Projektaktivitäten

In der Problembeschreibung haben Sie das Problem benannt. In der Benennung ihres Zieles haben Sie angegeben, wohin Sie wollen. Jetzt geht es um darum, was Sie tun werden, um das Ziel zu erreichen. Gängige Aufforderungen und Fragen sind beispielsweise:

  • Machen Sie Angaben zu den geplanten Projektaktivitäten.
  • Beschreiben Sie die Arbeitsschritte und Methoden.
  • Welche Maßnahmen sollen innerhalb des Projekts umgesetzt werden?
  • Beschreiben Sie den Projektaufbau / die Gestaltung des Projekts.
  • Bitte erstellen Sie einen Zeitplan.


Die geplanten Projektaktivitäten können sehr vielfältig sein. Dazu gehören beispielsweise

  • Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen,
  • Kampagnen und öffentlichkeitswirksame Aktionen,
  • sozialarbeiterische Tätigkeiten und Betreuung,
  • Informations- und Beratungsdienstleistungen,
  • die Organisation von Veranstaltungen,
  • die Produktion von Medien und Informationsmaterial,
  • künstlerische Aktivitäten.


Wegen der großen Vielfalt möglicher Projektaktivitäten ist es schwierig, Tipps zu geben, wie Sie ihre Aktivitäten am besten beschreiben. Non-Profit-Organisationen fällt es in der Regel leicht, Vorschläge für Aktivitäten zu entwickeln. Sie orientieren sich meistens an den eigenen Tätigkeitsschwerpunkten: Eine Bürgerinitiative organisiert am liebsten Runde Tische, eine Gruppe von Computer-Freaks entwickelt Open-Source-Tools für die Non-Profit-Szene und ein kleines Unternehmen bietet Weiterbildungskurse an.

Die Projektaktivitäten sind das Herzstück des Antrags. Aus diesem Grund müssen sie präzise und mit Sorgfalt dargestellt werden. Beschreiben Sie die Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen, möglichst genau. Was wird gemacht? Wann wird es gemacht? In welchem Umfang wird es gemacht?

Wenn die geplanten Projektaktivitäten nicht überzeugend dargestellt sind, werden Ihnen auch hervorragend geschriebene Passagen über Öffentlichkeitsarbeit oder Evaluation nicht weiterhelfen! Hier einige allgemeine Vorschläge:

1) Visualisierung von Projektaktivitäten

Visualisierung (auch Veranschaulichung) bedeutet, Texte und abstrakte Zusammenhänge in einer optisch »leichter verdaulichen Form« darzustellen. Hierzu können Sie Grafiken, Zeitpläne und Schemata nutzen. Im letzten Teil dieses Kapitels stelle ich Ihnen einige Möglichkeiten vor.

2) Verbindung von Aktivitäten und Zielen

Die Projektaktivitäten müssen ein geeignetes Mittel sein, um die Projektziele zu erreichen, und zu diesen in einem realistischen Verhältnis stehen.
Einmal habe ich einen studentischen Kongress von Vertreterinnen und Vertretern einer wenig bekannten wissenschaftlichen Disziplin besucht. Während des Kongress bildete sich eine Arbeitsgruppe zum Thema »Social Marketing«. Die Gruppe setzte sich das Ziel, das »jeder deutsche Bürger oder jede deutsche Bürgerin« zumindest einmal von dem Fach gehört hat. Die geplanten Aktivitäten bestanden darin, dass jedes Mitglied der Arbeitsgruppe (die aus sechs Personen bestand) bis zum nächsten Kongress ehrenamtlich einen Vortrag an der eigenen Universität hält. Die offensichtliche Diskrepanz zwischen der Zielformulierung und den geplanten Aktivitäten blieb unbemerkt.

3) Kalkulation der Kosten

Die vorgeschlagenen Projektaktivitäten verursachen Kosten und sind deswegen für die Berechnung des Projektbudgets von großer Bedeutung. Insofern müssen Sie die Beschreibung der Projektaktivitäten und den Finanzteil des Antrags aufeinander abstimmen.

Welche Aktivitäten werden gefördert?

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass der Geber die vorgeschlagenen Aktivitäten grundsätzlich fördert. Ihre Aktivitäten müssen »förderfähig« sein. Informationen hierüber finden Sie in den Förderrichtlinien oder -infos des Gebers. Wenn Sie keine schriftlichen Informationen zu diesem Thema finden, sollten Sie mit dem Geber in Kontakt treten. Finden Sie heraus, ob Ihre geplanten Aktivitäten gefördert werden können.
In manchen formaler organisierten Fördermittelprogrammen werden nur genau festgelegte Aktivitäten gefördert (z. B. Veranstaltungen). In einem solchen Förderprogramm oder einer Unteraktionen eines Programmes können Sie dann nur diese Art von Aktivität durchführen und keine andere. Bei anderen Gebern hingegen haben Sie Gestaltungsspielräume, eigene Vorschläge zu formulieren.

Legalität

Die vorgeschlagenen Aktivitäten dürfen keine rechtswidrigen Handlungen sein. Dies mag ein Wermutstropfen für Non-Profit-Organisationen sein, die manchmal mit Aktionen des zivilen Ungehorsams gegen bestehende Gesetze verstoßen oder sich zumindest in rechtlichen Grauzonen bewegen. Sollten Sie also beispielsweise vorhaben,

  • als heldenhafter Natürschützer Legehennen aus ihren Käfigen zu befreien oder Genmais zu zerstören,
  • oder sich an Schienen zu ketten, um Castor-Transporte zu verzögern

so dürften Sie große Probleme haben, eine Fördereinrichtung zu finden, die diese Vorhaben finanziell unterstützt, ganz gleich, wie gut Sie diese Aktionen mit Ihren moralischen Grundsätzen begründen können. Kein Geber fördert Aktivitäten, die mit dem Gesetz in Konflikt kommen. Es schadet dem Ruf und unter Umständen macht sich der Geldgeber auch selbst strafbar.

Ein Paradebeispiel für eine Organisation, die im Rahmen ihrer Kampagnen immer wieder kalkuliert und öffentlichkeitswirksam mit dem Gesetz in Konflikt kommt, ist Greenpeace. Insofern ist es keine Überraschung, dass Greenpeace sich überwiegend aus Spenden und Mitglieds­beiträgen finanziert und auf staatliche Fördermittel verzichtet.

Auch bei solchen Aktivitäten ist Vorsicht geboten, die zwar niemandem wehtun, aber in einer rechtlichen Grauzone anzusiedeln sind. Manche Handlungen sind strenggenommen nicht legal, werden aber in der Regel nicht geahndet. So pflanzen z. B. Guerilla-Gärtner Blumen an Stellen, die sie in der Regel gar nicht bepflanzen dürften. Es dürfte kaum jemanden geben, der sich nicht darüber freut. Dort greift das Prinzip: Wo kein Kläger ist, da gibt es auch kein Problem. Alle diese Grenzfälle sind für Fördermittelanträge in der Regel aber wenig geeignet, da der Geber sie als nicht förderfähig betrachtet.

Weiterhin: Auch wenn die Aktivitäten eines Projekts legal sind, dann sollte sich die inhaltliche Ausrichtung der Aktivitäten nicht gegen den Geber richten. Manche Menschen kommen auf die Idee, ein Symposion, auf dem die »imperialistische Politik der Europäischen Union« kritisch diskutiert wird, mit EU-Fördermitteln finanzieren zu wollen. Eine originelle Idee – die Erfolgsaussichten der Bewilligung eines solchen Antrags sind allerdings gering.

Work Packages

In manchen Fördermittelprogrammen müssen oder können Projektaktivitäten sinnvoll zu verschiedenen Arbeitspaketen (work packages) zusammengefasst werden. Dies gilt besonders bei Projekten mit mehreren beteiligten Organisationen. In der Regel trägt eine Einrichtung die Hauptverantwortung für die Umsetzung eines solchen Arbeitspaketes. Beispiele für Arbeitspakete sind die technische Entwicklung einer Software, die Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit oder auch die Koordinierung des gesamten Projekts. Ein Mittel, um diese Verteilungen und Zuständigkeiten zu visualisieren, sind Gantt-Diagramme.
Work Packages sind manchmal mit Nummern bezeichnet, um die Kommunikation zu vereinfachen. Wenn Sie das erste Mal an einem EU-Antrag mitarbeiten und Ihre Kollegen und Kolleginnen reden von »WP4«, dann wissen Sie jetzt, was damit gemeint ist.

Zeitpläne und Programme

Ein Zeitplan oder ein Programm kann in Form einer Tabelle dargestellt werden. Das sollte Sie nicht vor gestalterische Probleme stellen. Zeitpläne können auch grafisch aufwendiger umgesetzt werden.

Wenn Sie Zeitpläne oder Programme erstellen, so beinhalten diese oft Planungen, die in der Zukunft liegen. Aus diesem Grund stellen Antragsteller/innen oft die Frage: Muss ich mich genau an diesen Zeitplan halten, wenn das Projekt bewilligt wird? Als wie verbindlich betrachtet der Fördermittelgeber diese Angaben? Eine Faustregel: Tun Sie in der Darstellung so, als könnten Sie den Ablauf des Projekts minutiös planen. Es ist völlig normal, dass sich Änderungen in der Durchführung des Projekts ergeben. Ihre Planung sollte jedoch so realistisch wie möglich sein, um größere Abweichungen zwischen dem beschriebenen und dem tatsächlich durchgeführten Projekt zu vermeiden.

Zeitplan für ein Projekt

Visualisierung von Projektaktivitäten

Um zu veranschaulichen, welche Aktivitäten im Rahmen eines Projekts durchgeführt werden, können Sie Diagramme verwenden. In manchen Antragsprozeduren können Sie diese nicht in die elektronischen Antragsformulare einfügen, sondern nur als Anhang beilegen. Oft ist dies erlaubt und erwünscht.

Solche Grafiken sollten erstens schön aussehen und zweitens die Zusammenhänge übersichtlich darstellen. Deswegen sollte sich der Inhalt auf einige wesentliche Elemente beschränken. Erstellen Sie bitte keine kybernetischen Diagramme, die sich über mehrere Seiten erstrecken.

Erstellen Sie Diagramme zuerst mit den einfachsten Mitteln, z. B. mit Bleistift und Papier. Die grafische Gestaltung von Diagrammen sollte erst erfolgen, wenn die Projektinhalte definiert sind und nicht mehr verändert werden.

Die Gestaltung solcher Diagramme ist eine Aufgabe für Designer/innen. Vielleicht haben Sie eine solche Person in Ihrem Team oder in Ihrem Bekanntenkreis. Diese Menschen übernehmen dann die Aufgabe, aus den Servietten, die Sie während des letzten Partnertreffens im Restaurant vollgeschrieben haben, eine ansprechende Grafik zu zaubern. Mit ein wenig Übung kann man auch mit einfachen Text-, Präsentations- oder Tabellenkalkulationsprogrammen ein vorzeigbares Ergebnis erzielen.

Ein etwas technisches, aber für manche Zwecke durchaus probates Mittel ist das Gantt-Diagramm in all seinen Variationen (auch Balkenplan genannt). Ein solches Diagramm bildet die zeitliche Abfolge von Projektaktivitäten grafisch mittels Balken auf einer Zeitachse ab. Damit lassen sich besonders Aufgabenverteilungen und Zuständigkeiten von komplexeren Projekten übersichtlich darstellen.

Gantt-Diagramm

Die wichtigsten Tipps in Stichpunkten:

  • Beschreiben Sie die Aktivitäten, die im Verlauf des Projekts durchgeführt werden sollen.
  • Visualisieren Sie die Aktivitäten mittels geeigneter Diagramme (z. B. mit Hilfe eines Gantt-Diagramms).
  • Die Aktivitäten müssen geeignete Mittel sein, um die Projektziele zu erreichen.
  • Gleichen Sie die inhaltlichen Aktivitäten mit dem Budget des Projekts ab.
  • Nehmen Sie nur Aktivitäten in den Antrag auf, die der Geber als förderfähig betrachtet.