Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 11: Kontrollinstrument Geld, Schriftliche Auskünfte

Geld ist Macht

Wenn Sie einen größeren Projektantrag stellen, an dem mehrere kooperierende Einrichtungen beteiligt sind, dann stellt sich eine wichtige Frage: Wer bekommt das Geld oder wer darf es verwalten? Denn: Geld ist ein Steuerungs- und Disziplinierungsinstrument. Oft ist es in einem Projekt das einzige wirksame Instrument, das Ihnen zur Verfügung steht.

Stellen Sie sich einmal diese beiden Szenarien vor:

  • Drei Projektpartner erhalten zu Beginn eines Projekts jeweils ein Drittel des Projektbudgets und verpflichten sich zur Kooperation.
  • Eine Organisation erhält als Lead Partner das Gesamtbudget. Sie hat die Aufgabe, die Anteile der zwei Partnerorganisationen in regelmäßigen Abständen auszuzahlen, wenn diese die vereinbarten Projektaktivitäten durchführen.


Es ist nicht schwer, sich vorzustellen, dass die Arbeitsbeziehungen der Partner im Projekt stark von dem Mittelfluss geprägt sind. Im Szenario A haben die Partner eine gleichberechtigte Rolle. Dies funktioniert möglicherweise solange, bis Konflikte auftreten. Im Szenario B trägt der »Lead Partner« eine größere Verantwortung. Ihm entsteht ein beträchtlicher Mehraufwand. Er kann das Projekt aber besser steuern, weil die anderen Einrichtungen von ihm abhängig sind. Wenn eine Einrichtung ihren Verpflichtungen nicht nachkommt, kann der Lead Partner dies sanktionieren und die Projektmittel zurückhalten.

Manche Organisationen im Non-Profit-Bereich kommen auf die Idee, bei einem Projekt mit mehreren beteiligten Akteuren Projektmittel gemeinsam, gleichberechtigt und »demokratisch« zu verwalten. Verabschieden Sie sich besser sofort von dieser Idee. Komplexere Projekte profitieren davon, wenn eine kompetente Organisation die Rolle des Koordinators übernimmt und auch über die Erfüllung der jeweiligen Pflichten der Projektpartner wacht. Wer die Geldmittel verwaltet, kann die Hierarchie unter den Partnern dadurch maßgeblich untermauern.

Lassen Sie sich Auskünfte schriftlich erteilen

Es kann vorkommen, dass Ihr Projektbudget Posten beinhaltet, bei denen unklar ist, ob sie der Geber für förderfähig hält oder nicht. Dann greift der Ermessenspielraum der Bearbeiter/innen.

Nun kann es vorkommen, dass die Sachbearbeiter/innen, die Ihren Antrag bearbeiten oder die Abrechnung Ihres Projekts prüfen, wechseln. Manchmal verschwindet die Person, die bislang ihr Ansprechpartner war, auf Nimmerwiedersehen. An deren Stelle tritt eine neue Mitarbeiterin, die sich »erstmal in das Thema einarbeiten muss«. Möglicherweise interpretiert die Nachfolgerin Vorgaben und Verfahren etwas anders. Dann haben Sie ein Problem.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Ein kleines Hilfsmittel: Besprechen Sie unklare Punkte bereits bei der Antragstellung mit der zuständigen Person. Achten Sie darauf, dass Sie wichtige mündliche Zusagen schriftlich erhalten (»Ich schicke Ihnen das noch einmal in Form einer kurzen E-Mail. Könnten Sie mir bitte bestätigen, ob ich es richtig verstanden habe?«). Bewahren Sie die Antwort auf die E-mail sorgfältig auf.

Falls ein Wechsel in der Zuständigkeit auftritt, so können Sie sich bei strittigen Fragen auf diese Antwort berufen. »Sehr geehrte Frau Müller, Sie hatten die Zahlung des Honorars von 196,22 Euro für unsere Dozentin Frau Meier beanstandet. Dies überrascht uns – wir hatten die Zahlung des Honorars mit Ihrem Vorgänger Herrn Müller abgesprochen und dieser hatte seine Zustimmung erteilt (siehe beigefügte E-mail).«

Die Dokumentation einer solchen Aussage ist übrigens kein Beweismittel und auch kein Freifahrtschein. Auch die Menschen, die in fördernden Einrichtungen arbeiten, können sich irren. Betrachten Sie meinen Vorschlag eher als ein argumentatives Hilfsmittel, das vor allen dann nützlich ist, wenn die Klärung einer Frage vom Ermessenspielraum der Beteiligten abhängt.