Die Selbstdarstellung der Organisation

In allen Fördermittelanträgen taucht die Frage auf: Wer sind Sie eigentlich? Der Geber möchte wissen, wer von ihm eine finanzielle Förderung erhalten möchte. Eine berechtigte Frage. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Organisation beschreiben. Gängige Aufforderungen und Fragen sind beispielsweise:

  • Beschreiben Sie die antragstellende Institution.
  • Profil der antragstellenden Organisation oder Gruppe.
  • Selbstdarstellung der Organisation, die das Projekt durchführt.


Bevor Sie mit der Selbstdarstellung beginnen, sollten Sie sich in die Perspektive des Gebers versetzen. Was interessiert diesen am meisten?

Die großen Fragen des Gebers

Drei Fragen sind für den Geber von besonders großem Interesse:

  • Kann ich der Organisation vertrauen?
  • Ist die Organisation kompetent?
  • Können wir Freunde werden?

1. Vertrauen

Ein Geber trifft mit einer geförderten Organisation eine Vereinbarung. Ein Bestandteil dieser Vereinbarung ist, dass der Geber der Organisation Geld zur Verfügung stellt. Aus diesem Grund stellt sich der Geber die Frage:

Kann ich der Organisation vertrauen? Oder anders formuliert: Wird sich die geförderte Organisation an unsere Vereinbarung halten und ihren Teil der Verpflichtungen erfüllen?

Warum ist es so wichtig, dass der Geber Ihnen vertrauen kann? Hat ein Geber eine Zuwendung gewährt, so ist es sehr umständlich, die Finanzmittel wieder zurückzuverlangen. Dies findet in der Regel nur bei schwerwiegenden Verstößen gegen die getroffene Vereinbarung statt. Oft ist eine Rückzahlung schlichtweg unmöglich, weil das Geld während der Projektlaufzeit ausgegeben worden ist. Der Geber müsste in eine juristische Auseinandersetzung gehen. So etwas macht erstens keinen Spaß, und zweitens sind die Chancen, das Geld zurückzuerhalten, minimal.

Zudem können Geber die Aktivitäten von laufenden Projekten nur eingeschränkt kontrollieren. Auch größere fördernde Einrichtungen haben gar nicht die Ressourcen, ständig jemanden vorbeizuschicken, der Ihnen auf die Finger schaut. In der Regel erfolgen detaillierte Prüfungen fast ausschließlich auf der Ebene der Buchhaltung. Inhaltliche Aktivitäten werden meistens durch mehr oder weniger umfangreiche Berichte nachgewiesen.

Es kommt hinzu, dass es gerade in sozialen Projekten oft schwierig oder aufwändig ist, den Erfolg eines Projekts zu überprüfen. Wenn ein soziales Projekt zum Ziel hat, das friedliche und tolerante Miteinander von Menschen in einem Stadtteil zu fördern – wie soll man das messen?

Aus diesen Gründen muss Ihnen der Geber Ihrer Organisation vertrauen können. Er muss sich sicher sein können, dass Sie mit den bereitgestellten Fördermitteln tatsächlich engagiert das Ziel des Projekts verfolgen. Die Informationen über Erfolg und Misserfolg des Projekts erhält er überwiegend von Ihnen.

Anträge von Organisationen mit zweifelhaftem Ruf oder schlechten Referenzen werden deshalb in der Regel sofort abgelehnt. Der Geber wird Ihnen mehr Vertrauen entgegenbringen, wenn Ihre Organisation bereits bekannt ist und Sie sich durch ihre Arbeit einen guten Ruf erworben haben.

2. Kompetenz

Die nächste Frage, die sich der Geber stellt, zielt auf Ihre Kompetenzen: Ist dieser Akteur kompetent genug, um das Projekt erfolgreich durchzuführen?

Dies ist nicht schwer zu verstehen. Der Geber sucht jemanden, der »den Job gut macht«. Er wird sich hüten, sein Geld einer wenig kompetenten Organisation anzuvertrauen. Da niemand in die Zukunft blicken kann (außer der Schildkröte Cassiopeia im Roman Momo), dienen häufig Informationen aus der Vergangenheit dazu, um darauf zu schließen, ob eine Organisation Ihren Job gut machen wird. Dieses Prinzip kennen Sie wahrscheinlich von individuellen Bewerbungen um einen Arbeitsplatz. Aus genau diesem Grund werden in Projektanträgen Referenzprojekte von Organisationen angegeben.

Weiterhin wird eine fördernde Einrichtung die operative und finanzielle Leistungsfähigkeit von Bewerbern überprüfen. Diese Prüfung wird umso strenger, je mehr Geld auf dem Spiel steht. Aus diesem Grund interessieren sich Geber für die Zahl der Mitarbeiter/innen von Organisationen oder für Geschäftsberichte.
Dies bereitet gerade jungen oder kleinen Organisationen Schwierigkeiten. Deren Arbeit basiert häufig auf ehrenamtlichem Engagement, viel Idealismus und sehr beschränkten Geldmitteln. Wenn sich eine solche Organisationen um größere Geldsummen bewirbt, dann wird sie in der Regel abgelehnt: der Geber ist sich nicht sicher, ob die Organisation kompetent genug ist, die Projektgelder zu verwalten.

3. Können wir Freunde werden?

Vielleicht haben Sie an dieser Stelle etwas geschmunzelt. Aber unterschätzen Sie den Punkt nicht. Der Geber überlegt sich: Ist dieser Projektantrag der Beginn (oder die Fortsetzung) einer wunderbaren Freundschaft? Fördermittel fließen eher, wenn man sich gegenseitig sympathisch findet.

Der Geber wird Überlegungen anstellen, ob Ihre Organisation zu ihm »passt«. Unterstützen Sie die Philosophie oder die Politik des Gebers? Haben Sie gemeinsame Wurzeln in einer bestimmten Szene oder Gemeinschaft? Haben Sie beide bestimmte Glaubensgrundsätze oder haben Sie zumindest einen Konsens in bestimmten Fragen?

Fördermittelgeber sind zwar Institutionen, aber manchmal funktionieren sie wie Menschen. Sie freunden sich gerne mit ihresgleichen an. Stellen Sie sich vor, Sie haben das Angebot eines Menschen zu einer Zusammenarbeit innerhalb eines sozialen Projekts. Dieser ist sehr kompetent, aber er kommt aus einem politischen Lager, dessen Grundsätze Sie ablehnen. Würden Sie mit ihm zusammenarbeiten? Bei vielen Menschen ist es so, dass sie den etwas weniger kompetenten Kooperationspartner bevorzugen, wenn er ihre Überzeugungen teilt.

Die Frage, ob man zueinander passt, spielt eine große Rolle, wenn Sie sich an eine Stiftung wenden. Manche Leute behaupten, dass der Aspekt der gegenseitigen Sympathie in stark formalisierten Antragsverfahren eine geringere Rolle spielt. Beispiele dafür seien EU-Anträge oder staatliche Ausschreibungen. Meiner Überzeugung nach ist das unzutreffend – es spielt immer eine große Rolle, ob man zueinander passt.

Die Frage des Gebers bei der Bewerbung berücksichtigen

Behalten Sie diese drei Aspekte – Vertrauen, Kompetenz und gegenseitige Sympathie – im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Selbstdarstellung verfassen. Um Ihre Organisation einzuschätzen, hat der Geber oft nicht mehr als die Angaben, die Sie ihm im Projektantrag machen.

Gleichzeitig müssen Sie davon ausgehen, dass der Geber sich sehr schnell eine Meinung über Ihre Organisation bildet. Sie schreiben Wochen an einem Projektantrag – das Urteil über Ihre Organisation steht möglicherweise nach ein paar Minuten Lektüre fest. Nun wissen Sie, warum Sie sich bei der Gestaltung der Selbstdarstellung Mühe geben sollten. Denn das Urteil des Gebers sollte lauten: Ich kann der Organisation vertrauen. Sie ist hinreichend kompetent, um das Projekt durchzuführen. Ich finde sie sympathisch.

Im weiteren Verlauf des Kapitels stelle ich Ihnen einige Techniken vor, wie Sie diesen Eindruck erzielen können.

Selbstdarstellungen anpassen

Eine gute Selbstbeschreibung sollte die folgenden Fragen beantworten.

  • Wie heißt Ihre Organisation oder Initiative mit vollständigem Namen?
  • Welches ist Ihre Rechtsform (z. B. eingetragener Verein)?
  • Aus welchem Grund hat sich Ihre Organisation gegründet? Wie lange gibt es Ihre Organisation schon? Hat die Organisation eine Geschichte?
  • Was ist das Ziel Ihrer Organisation? Die Vision?
  • Welche Aktivitäten verfolgt Ihre Organisation? In welchen Bereichen ist sie tätig?
  • Wieviele Mitarbeiter/innen oder ehrenamtliche Mitstreiter/innen hat Ihre Organisation?
  • Welche laufenden oder abgeschlossenen Projekte können Sie vorweisen?
  • Welche Erfolge hat Ihre Organisation bereits erzielt?

Wenn Ihre Organisation eine Website hat oder schon einmal einen Flyer herausgegeben hat, dann verfügen Sie wahrscheinlich schon über eine Selbstdarstellung. So beginnt beispielsweise die Selbstdarstellung des Verkehrsclub Deutschlands e. V. (VCD):

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

VCD – stark für Mensch und Umwelt

Als gemeinnützige Organisation setzt sich der Verkehrsclub Deutschland (VCD) e. V. für eine zukunftsfähige Verkehrspolitik ein. Das einfache Credo lautet: Wir machen uns stark für eine umwelt- und sozialverträgliche, sichere und gesunde Mobilität! Zukunftsfähige Verkehrspolitik ist für den VCD nicht nur auf ein einziges Verkehrsmittel fixiert, sondern setzt auf eine intelligente Kombination und das sinnvolle Miteinander aller Arten von Mobilität. Dabei arbeitet der VCD auf zwei unterschiedlichen Ebenen: Zum einen berät er als Fach- und Lobbyverband Politik und Wirtschaft, initiiert innovative Projekte, setzt Themen auf die Agenda und begleitet Gesetzgebungsprozesse. Zum anderen vertritt der VCD als Mitglieder- und Verbraucherverband die Interessen aller umweltbewussten mobilen Menschen.

Dieses Material können Sie nutzen – das spart Zeit. Es empfiehlt sich jedoch, Texte nicht blind zu übernehmen, sondern anzupassen. Bedenken Sie, dass Sie eine spezifische fördernde Einrichtung überzeugen und deren »große Fragen« gut beantworten wollen. Die folgenden zwei Techniken sind besonders gut dazu geeignet, die Bewerbung auf die Interessen des Gebers auszurichten und das Kompetenzprofil Ihrer Organisation zu schärfen: Gezieltes Weglassen und Referenzprojekte auswählen.

Gezieltes Weglassen: Schärfen Sie das Profil Ihrer Organisation!

Der Prozess der Antragsstellung wurde in diesem Ratgeber bereits an mehreren Stellen mit einer individuellen Bewerbung um einen Arbeitsplatz verglichen. Dieser Vergleich bietet sich erneut an. Wenn Sie sich um eine Arbeitstelle bewerben, verschicken Sie auch nicht an jeden Arbeitgeber die gleiche Bewerbung. Vorausgesetzt, Sie kenne das kleine Einmaleins einer guten Bewerbung. Dann erstellen Sie nämlich auf der Basis einer allgemeinen Vorlage eine maßgeschneiderte Bewerbung. In dieser betonen Sie Aspekte Ihres Lebenslaufes, die besonders gut zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes passen, auf den Sie sich bewerben. Andere Ihrer zahlreichen Qualitäten oder Erfahrungen erwähnen Sie nicht. Das ist ganz normal, denn eine gute Bewerbung sollte einen bestimmten Umfang nicht überschreiten. Sie würde dadurch »verwässert« werden und an Prägnanz verlieren. Außerdem: Wer soll das alles lesen?

Nichts anderes als dieses »gezielte Weglassen« tun Sie, wenn Sie eine Bewerbung für Ihre Organisation verfassen. Allerdings wird Ihnen bei Fördermittelanträgen wenig Raum gelassen, Ihre Organisation vorzustellen. In der Regel dürfen Sie eine oder zwei Texte schreiben. Das heißt: Sie müssen sich stärker noch als in einer individuellen Bewerbung auf das Wesentliche beschränken. Dabei haben Sie soviel zu erzählen. Was also ist das Wesentliche?

Betonen Sie alles, was in Zusammenhang mit dem vorgeschlagenen Projekt steht. Oft haben Organisationen mehrer Tätigkeitsfelder. So kann ein Verein sowohl soziale als auch künstlerische Projekte durchführen. Wenn für das vorgeschlagene Projekt nur einer der beiden Bereiche relevant ist, dann halten Sie Angaben über den Bereich kurz.

Referenzen auswählen

Listen Sie an geeigneter Stelle Referenzprojekte auf, die Ihre Organisation erfolgreich durchgeführt hat. Wenn Sie bereits eine umfangreiche Liste mit Referenzen haben, dann wählen Sie die Projekte aus, die mit dem Projekt am meisten zu tun haben. Wieder gilt das Prinzip: Weniger ist mehr. Drei aussagekräftige Referenzprojekte sagen mehr als eine ganze Liste von Aktivitäten, die keinen Zusammenhang mit dem Projektvorschlag aufweist.

Was tun, wenn Ihre Organisation jung ist und noch keine Referenzprojekte nachweisen kann? Oder wenn die Organisation erstmalig in einem bestimmten Bereich tätig wird? Ein Trick, der manchmal hilfreich ist: Verwenden Sie Referenzprojekte aus den Lebensläufen Ihrer Mitarbeiter/innen. Sie können zum Beispiel darstellen, dass der Projektmanager Herr Müller in der Vergangenheit drei vergleichbare Projekte erfolgreich durchgeführt hat. Dadurch, dass Herr Müller jetzt bei Ihnen arbeitet, wird das Projekt von seinen Erfahrungen und seinem Know-how profitieren.

Hier ein Beispiel, wie Sie Selbstdarstellungen durch gezieltes Weglassen und die Auswahl von Referenzen »schärfen« können: Der oben genannte Verkehrsclub Deutschland bewirbt sich für ein verkehrspolitisches Projekt. In diesem Fall könnte der VCD vorrangig Projekte aufzählen, die mit den folgenden Themen zu tun haben: Politik(beratung), Begleitung von Gesetzgebungsprozessen, Lobbyarbeit und Kampagnen. Selbstverständlich werden auch Aktivitäten und Mitgliedschaften in den entsprechenden Gremien im Antrag erwähnt.

Bei einem anderen Projekt geht es darum, Fahrradkurse für ältere Menschen anzubieten. Hier läge es nahe, dass der VCD seine Kompetenzen als Anbieter und Organisator von Kursen und Lernangeboten demonstriert und entsprechende Projekte auflistet. Zum Thema des Projekts passt auch, dass der VCD über einen »Arbeitskreis Seniorenmobilität« verfügt.

Die Kunst der prägnanten Selbstdarstellung

Es gibt in der Managementlehre und im Marketing Werkzeuge, die hilfreich sind, Inhalte in komprimierter und überzeugender Form darzustellen. Diese können Ihnen wertvolle Anregungen liefern, wenn es darum geht, Ihre Selbstdarstellung zu formulieren.

1. Mission Statement
Ein Beispiel dafür ist das im englischsprachigen Raum verbreitete Mission Statement einer Organisation. Hier eine Wikipedia-Definition von 2011:

»A mission statement is a formal, short, written statement of the purpose of a company or organization.«

Wie ein solches Mission Statement genau gestaltet sein sollte und wie es sich zu anderen Werkzeugen abgrenzt, darüber gibt es unter den Experten hitzige Diskussionen. Aber wahrscheinlich kann sich Ihre Organisation sowieso keinen teuren Unternehmensberater leisten, der mit Ihnen eine Mission Statement oder auch ein sogenanntes Leitbild entwickelt. Uns genügt dieses Werkzeug für den Hausgebrauch: Haben Sie schon einmal in geselliger Runde versucht, den Zweck Ihrer Organisation und deren Einzigartigkeit in einem Satz zu beschreiben? Eine spannende Aufgabe.

Auf Wikipedia findet sich beispielsweise das Mission Statement der American Motorcyclist Association:

»To protect and promote the interests of motorcyclists while serving the needs of its members.«

Was der Amerikanische Motorrad-Verband kann, das können Sie auch! Ein knackiges und einprägsames Mission Statement kann Ihnen als »kommunikatives Konzentrat« dienen, um damit andere Menschen über Ihre Organisation zu informieren und zu überzeugen. Sie können es auch für einen Fördermittelantrag verwenden: die Selbstdarstellung könnte z. B. mit dem Mission Statement beginnen.

2. Elevator Talk
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich gerade in einem Fahrstuhl, und plötzlich steigt eine Person ein, der Sie unbedingt von Ihrer Organisation erzählen wollen. Vielleicht, weil es sich um einen Millionär handelt, der mit dem Ziel Ihrer Organisation sympathisieren könnte. Sie haben jetzt 30 Sekunden Zeit, Ihre Organisation überzeugend in einem kurzen Monolog vorzustellen. Dann steigt der Millionär wieder aus. Wenn Ihre Mini-Präsentation überzeugend war, dann lädt er sie vielleicht im Anschluss auf einen Kaffee ein.

Falls Ihnen dieses Szenario nicht behagt, dann stellen Sie sich vor, dass Sie jemand auf einer Party anspricht. Die Person fragt, was Ihre Organisation macht. Sie haben jetzt 30 Sekunden Zeit, diese Frage zu beantworten.

Haben Sie diese Übung schon einmal ausprobiert? Interessant ist: Personen, denen diese Übung gut gelingt, können meistens gute Selbstbeschreibungen verfassen. Sie haben erkannt, was die wichtigsten Informationen sind, die es vorzustellen gilt, damit ihre Organisation einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Kooperationen und Konsortien

In manchen Projektanträgen ist nicht eine Organisation allein die Antragstellerin, sondern es bewerben sich mehrere Einrichtungen gemeinsam. Meistens übernimmt eine Organisation die koordinierende Funktion und fungiert als Ansprechpartner für den Geber. Bei Projekten, die von der EU gefördert werden, ist die Zusammenarbeit zwischen Institutionen aus verschiedenen Ländern in vielen Fällen eine Voraussetzung für eine Antragstellung.

Einen Zusammenschluss aus verschiedenen Einrichtungen für eine Antragstellung nennt man auch Konsortium. Die koordinierende Einrichtung nennt man auch Koordinator, oder auch lead partner. Beteiligte Organisationen nennt man kooperierende Organisationen, Partner­organisationen, Projektpartner oder auch einfach nur Partner.

In der Regel muss sich jede Einrichtung im Antrag kurz vorstellen – dafür gelten die gleichen Regeln, wie wenn sich eine einzelne Organisation bewirbt. Es kommt allerdings eine neue Dimension hinzu: Sie müssen die beteiligten Organisationen als ein schlagkräftiges Team beschreiben. Dabei gibt es zwei Strategien:

Manche Förderungen wenden sich an Zusammenschlüsse von ähnlichen Organisationen. Ein Beispiel wäre ein Netzwerk von Organisationen, die in verschiedenen Ländern im Bereich der Elternbildung tätig sind, und die sich im Rahmen des Projekts über Ihre Arbeit austauschen oder gemeinsam etwas erarbeiten. In diesem Fall können Sie tatsächlich die Ähnlichkeit zwischen den Partnern betonen: Alle sind im gleichen Tätigkeitsgebiet aktiv, durch den Zusammenschluss in einem Projekt entsteht aber ein Mehrwert (z. B. die internationale Kooperation).

Weitaus häufiger ist, dass ein Konsortium aus unterschiedlichen Partnern besteht, die ein gemeinsames Ziel haben. Ein Beispiel: In einem Projekt wird eine neue Online-Plattform etabliert. Diese ermöglicht, dass sich Bürger/innen über das Internet aktiv an politischen Prozessen beteiligen (Partizipation). Zum Konsortium zählen: Eine Non-Profit-Organisation; eine kommunale Verwaltung; eine Bürgerinitiative und ein Unternehmen mit dem Schwerpunkt Internet & Webdesign. Wie gehen Sie mit dieser bunten Truppe um? Zuerst: Dass Sie verschiedene Akteure im Boot haben, ist in vielen Fördermittelprogrammen ein dickes Plus und ausdrücklich erwünscht. Es ist das Ziel der meisten Stiftungen, Akteure aus verschiedenen gesellschaftlichen Bereichen zur Zusammenarbeit zu bewegen. Auch die EU liebt die sogenannte Akteursvielfalt. Aber wie stellen Sie diese Vielfalt dar?

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Eine kleine Hilfestellung, die oft Heiterkeit auslöst, ist die Banküberfall-Methapher. Wenn Sie einen Banküberfall planen, dann benötigen Sie für jede Aufgabe einen Experten: einer fährt das Fluchtauto, einer »steht Schmiere«, einer knackt den Safe und vielleicht haben Sie auch noch zwei Leute »fürs Grobe«. Kurz: Die beteiligten Personen werden entsprechend ihrer Expertise für verschiedene Aufgaben eingesetzt. Entsprechend dieser Logik können Sie auch die Beschreibung Ihres Konsortiums gestalten. Geben Sie jeder Organisation eine Rolle im Projekt. So könnte in dem genannten Online-Partizipationsbeispiel die Non-Profit-Organisation die Koordinierung des Projekts übernehmen; die Webagentur wird die technische Realisierung der Plattform durchführen; die Bürgerinitiative organisiert die begleitenden Veranstaltungen.

In der Realität gibt es in den meisten Projekten eine Menge Überschneidungen zwischen den Aufgabenbereichen. Versuchen Sie aber, in ihrem Antrag Rollen und Zuständigkeitsbereiche herauszuarbeiten, die den Profilen der beteiligten Organisationen entsprechen.

Sind mehr als drei Partner beteiligt, dann verwenden Sie Grafiken, um die Aufstellung des Teams und die Rollen der Partner zu veranschaulichen. Sie können zum Beispiel ein kleines Organigramm anfertigen. Auch ein Gantt-Diagramm kann zur Übersicht beitragen. Sie können z. B. Farben verwenden, um Zuständigkeiten hervorzuheben.

VIPs, Beiräte, Schirmherren

Es kann nie schaden, wenn Sie darstellen, dass Ihre Organisation mit einflussreichen und wichtigen Persönlichkeiten vernetzt ist. Bei Vereinen ist ein mit mehr oder weniger prominenten Personen besetzter Vorstand nützlich, auf den Sie im Antrag verweisen können.

Gerade junge Organisationen haben oft noch keine solchen VIPs (»very important persons«) in Ihrem Unterstützer/innen-Kreis. So rekrutiert sich der Vorstand von jungen Vereinen meistens aus dem Bekannten- oder Freundeskreis. In diesem Fall können Sie mindestens zwei Dinge tun:

Sie können für das Projekt einen Beirat gründen. Überzeugen Sie eine Handvoll von Personen mit guter Reputation, die etwas mit dem Thema des Projekts zu tun haben. Dies können z. B. Hochschulprofessoren und Hochschulprofessorinnen oder Politiker/innen sein. Der Beirat berät und überwacht das Projekt. Sie können sich auch einen Schirmherr oder eine Schirmherrin suchen.

In beiden Fällen – ob Sie eine Schirmherrin bzw. einen Schirmherr oder einen Beirat einsetzen – ist die Funktion in erster Linie eine symbolische. Sie demonstrieren, dass die beteiligten Menschen Ihrer Organisation vertrauen und das Projekt »mit Ihrem guten Namen« unterstützen. Wenn Sie dies in einem Fördermittelantrag angeben, dann trägt das zur Vertrauenswürdigkeit und zur Reputation Ihrer Organisation bei. Weiterhin kann Ihnen die geschickte Auswahl eines Schirmherr oder einer Schirmherrin Ihnen die Sympathie des Fördermittelgebers einbringen.

Aus der englischsprachigen Non-Profit-Szene habe ich eine schöne Umschreibung dafür gehört, was VIPs sein können – die vier »D«:

  • Doers (Tatkräftige Unterstützer/innen – beteiligten sich aktiv)
  • Door-Openers (»Türöffner« – tragen zur Reputation der Organisation bei oder stellen Kontakte her),
  • Donors (Spender/innen – unterstützen ein Projekt finanziell)
  • Dead-Weight (Ballast).


Bedenken Sie aber, dass selbst im letzten Fall der »Ballast« nicht allzu schwer wiegt. Selbst eine passive prominente Schirmherrin kann die Reputation Ihrer Organisation (und damit die Bewilligungschancen ihres Projektantrags) verbessern.

Ob sich eine einflussreiche Person bereit erklärt, ein Projekt zu unterstützen, hängt oft von persönlichen Kontakten ab. Viele Menschen sind solchen repräsentativen Aufgaben nicht abgeneigt. Sie sollten allerdings die Erwartungen über die Eigeninitiative von Schirmherren und Beiräten nicht zu hoch ansetzen.

Berücksichtigen Sie, dass einflussreiche Menschen meistens auch vielbeschäftige Menschen sind. Sie müssen es diesen in jeglicher Hinsicht möglichst einfach machen. Teilen Sie den Personen offen mit, welche Tätigkeiten Sie konkret erwarten und das sollte bei einer ersten Zusammenarbeit eher wenig sein. Formulieren Sie Ihre Anfrage kurz. Erklären Sie, was für ein Projekt Sie planen und dass Sie prominente Unterstützter/innen suchen.

Wird Ihre Anfrage vom Adressaten in Betracht gezogen, so kommt wahrscheinlich sofort die Frage, welchen Arbeitsaufwand dieses Engagement mit sich bringt. Machen Sie präzise Vorschläge. Das kann zum Beispiel sein: Ein Bild und ein kurzes Statement wird auf die Website hochgeladen (beides wird von Ihnen vorbereitet und von der entsprechenden Person nur kurz abgesegnet). Ferner soll die Person die Eröffnungsrede halten auf der Auftaktveranstaltung (am besten gleich Datum und Zeit angeben). Es ist allerdings eine Kunst, zu erreichen, dass sich eine prominente Person tatsächlich blicken lässt.

Eine wirklich aktive Rolle im Projekt übernehmen Beiräte und Schirmherren und Schirmherrinnen nur selten. Wenn dies aber geschieht, kann es sehr nützlich sein. »Füttern« Sie also ihre Unterstützer/innen gezielt mit Informationen über Ihre Erfolge. Laden Sie die Personen zu Veranstaltungen ein, selbst wenn Sie fünfmal eine höfliche Absage erhalten. Kurz: Machen Sie immer wieder – auf eine freundliche Art und Weise – Angebote, am Projekt teilzunehmen und sich zu betätigen.

Informelle Gruppen

Bei den meisten Fördermittelprogrammen muss Ihre Organisation zumindest den Status eines eingetragenen Vereins haben, wenn Sie sich um eine Förderung bewerben wollen. In einigen wenigen Fällen unterstützen Geber informelle Zusammenschlüsse. Beispiele sind Bürgerinitiativen oder Jugendgruppen.

Wenn Sie sich als informelle Gruppe bewerben, ist es umso wichtiger, dass Sie überzeugend Ihre Motivation und den Hintergrund Ihrer Aktivitäten vorstellen. Ein übliches Mittel ist es, der Beschreibung der engagierten Personen mehr Raum zu geben. Weiterhin können Sie beschreiben, wie Sie sich kennengelernt haben und wie die Idee zu gemeinsamen Aktivitäten entstand. Erzählen Sie hier eine kurze Geschichte – ein kleiner Gründungsmythos ist durchaus legitim.

Angaben über beteiligte Personen und Lebensläufe

Bei manchen Ausschreibungen werden Sie aufgeforderte, Informationen über die beteiligten Projektmitarbeiter anzugeben oder sogar Lebensläufe beizulegen. Diese Beschreibungen sollten kurz und prägnant sein. Nehmen Sie nur Referenzen in diese Angaben auf, die mit der Rolle der Mitarbeiter/innen in dem Projekt zu tun haben.

Ein Beispiel: Eine Person soll sich besonders um das Veranstaltungsmanagement im Projekt kümmern. Wenn Sie hier schreiben, dass diese Person ausgebildete Eventmanagerin ist und in den letzten zehn Jahren Dutzende von Veranstaltungen in der Größenordnung von bis zu Tausend Besuchern und Besucherinnen organisiert hat, dann genügt das. Dass die Person in ihrer Freizeit leidenschaftlich gern Motorrad fährt, gehört nicht hierher.

Auf einen überzeugenden Auftritt achten

Mittlerweile ist für die meisten Organisationen eine Website das wichtigste Instrument ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Sie müssen damit rechnen, dass auch diejenigen, die Ihren Antrag lesen, einen Blick auf die Website Ihrer Organisation werfen, vor allem dann, wenn Sie im Antrag die Adresse der Website angeben. Berücksichtigen Sie, dass eine Website über eine Internet-Suchmaschine innerhalb von einer Minute für jeden Menschen auffindbar ist, auch für die Gutachter/innen.

Wenn Sie sich im Antrag als aktive und innovative Organisation präsentieren, und die letzte Aktualisierung Ihrer Website liegt drei Jahre zurück, dann macht das keinen guten Eindruck. Insofern sollte Ihre Website aktuelle Informationen beinhalten und ansprechend gestaltet sein.

Die wichtigsten Tipps in Stichpunkten:

  • Die Selbstdarstellung der Organisation muss deren Vertrauenswürdigkeit und Kompetenz unterstreichen. Ferner ist es günstig, wenn sie die Sympathien der fördernden Einrichtung erweckt.
  • Verwenden Sie bereits existierendes Material, aber passen Sie es für den Fördermittelantrag an.
  • Zwei Techniken zum Anpassen der Selbstdarstellung sind: gezieltes Weglassen und die Auswahl passender Referenzprojekte.
  • Legen Sie sich ein Mission Statement zu.
  • Üben Sie, einen Elvator Talk zu halten.
  • Wenn mehrere Organisationen kooperieren, dann beschreiben Sie den Zusammenschluss als schlagkräftiges Team. Weisen Sie den einzelnen Organisationen entsprechend ihrer Kompetenz eine Rolle im Projekt zu.
  • Setzen Sie einen Beirat ein, gewinnen Sie Schirmherren oder prominente Unterstützer/innen.
  • Achten Sie auch »außerhalb« des Projektantrags auf einen überzeugenden Auftritt, beispielsweise durch eine ansprechende Website.