Projektaktivitäten

Seite 3: Zeitpläne, Visualisierung

Zeitpläne und Programme

Ein Zeitplan oder ein Programm kann in Form einer Tabelle dargestellt werden. Das sollte Sie nicht vor gestalterische Probleme stellen. Zeitpläne können auch grafisch aufwendiger umgesetzt werden.

Wenn Sie Zeitpläne oder Programme erstellen, so beinhalten diese oft Planungen, die in der Zukunft liegen. Aus diesem Grund stellen Antragsteller/innen oft die Frage: Muss ich mich genau an diesen Zeitplan halten, wenn das Projekt bewilligt wird? Als wie verbindlich betrachtet der Fördermittelgeber diese Angaben? Eine Faustregel: Tun Sie in der Darstellung so, als könnten Sie den Ablauf des Projekts minutiös planen. Es ist völlig normal, dass sich Änderungen in der Durchführung des Projekts ergeben. Ihre Planung sollte jedoch so realistisch wie möglich sein, um größere Abweichungen zwischen dem beschriebenen und dem tatsächlich durchgeführten Projekt zu vermeiden.

Zeitplan für ein Projekt

Visualisierung von Projektaktivitäten

Um zu veranschaulichen, welche Aktivitäten im Rahmen eines Projekts durchgeführt werden, können Sie Diagramme verwenden. In manchen Antragsprozeduren können Sie diese nicht in die elektronischen Antragsformulare einfügen, sondern nur als Anhang beilegen. Oft ist dies erlaubt und erwünscht.

Solche Grafiken sollten erstens schön aussehen und zweitens die Zusammenhänge übersichtlich darstellen. Deswegen sollte sich der Inhalt auf einige wesentliche Elemente beschränken. Erstellen Sie bitte keine kybernetischen Diagramme, die sich über mehrere Seiten erstrecken.

Erstellen Sie Diagramme zuerst mit den einfachsten Mitteln, z. B. mit Bleistift und Papier. Die grafische Gestaltung von Diagrammen sollte erst erfolgen, wenn die Projektinhalte definiert sind und nicht mehr verändert werden.

Die Gestaltung solcher Diagramme ist eine Aufgabe für Designer/innen. Vielleicht haben Sie eine solche Person in Ihrem Team oder in Ihrem Bekanntenkreis. Diese Menschen übernehmen dann die Aufgabe, aus den Servietten, die Sie während des letzten Partnertreffens im Restaurant vollgeschrieben haben, eine ansprechende Grafik zu zaubern. Mit ein wenig Übung kann man auch mit einfachen Text-, Präsentations- oder Tabellenkalkulationsprogrammen ein vorzeigbares Ergebnis erzielen.

Ein etwas technisches, aber für manche Zwecke durchaus probates Mittel ist das Gantt-Diagramm in all seinen Variationen (auch Balkenplan genannt). Ein solches Diagramm bildet die zeitliche Abfolge von Projektaktivitäten grafisch mittels Balken auf einer Zeitachse ab. Damit lassen sich besonders Aufgabenverteilungen und Zuständigkeiten von komplexeren Projekten übersichtlich darstellen.

Gantt-Diagramm

Die wichtigsten Tipps in Stichpunkten:

  • Beschreiben Sie die Aktivitäten, die im Verlauf des Projekts durchgeführt werden sollen.
  • Visualisieren Sie die Aktivitäten mittels geeigneter Diagramme (z. B. mit Hilfe eines Gantt-Diagramms).
  • Die Aktivitäten müssen geeignete Mittel sein, um die Projektziele zu erreichen.
  • Gleichen Sie die inhaltlichen Aktivitäten mit dem Budget des Projekts ab.
  • Nehmen Sie nur Aktivitäten in den Antrag auf, die der Geber als förderfähig betrachtet.