Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 6: Abrechnung

Wie wird abgerechnet?

Im Budget Ihres Projektantrags legen Sie dar, wofür Sie eine Zuwendung ausgeben wollen. Wenn Sie eine Bewilligung erhalten, stellt Ihnen die fördernde Einrichtung diese Geldsumme zur Verfügung. Irgendwann wird der Geber nachprüfen, ob Sie das Geld tatsächlich so ausgegeben haben, wie Sie es geplant und angekündigt hatten. Diesen Nachweis müssen Sie erbringen, umgangssprachlich spricht man von der Abrechnung. Buchhalter/innen haben noch andere Begriffe dafür, wie z. B. Nachweis der Mittelverwendung und ähnliches.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Sie sollten das Thema »Abrechnung« bereits bei der Konzipierung Ihres Projekts und damit auch bei der Erstellung des Antrags berücksichtigen. Komplizierte Abrechnungsprozeduren können während des Projektverlaufs große Probleme verursachen. Abrechnungen werden in der Regel durch die Geber sehr genau geprüft.

Menschen, die sich mit Fragen der Buchhaltung beschäftigen, werden Ihnen zu diesem Thema einige Geschichten erzählen können. Sie handeln zum Beispiel von Projektmitarbeiterinnen, die fragen: »Mussten wir die Belege aufheben?« Oder von Projektleiterinnen, die irgendwann einen Schuhkarton mit unsortierten Belegen vorbeibringen, die sich in den letzten drei Jahren angesammelt haben. Oder von verschwundenen Unterschriftenlisten.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Merke: Wer schon bei der Planung des Budgets an die Abrechnung denkt, handelt weitsichtig.

Es gibt zwei einfache Formen der Abrechnung, die in der Praxis häufig anzutreffen sind: Die Abrechnung von Pauschalbeträgen und die Abrechnung anhand von Belegen. Die administrativen Bezeichnungen können variieren. Es wird Ihnen jedoch nicht schwer fallen, zu erkennen, welche Form von Abrechnung vorliegt. In manchen Projekten sind mehrere Formen gleichzeitig anzutreffen.

a) Abrechnung von Pauschalen

Finanzierung über Pauschalbeiträge bedeutet: Sie führen eine bestimmte Aktivität aus und müssen nachweisen, dass diese stattgefunden hat. Dafür erhalten Sie eine bestimmte Summe Geld. Sie müssen dem Fördermittelgeber keinen Beleg einreichen. Es erfolgt eine inhaltliche Kontrolle, keine finanzielle Prüfung (aber Achtung! Für die interne Abrechnung innerhalb ihrer Organisation benötigen Sie sicherlich Belege).

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Sie organisieren eine Veranstaltung und für jede teilnehmende Person erhalten Sie vom Fördermittelgeber eine Pauschale von 100,00 Euro. Wenn zehn Teilnehmer/innen erscheinen, erhalten Sie also 1.000 Euro. Der Fördermittelgeber prüft, ob die Veranstaltung stattgefunden hat und eine Unterschriftenliste der Teilnehmer/innen vorliegt. Dann erhalten Sie das Geld. Ob Sie dieses Geld in die Verpflegung der Gäste, in Honorare für Dozenten und Dozentinnen oder in die Miete von Räumlichkeiten investieren, ist Ihre Entscheidung.

Pauschalbeträge haben den Vorteil, dass Sie in der Abrechnung umkompliziert sind. Sie haben eine gewisse Freiheit bei der Durchführung der Projektaktivitäten. Wenn Sie effizient wirt­schaften, können Sie Teile der eingenommen Mittel dort einsetzen, wo Sie im Projekt benötigt werden. Natürlich setzt dies voraus, dass die Projektaktivitäten eine Qualität aufweisen, mit der alle Beteiligten glücklich sind. Um zu obigem Beispiel zurückzukehren: Wenn Sie eine geförderte Veranstaltung in der Besenkammer Ihrer Organisation durchführen und sich die Verpflegung auf trockenes Brot und Leitungswasser beschränkt, um Kosten zu sparen, könnten sich Teilnehmer/innen beim Fördermittelgeber beschweren. Dann hätten Sie ein Problem.

Manchmal kann in Projekten eine Verwaltungskostenpauschale vorgesehen werden, die ein paar Prozent vom Gesamtbudget beträgt.