Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 8: Doppelter Abrechnungsnachweis

Abrechnung an zwei Fronten

Wie bereits erwähnt, können Sie Fördermittel nicht nach Gutdünken ausgeben und einsetzen. Sie müssen über die Verwendung der Mittel Bericht erstatten. Sie müssen also bereits bei der Planung des Projektbudgets berücksichtigen, dass Sie die erhaltenen Gelder korrekt abrechnen müssen.

Bei der Abrechnung von Fördermitteln haben Sie es später mit Anforderungen aus zwei verschiedenen Richtungen zu tun:

  • Zum einen macht Ihnen der Fördermittelgeber Vorschriften, wie Sie Gelder ausgeben dürfen und welche Art von Nachweis darüber geführt werden soll,
  • zum anderen gibt es Vorschriften, Regeln und Verfahrensweisen innerhalb Ihrer Organisation.


Der Nachweis muss in beide Richtungen korrekt sein, damit am Ende eines Projekts alle Beteiligten glücklich sind.

Ein Beispiel: Sie arbeiten in einem gemeinnützigen Verein und haben für diesen erfolgreich eine Projektförderung eingeworben. Durch eine sparsame Verwendung einiger Pauschalbeträge haben Sie am Ende des Projekts 500 Euro übrig. Den Nachweis gegenüber dem Fördermittelgeber haben Sie erfolgreich und zur beiderseitigen Zufriedenheit abgeschlossen. Hier ist alles geklärt.

Dürfen Sie von diesen 500 Euro einen Wellness-Urlaub buchen, um sich ein wenig von den Strapazen des Projekts zu erholen? Wenn Sie das vorhaben, sollten Sie sich einmal mit der Buchhaltung Ihrer Organisation in Verbindung setzen. Denn diese unterliegt z. B. einer Steuer- und Wirtschaftsprüfung. Finanzmittel des Vereins für einen privaten Erholungsurlaub zu nutzen, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme verursachen. Es dürfte Ihnen schwerfallen, Ihrer Buchhaltung und Ihren Vorgesetzten zu erklären, dass der Verein damit gemeinnützige Zwecke verfolgt.

Das Wellness-Beispiel mag abwegig klingen. Vielleicht denken Sie auch: Von dem kleinen Überschuss gönnen wir uns endlich den dringend benötigten Beamer. Das wäre tatsächlich eine sinnvolle Anschaffung, die nachvollziehbar mit dem Tätigkeitsfeld der Organisation in Verbindung steht. Allerdings gibt es auch hier eine Vielzahl von steuerlichen Regeln, die Ihre Organisation bei der Anschaffung von Geräten berücksichtigen muss. So müssen erworbene Geräte beispielsweise über einen längeren Zeitraum »abgeschrieben« werden. Lassen Sie sich beraten, die Welt des Steuerrechts ist kompliziert und voller Fallstricke.

Sowohl die Fördermittelgeber als auch das Finanzamt verstehen keinen Spaß, wenn es um Abrechnungsfragen geht. Im Gegensatz zu den Projektinhalten, bei denen Sie eine gewisse Freiheit genießen, sind Sie bei den Finanzen an strikte Regeln gebunden. Seien Sie sorgfältig selbst bei den kleinsten Vorgängen (»Wieso haben Sie am zehnten Juli 7,40 € für den Versand einer Postsendung ausgegeben? Wir bitten um schriftliche Erläuterung!«)

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Gröbere Schnitzer und Regelverstöße können Ihrer Organisation schwer schaden. Nehmen Sie das Thema Finanzen sehr ernst.