Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 9: Einfachheit, Angemessenheit, Wirtschaftlichkeit

Keep it simple

Ein Prinzip, dass Sie bei der Planung Ihres Budgets berücksichtigen sollten, lautet: Einfachheit – keep it simple. Versuchen Sie, bei der Erstellung von Finanzplänen und Budgets immer das einfachste Verfahren zu wählen. Einfach heißt: Möglichst einfache Regeln, möglichst wenig Belege, möglichst wenig Aufwand. Auch die Abrechnung eines kleinen Projekts im Umfang von mehreren Tausend Euro kann Projektmanager in den Wahnsinn treiben (ich spreche aus Erfahrung).

Ein Beispiel: Bei einer geförderten Jugendreise sollen sich die jungen Teilnehmer/innen selbst verpflegen. Sie können eines von zwei Verfahren wählen, um die Kosten abzurechnen. Ihre Buchhaltung hat Zustimmung zu beiden Verfahren signalisiert:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Variante 1: Sie einigen sich auf Regeln, wie viel Geld die Teilnehmer/innen pro Tag ausgegeben dürfen. Die Jugendlichen legen das Geld aus, wenn sie etwas zu essen kaufen und sind dazu verpflichtet, sich für jede Ausgabe einen ordnungsgemäßen Beleg zu organisieren (z. B. über zwei Pizzas plus Softdrinks). Das Geld erstatten Sie den Jugendlichen in regelmäßigen Abständen zurück, wenn diese Ihnen die Belege abliefern. Die gesammelten Belege rechnen Sie nach der Fahrt mit Ihrer Buchhaltung ab.
  • Variante 2: Jeder Jugendliche erhält am ersten Tag der Fahrt eine einmalige Verpflegungs-Pauschale (z. B. 10 € pro Tag mal zehn Tage = 100 €). Die Jugendlichen unterschreiben eine Empfangsbestätigung, die Sie in Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung gestaltet haben und die als Nachweis dient.

Wahrscheinlich fällt es Ihnen nicht schwer, sich vorzustellen, welche Regelung einfacher zu handhaben ist – nämlich die zweite. Die erste Regelung hat auch den praktischen Nachteil, dass Sie wahrscheinlich einen Extra-Koffer mitnehmen müssen, um die Quittungen nach Hause zu transportieren.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Ein strategischer Hinweis: Buchhalter/innen, die in einer Organisation arbeiten, denken nicht unbedingt darüber nach, wieviel Aufwand ein Verfahren für denjenigen bedeutet, der es abwickeln muss. Im Zweifelsfall ist für die Buchhaltung immer das Wichtigste, dass die Vorschriften eingehalten werden und am Ende »die Zahlen stimmen«. Das ist ihr Job. Insofern sollten Sie als Projektmanager/in die Initiative ergreifen und ein einfaches Verfahren vorzuschlagen. Ihre Buchhaltung wird Ihnen dafür dankbar sein.

Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit

Bei der Gestaltung des Budgets müssen Sie »branchenübliche« Tarife, Honorare und Preise berücksichtigen. Bei der Förderung durch die öffentliche Hand müssen Sie beispielsweise die entsprechenden Verwaltungsvorschriften berücksichtigen. Ein Beispiel ist das im Haushaltsrecht verankerte Besserstellungsverbot: Sie dürfen Mitarbeiter/innen eines Projekts nicht besser bezahlen als öffentlich Bedienstete.

Grundsätzlich sollten Sie von der Faustregel ausgehen: Wählen Sie die kostengünstigste Option, die es Ihnen ermöglicht, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Man spricht auch von dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Kein Fördermittelgeber wird Ihnen bewilligen, dass Sie die Hälfte Ihrer Sachkosten in den Kauf eines teuren Füllfederhalters investieren. Sie können Ihre Dokumente auch mit einem Kugelschreiber unterschreiben, ohne dass dies am Ergebnis etwas ändern würde.

Welche Kalkulationen »angemessen« sind, ist übrigens nicht nur eine juristische Frage, sondern eine durchaus subjektive Kategorie. Selbst wenn es keine expliziten Vorschriften geben sollte, dann können Sie davon ausgehen, dass die Gutachter/innen und die Mitarbeiter/innen des Gebers inhaltlich prüfen werden, ob die Ausgaben im Rahmen »des Üblichen« sind. Was das Übliche ist, definiert der Geber, nicht Sie. Die Mitarbeiter/innen des Gebers haben bei der Einschätzung dieser Frage einen Ermessenspielraum. Manchmal können Sie auch ein wenig verhandeln.