen Sie daran, dass nicht sofort die volle Lichtleistung zur Verfügung steht, sondern der OHP erst allmählich »anspringt«.

Hier wird nicht zwischendurch ausgeschaltet, denn der Projektor braucht bis zu 20 Minuten Abkühlzeit, bevor die Lampe wieder anspringt. Sie lassen ihn durchlaufen und decken die Projektionsfläche mit einem Karton oder einer Lederabdeckung (z.B. Schreibunterlage) ab.

Tücke dieses Objekts: Unter der Abdeckung wird es sehr heiß. Also nehmen Sie vorsichtigerweise erst Ihre Folie weg und decken dann ab. Niemals eine Folie unter der Abdeckung lassen (Gefahr des Anschmelzens, vor allem bei Farbfolien).

Beamer & Co.: Spielregeln für softwaregestützte Präsentationen

Beamer

Für Visualisierungen per PowerPoint, Freelance und ähnlichen Programmen gelten dieselben Grundregeln wie für alle Arten von Veranschaulichungen, insbesondere die Gestaltungsregeln für Folien zur Projektion über OHP. Auch hier gilt die »15-Sekunden Regel«: Ihr Vortrag ist dann »verständlich« visualisiert, wenn jede projizierte Folie vom Publikum in maximal 15 Sekunden voll erfasst werden kann. Das heißt nicht, dass Sie alle 15 Sekunden eine neue Folie zeigen sollten.

Die immer vielfältigeren Softwaremöglichkeiten (und Verlockungen) erfordern einige besondere Hinweise, dabei werden im Folgenden die einzelnen Projektionsbilder der softwaregestützten Präsentation ebenfalls als »Folien« bezeichnet.

Ausgaben (»Versionen«) Ihrer Präsentation

Unterscheiden Sie schon in der Vorbereitung konsequent zwischen Projektionsunterlagen (= Folien), Ihren Vortrags-(Ablauf)notizen (= Speakersnotes) und den Teilnehmerunterlagen (= Handouts). Die gängigen Programme machen es einfach, die Folien mit wenigen wichtigen Stichworten zu gestalten und alle ergänzenden Inhalte oder persönliche »Regieanweisungen« (wie »lauter sprechen«, »am Flip-Chart skizzieren«, »OB anlächeln«) Ihren Speakersnotes und/oder den Teilnehmerunterlagen hinzuzufügen.

Denken Sie daran, eine Kopie Ihrer Präsentation auf CD-ROMund/oder Disketten mitzubringen, für den Fall, dass es technische Probleme mit Ihrem Laptop oder Kompatibilitätsprobleme mit dem Beamer vor Ort geben sollte. Falls Sie einen Satz ausgedruckter Ersatzfolien mitbringen, achten Sie darauf, dass Animationen nicht überlagert abgedruckt sind.

Zum Aufbau der Präsentation

Eine lustige/interessante/begrüßende Justierfolie zu Beginn ermöglicht die entspannte Überprüfung der Einstellungen der Saal- und Präsentationstechnik (Beamer), ohne dass bereits anwesende Teilnehmende etwas sehen, das sie (noch) nicht sehen sollten.

Wenn Sie als zweite Folie eine Schwarzfolie einbinden, können Sie vor Beginn Ihrer Präsentation alle notwendigen Programmteile aufrufen und vorbereiten und sind direkt von der Schwarzfolie aus startklar – ohne lästige und nervösmachende Menüsteuerung vor Publikum.

Bitte achten Sie besonders auf Ihre Bildhintergründe. Farbenfrohe und unruhige Hintergründe stören die Lesefreundlichkeit. Auch bei der softwaregestützten Präsentation verzichten Sie auf inverse Schriften (helle Schrift auf dunklem Hintergrund) und »Verlaufshintergrund«.

Vermeiden Sie bei der Foliengestaltung Störungen durch üppige Fußnoten. Fügen Sie Fußnoten in Teilnehmerunterlagen ein und haben Sie Quellen für Nachfragen parat. Falls es doch einmal sein muss, z.B. aus rechtlichen Gründen, verwenden Sie Schriftgröße 4 bis 6 Punkt. Dadurch erscheint Ihre Fußnote in der Projektion als feiner schwarzer Strich, der nicht stört. Im Ausdruck bleibt die Fußnote jedoch lesbar.

Animationen und andere technische Spielereien

Die softwaregestützte Präsentation ermöglicht es auf einfache Weise, Informationen »häppchenweise« darzustellen und so didaktisch gut aufzubereiten. Präsentationssoftware verführt durch unzählige Animationsmöglichkeiten, meist in Form von Einblendungsbewegungen, bewegten Figuren/Bildern und Geräuschen. Hier gilt: Weniger ist mehr – nicht zu schnell, nicht zu viel, nicht zu laut.

Auch Animationen sind Bedeutungsträger, verwenden Sie daher vom Sinn her angemessene, »gleiche« Bewegungen/Geräusche für gleichartige Informationen. Wenn Sie Textteile oder Bilder in eine bereits stehende Folie einblenden, verdeutlichen Sie dies durch eine Animation, damit Ihr Publikum die Veränderung auch wahrnimmt. Ideal sind hierfür: »sich verdichtende Krümel« (aus dem Hintergrund) oder langsame Bewegungen.

Besonders die eingebundenen Geräusche wirken in softwaregestützten Vorträgen oftmals störend, unpassend oder sie werden erst gar nicht verstanden. Gehen Sie sehr sparsam und überlegt mit Geräuschen um und nutzen Sie sie nur, wenn sie zum Gesagten/Gezeigten auch passen: Schreibmaschinenklappern z.B. bei Text, der sich Buchstabe für Buchstabe aufbaut.

Professionell ist nur die Einheit von Bild, Ton und Wort. Besonders wichtige Aspekte lassen sich wirkungsvoll durch einen kurzen Jingle (eine prägnante Tonfolge) untermalen.

Ihr Vortrag

Beim Folien- und Beamervortrag erhöhen Sie Klarheit und Verständlichkeit, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen:

  • Kündigen Sie die kommende Folie vorab in wenigen Worten an (»Sie sehen jetzt...«)
  • Blenden Sie die Folie auf (mit wahrnehmbarer zeitlicher Verzögerung)
  • Lassen Sie Ihrem Publikum etwas Zeit, den Überblick zu gewinnen
  • Behandeln Sie die Inhalte der Folie

Wenn Sie einzelne Aspekte hervorheben oder zeigen wollen, benutzen Sie Einblendungen oder einprogrammierte Hervorhebungen (Kringel, Pfeile, Lupen). Bei spontanen Betonungen zeigen Sie auch hier am besten direkt an der Wand/Projektionsfläche, was Ihnen wichtig ist.

Technisches

Ihre Ausstattung sollte stets komplett und einwandfrei sein. Insbesondere Verbindungskabel und Batterien sollten Sie zur Sicherheit zusätzlich dabei haben. Nützlich ist auch ein Verlängerungskabel mit Mehrfachstecker. Denken Sie an Murphy’s Law: »Was schief gehen kann, geht schief.«

Besonders bei Fernsteuerungen und Funkmäusen kommt es oft zu Übertragungsschwierigkeiten – probieren Sie sie vorab und vor Ort aus und finden/beachten Sie mögliche Alternativlösungen.

Vor dem Start Ihrer Präsentation schalten Sie unbedingt Energiesparfunktion und Bildschirm­schoner Ihres Rechners aus, um Störungen während des Vortrags zu vermeiden (z.B. bei ungeplanten Verzögerungen, langen Zwischenfragen etc.).