Wie funktioniert Freiwilligenkoordination und -management?

Um die Gewinnung, Einbindung und Beteiligung von Freiwilligen nicht dem Zufall zu überlassen, sind einige Voraussetzungen zu klären und Rahmenbedingungen zu sichern. Auch kleinere Organisationen oder vollständig ehrenamtlich getragene Gruppen können von Freiwilligenmanagement oder Freiwilligenkoordination lernen und Geeignetes adaptieren. Die Gewinnung neuer Freiwilliger, die Koordination aller Freiwilligen bei einer Aktion oder Kampagne und die wertschätzende Begleitung der Aktiven können ebenfalls ehrenamtlich oder hauptamtich ausgeführt werden.

Freiwilligenmanagement ist erst einmal eine Methode. Die Anwendung einzelner Bestandteile dieser Methodik kann Freiwillige dabei unterstützen, sich besser einzubringen, igr Engagement zu festigen und sich persönlich weiterzuentwickeln. Gute Koordination, Planung auf Augenhöhe, individuelle Begleitung und authentische Anerkennung sind Bestandteil guten Freiwilligenmanagements und Kern gelingender ehrenamtlicher Kampagnenarbeit. Ehrenamtliche Gruppen, kleine Organisationen und Initiativen benötigen für nachhaltiges Aktivsein keine hauptamtlichen Kräfte für einen strukturierten und gut überlegten Umgang mit Freiwilligen. Sie können sich selbst »managen« und die Methoden des Freiwilligenmanagements in eine wertschätzende und empowernde Begleitungsarbeit übersetzen.

  • Freiwilligenmanagement ist als eine Chiffre für Methoden des strukturierten Umgangs mit Freiwilligen in Organisationen zu verstehen. Es umfasst Hilfen zur Koordination und zum Umgang mit den Freiwilligen. Dabei wird die professionell verstandene Begleitung von Freiwilligen idealtypisch auf drei unterschiedlichen Ebenen betrachtet: auf der Ebene des Freiwilligenmanagements, auf der Ebene der Freiwilligenkoordination und auf der Ebene der lokalen Ansprechpersonen.

  • Die Arbeit mit Freiwilligen innerhalb von Aktionen und Kampagnen unterscheidet sich erheblich von der alltäglichen Arbeit mit Freiwilligen in Organisationen und der Mitgliederbetreuung in großen Verbänden. Einige Besonderheiten des Freiwilligenmanagements und der Freiwilligenkoordination bei Kampagnen und Aktionen liegen auf der Hand: Die Planungen für das Engagement umfassen einen kurzen Zeithorizont und es findet im Vorfeld nicht immer ein persönliches Kennenlernen aller Beteiligten statt.

  • Wie gewinnen (zivilgesellschaftliche) Initiativen und Organisationen neue Freiwillige? Qualifizierungskurse, die um dieses Thema kreisen, werden im professionellen Freiwilligenmanagement am häufigsten nachgefragt. Sie versprechen ihren Teilnehmer/innen die nötige Kompetenz, um erfolgreich Freiwillige für ihr Anliegen gewinnen zu können. Wenn eine Organisation Nachwuchssorgen hat, mangelt es jedoch nicht immer und unbedingt an Kompetenz. Meistens fehlt lediglich die Zeit für gründliche und nachhaltige Freiwilligenarbeit.

  • Noch wichtiger als die Aufgabe, neue Freiwillige zu gewinnen, ist es, Freiwillige richtig einzubinden und sie anfangs bei ihrer Tätigkeit zu begleiten. Nur dann bleiben die Freiwilligen motiviert und nur dann sind sie beim nächsten Mal wieder mit dabei – und bringen sogar noch jemanden mit. Doch aus Zeitmangel werden Freiwillige oft nicht so umfassend eingebunden und eingearbeitet, wie es nötig ist.

  • Innerhalb von Kampagnen und Aktionen müssen Freiwillige sorgfältig und aufmerksam koordiniert werden, weil es auf deren Seite im Zweifel wenig Routine gibt. Daher braucht es ein/e Freiwilligenkoordinator/in, die den Überblick über die Einsatzplanung bei der Aktion behält: Wer läuft um 11 Uhr als Huhn verkleidet vor dem Mastbetrieb umher, wer hat die Schilder vorbereitet und wer verstaut nachher die Kostüme alle wieder an Ort und Stelle?

  • Häufig scheitert Engagement an der Beteiligungskultur einer Gruppe oder Organisation. Ganz reibungslos sind Menschen für die Aktion oder Kampagne geworben worden, es gibt gut durchdachte Regelungen und alle fühlen sich umfassend informiert. Nur bei der Partizipation hapert es und in den Köpfen der »alten Hasen« regt sich Unbehagen bei der Idee, dass die Neuen »jetzt schon« mitbestimmen dürfen.

  • Um möglichst breite Beteiligung zu ermöglichen und sicherzustellen, ist es notwendig mögliche Hindernisse zu sehen, zu verstehen und kontinuierlich abzubauen.

  • Kampagnen und Aktionen sind sind insofern attraktiv für Freiwillige, weil das Engagement von vorne herein absehbar begrenzt ist. Trotzdem braucht auch dieses Engagement von Freiwilligen einen Abschluss und eine Wertschätzung.

  • Hier finden sich Literaturhinweise und Links zum Thema Freiwilligenmanagement und -koordination.