Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 7: Abrechnung, Personalmittel

b) Erstattung der Kosten gegen einen Beleg

In dem Comic-Band »Asterix und der Kupferkessel« rauben Asterix und Obelix einen römischen Steuereintreiber aus. Dieser ruft den Galliern verzweifelt hinterher: »Eine Quittung! Unterschreibt mir eine Quittung!« Dieses Beispiel mag verdeutlichen, wie wichtig Belege sind.

Oft müssen Sie Belege einreichen, wenn Sie Ausgaben im Projekt tätigen. Wenn Sie beispielsweise im Rahmen des Projekts eine Reise durchführen, müssen Sie die Bahntickets aufbewahren. Wenn Sie eine Veranstaltung mit einer Honorarkraft durchführen, müssen Sie sich eine Rechnung über das Honorar geben lassen oder einen Honorarvertrag abschließen. Das gleiche gilt, wenn Sie Räumlichkeiten anmieten oder Anschaffungen machen (Sachmittel).

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Wenn die Kosten gegen Belege abgerechnet werden, gilt: Keine Kostenerstattung ohne Beleg. Wenn Sie eine Rechnung verbummeln oder keinen Beleg für eine Ausgabe vorweisen können, ist das schlichtweg verlorenes Geld.

Dies erklärt auch die Verzweiflung des Steuereintreibers.

Falls Ihre Belege nicht mit den Ausgaben übereinstimmen, dann wird Sie nicht nur der Geber, sondern auch Ihre eigene Organisation früher oder später zur Rechenschaft ziehen. Vorsicht ist auch angebracht bei Belegen, die vom Fördermittelgeber nicht anerkennt werden können, weil sie nicht bestimmten Kriterien entsprechen. Dies betrifft besonders handgeschriebene Rechnungen, Bons mit vager Aussagekraft oder Belege mit unvollständigen Angaben. Im Zweifelsfall sollten Sie sich bei Ihrer Buchhaltung erkundigen, wie eine ordentliche Rechnung auszusehen hat.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Belege müssen dem Geber bei der Abrechnung vorgelegt werden. Falls der Geber keine Belege verlangt, dann sind Sie aber in jedem Fall dazu verpflichtet, die Belege aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass Sie die Mittel ordnungsgemäß verwendet haben.

Beantragung von Personalmitteln

Personalkosten nehmen eine Sonderstellung ein. Sie bilden oft den wichtigsten und kompliziertesten Anteil bei Projekten im sozialen Bereich. Projektmittel werden dazu eingesetzt, um Mitarbeiter/innen zu finanzieren. Diese sind dann Angestellte Ihrer Organisation mit einem Arbeitsvertrag. Auch dies müssen Sie dem Fördermittelgeber nachweisen, wobei der Nachweis in unterschiedlicher Form erfolgen kann. Beispielsweise in Form eines entsprechenden Arbeitsvertrages, Gehaltsabrechnungen oder auch Stundenlisten, in der Projektarbeiter/innen den Umfang der im Projekt geleisteten Tätigkeiten dokumentieren.

Die Abrechnungsformen »Pauschalkosten« und »Erstattung gegen Beleg« sind noch recht einfach zu handhaben. Spätestens wenn Sie mit Projektmitteln Personalstellen schaffen, gibt es eine Vielzahl von rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Aspekten, die Sie berücksichtigen müssen. Das heißt: Die Planung der Personalanteile des Projekts müssen Sie in enger Abstimmung mit den Personalverantwortlichen und der Buchhaltung Ihrer Organisation durchführen. Sollte Ihre Organisation über beides nicht verfügen, können Sie vermutlich keinen Fördermittelantrag stellen, in dem Ihre Organisation als Arbeitgeber auftritt.