Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 5: Budgettabelle, Förderfähige Kosten, Umwidmungen

Erstellen Sie Ihre eigene Budgettabelle

Ganz gleich, ob es sich um ein komplexes oder eher einfaches Projekt handelt: Es empfiehlt sich, unabhängig von der Budgetplanung im Antragsdokument, ein internes Budget aufzustellen und das ganze Projekt auf dieser Grundlage durchzurechnen. Hierzu bietet sich ein Tabellenkalkulations­programm an. Stellen Sie die Einnahmen (= die Förderung) den Ausgaben gegenüber. Wenn Sie über kein Tabellenkalkulationsprogramm verfügen, probieren Sie es mit Papier und Bleistift – das ist oft völlig ausreichend.

Die »interne Kalkulation« hilft Ihnen bei der Erstellung des Budgets im Projektantrag. Zudem können Sie in diese Tabelle Informationen integrieren, die im Antragsdokument keinen Platz finden. Vielleicht können Sie im Antragsdokument angeben, dass Sie eine Veranstaltung für 1.000 Euro durchführen, aber nicht, wie sich diese Kosten unterteilen (z. B. 300 Euro für einen Referenten, 300 Euro für die Miete des Raumes, 400 Euro für Getränke und Verpflegung). Gerade letzteres ist für Sie eine wichtige organisatorische Frage. Dies können Sie in einer solchen Tabelle überschlagen.

Welche Kosten sind förderfähig?

Förderfähige Kosten sind solche, die der Geber anerkennt. Fördernde Einrichtungen veröffentlichen in der Regel Informationen darüber, welche Kosten anerkannt werden und welche nicht. In Ihrem Projektbudget sollten ausschließlich förderfähige Kosten aufgenommen werden. Wenn der Geber keine Personalkosten übernimmt, dann dürfen logischerweise auch keine Personalkosten im Antrag auftauchen.

Ein Beispiel: Im Förderleitfaden für das Programm Lebenslanges Lernen der Europäischen Union ist für die jeweiligen Projektarten angegeben, welche Kosten förderfähig sind und welche nicht. Die englischen Begriffe hierfür sind übrigens eligible und non-eligible. So sind zum Beispiel die Kosten, die durch die Vorbereitung und die Erstellung des Projektantrags entstehen, niemals förderfähig. Ebenfalls nicht förderfähig sind beispielsweise Wechselgebühren oder Verluste, die entstehen, wenn eine Währung in die andere umgetauscht wird.

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Es klingt ein wenig banal, aber ein gutes Budget sollte nach Möglichkeit ausschließlich förderfähige Posten enthalten. Ansonsten wird Ihr Antrag entweder abgelehnt oder, was ebenfalls passieren kann, der Antrag wird zwar bewilligt, aber die nicht-förderfähigen Posten werden kurzerhand gestrichen.

Umwidmungen

Die Frage von Umwidmungen wird erst während der Durchführung des Projekts relevant. Es zeugt aber von Weitsicht, wenn Sie bereits im Vorfeld darüber nachdenken. Manchmal müssen Sie mit dem Antrag eine sehr umfangreiche und detaillierte Finanzplanung vorlegen. Dabei lehrt die Erfahrung, dass diese Planung
während des laufenden Projekts von der Realität überholt wird. Ihr Flyer hat fünfhundert Euro weniger gekostet als geplant, aber gerade diese fünfhundert Euro könnten Sie gut gebrauchen, um einer Dozentin ein Honorar zu zahlen. Auch wenn Sie genau planen, sind solche Veränderungen und Anpassungen unvermeidlich.

Informieren Sie sich im Vorfeld, inwiefern solche Umwidmungen oder »Verschiebungen« möglich sind. Die gute Nachricht lautet, dass die meisten Geber wissen, dass der Kostenplan im Projektverlauf angepasst werden muss, und dies erlauben. Für Umwidmungen gibt es meistens mehr oder weniger genaue Vorschriften. Oft sind Verschiebungen bis zu einem bestimmten prozentualen Anteil ohne vorherige Anfrage möglich. Berücksichtigen Sie die folgende Faustregel: Alle Änderungen, die Auswirkungen auf die Finanzen oder die Qualität eines Projekts haben, sind unverzüglich dem Fördermittelgeber mitzuteilen – es sei denn, dieser definiert ausdrücklich Ausnahmen von dieser Regel.