Tipps und Tricks für einen prägnanten Schreibstil

Ein wesentliches Element Ihres Antrags sind die Texte. Wenn es den Gutachterinnen und Gutachtern Spaß macht, Ihren Antrag zu lesen, dann steigen Ihre Chancen, dass er bewilligt wird. Viele Engagierte im Non-Profit-Bereich legen allerdings keinen Wert darauf, ein Projektvorhaben anschaulich und gut gegliedert darzustellen. Die gängige Argumentation (in überspitzer Form) lautet: »Jeder muss doch sofort erkennen, wie wichtig das ist, was wir machen. Wieso sollen wir Zeit damit verlieren, uns darzustellen?«

Für den Erfolg der Antragstellung ist diese Haltung nicht hilfreich, und zwar aus den folgenden Gründen:

  • Gutachter/innen müssen in der Regel viele Anträge lesen und bewerten. Sie widmen lieblos gestalteten Anträgen weniger Zeit und /oder geben ihnen eine schlechte Bewertung.
  • Es ist keineswegs so, dass Menschen automatisch erkennen, wie wichtig das ist, was eine Non-Profit-Organisation tut. Man muss es ihnen erzählen.


Wenn Sie einen Fördermittelantrag schreiben, geht es um Geld, dass Ihre Organisation bekommt – oder auch nicht. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Texte so schreiben, dass die Gutachter/innen sie gerne lesen. Um dies zu erreichen, sollten Sie sich auch ein wenig mit verschiedenen Schreibstilen, Gliederungstechniken und mit der Grammatik beschäftigen. Wenn Sie eine Universität besucht haben, dann werden Sie sich erinnern können, wie Sie sich durch langweilige und schlecht strukturierte Texte durchquälen mussten. Wollen Sie den Adressaten Ihres Projektantrags eine ähnliche Erfahrung zumuten?

Sie müssen übrigens nicht gleich zum Werbetexter werden. In der zweiten Hälfte dieses Kapitels stelle ich Ihnen einige einfache Methoden vor, wie Sie Ihre Texte ansprechender gestalten können. Betrachten Sie diese Sammlung von Tipps als einen Werkzeug-Kasten, aus dem Sie sich nach Belieben bedienen können. Sie werden sehen, dass die Wirkung erstaunlich sein kann. Zuerst wenden wir uns aber grundsätzlichen Überlegungen zu.

Solle es Ihnen generell sehr schwer fallen, Texte zu schreiben, dann empfehle ich Ihnen, ein Fortbildungsangebot in Anspruch zu nehmen. Weiterhin gibt es im Buchhandel eine große Auswahl an Ratgebern zu diesem Thema.

Wie viel schreiben?

Oft wissen Antragsteller/innen nicht, wie ausführlich sie eine Frage in einem Antragsdokument beantworten sollen. Die Antwort lautet: Nicht zuviel und nicht zuwenig. Mit dieser Antwort ist Ihnen wahrscheinlich nicht wirklich geholfen. Deswegen einige Tipps dazu, wie Sie das richtige Maß finden:

  • Generell gilt die Devise: Weniger ist mehr! Schreiben Sie lieber drei bis vier Textabsätze bei der Beantwortung einer Frage, wenn Sie darin all Ihre Gedanken zum Thema unterbringen können, als seitenlange Exkurse, die von Wiederholungen nur so wimmeln.
  • Wenn es Vorgaben zur maximalen Anzahl von Wörtern oder Zeichen gibt, dann orientieren Sie sich daran. Lautet die Vorgabe »maximal 5.000 Zeichen«, dann erwartet der Geber wohl einen etwas längeren Text. Dann sollten Sie nicht nur zwei Sätze schreiben.
  • Überschreiten Sie die Zeichenbeschränkung niemals.
  • Jede relevante Frage in einem Antragsdokument sollte in gebührender Form beantwortet werden. Ein Satz allein genügt nicht.
  • Wenn Sie eine erfolgreiche Antragsvorlage zur Verfügung haben, orientieren Sie sich daran, wie Ihre Vorgänger vorgegangen sind.
Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Merke: Gutachter/innen lieben Anträge, die in möglichst kurzer, verständlicher und anschaulicher Form ein Maximum an Informationen enthalten.

Die richtige Sprache finden

Im angelsächsischen Sprachraum bedient man sich der Redewendung: »When in Rome do as the Romans do.« Das heißt: Je nachdem, an welchen Geber Sie sich wenden, kann es nützlich sein, sich eines bestimmten Schreibstils zu bedienen. Wenn Sie sich mit einem Jugendprojekt bewerben, dann kann der Stil durchaus etwas jugendlicher und frischer sein. Dies erreichen Sie z. B. indem Sie kurze Sätze verwenden und die »Wir«-Form. Die einzelnen Stilmittel sind unten erläutert.

Damit ist allerdings nicht die Verwendung von umgangssprachlichen Redewendungen gemeint (»Wir finden Integration voll cool!«). Umgangssprache hat in einem Antrag auf Fördermittel nichts zu suchen.

Wenn das Fördermittelprogramm von einem Geber verwaltet wird, der sich durch eine etwas »trockerene« Organisationkultur auszeichnet (z. B. eine Behörde), dann kann die Sprache durchaus nüchterner und technischer sein. Weiterhin kann es hilfreich oder sogar notwendig sein, dass Sie Fachbegriffe im Text unterbringen – vorausgesetzt, Sie können sich sicher sein, dass die Adressaten die Bedeutung der Begriffe kennen. Auch darauf wird weiter unten eingegangen.

Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. Adressieren Sie also den Geber in »seiner Sprache«. Dazu gehört auch die Verwendung von »Buzzwords«. Ob und in welchem Ausmaß Sie Ihre Schreibweise anpassen, ist Ihre Entscheidung. Bleiben Sie in jedem Fall authentisch. Wenn Sie zu opportunistisch formulieren, dann bekommen Sie Bauchschmerzen, wenn Sie Ihre eigenen Texte lesen und was für ein Projekt soll daraus entstehen?

Verwendung von Fachsprache

Spannend ist die Frage, ob diejenigen, die Ihren Antrag lesen, Fachexperten sind oder nicht. In den meisten Fällen sind die Gutachter/innen mit dem Thema vertraut, kennen aber nicht jeden einzelnen Aspekt davon. Die Zeit der Universalgenies ist vorbei. Beschreiben Sie also das Problem allgemeinverständlich – es sollte einer breiten Gruppe von Adressaten mit einer gewissen Vorbildung verständlich sein. Wenn es in Ihrem Text von Fachbegriffen und komplizierten Argumentationen nur so wimmelt, besteht die Gefahr, dass die Gutachter/innen Ihr Vorhaben schlichtweg nicht verstehen und es aus diesem Grund ablehnen.

Ein Beispiel:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Sie erörtern in der Einleitung zu einem Antrag, dass deutsche Schüler/innen bei textimmanenten Verstehensleistungen hohe Werte aufweisen, wohingegen der Wert für wissensbasierte Verstehensleistungen vergleichsweise niedrig ist (Mittelwertdifferenz für alle Bundesländer signifikant (p < .05)).

Hier ist Vorsicht angebracht. Ein Gutacher, der kein Experte auf diesem Gebiet ist, wird Schwierigkeiten haben, die Bedeutung dieses Satzes zu verstehen. Es handelte sich übrigens um ein Ergebnis der Lesestudie IGLU-E von 2006. Streichen Sie den Satz lieber wieder, wenn es sich bei Ihrem Projekt nicht um eine Studie oder eine eng umrissene fachspezifische Ausschreibung handelt.

Andererseits kann ein Fachausdruck hier und dort Ihre Kompetenz unterstreichen. Generell empfiehlt sich das folgende Vorgehen:

  • Verwenden Sie allgemeinverständliche Begriffe und Formulierungen.
  • Wenn Sie Fachausdrücke verwenden, dann verwenden Sie solche, unter denen sich die Leser/innen noch etwas vorstellen können, selbst wenn sie nicht mit der wissenschaftlichen Bedeutungen dieser Begriffe vertraut sind (z. B. »Lesefähigkeiten« oder »Lesekompetenz«).
  • Vermeiden Sie hingegen Fachbegriffe, deren Bedeutung ausschließlich von einem Expertenpublikum verstanden wird. Dies gilt besonders für juristische oder wissenschaftliche Fachausdrücke.

Ausnahmen bilden eng umrissene, fachspezifische Ausschreibungen, die von herausragenden Persönlichkeiten ihres Fachgebietes bewertet werden. Hierzu zählen auch wissenschaftliche Studien. Hier dürfen und sollen Sie demonstrieren, wie tief Sie in die komplexen Zusammenhänge eingedrungen sind. Werfen Sie in diesem Fall ruhig mit Fachbegriffen um sich.

Die Sprache des Gebers verwenden: Buzzwords

Wichtig ist, dass Sie sich an der Sprache des Gebers orientieren. Verwenden Sie explizit seine Formulierungen. Steht in den Förderschwerpunkten oder der Ausschreibung etwas von gesellschaftlicher Teilhabe, dann schreiben Sie bitteschön auch gesellschaftliche Teilhabe, und zwar mehrmals. Steht dort Naturschutz, dann schreiben Sie auch Naturschutz (und nicht Umweltschutz). Fällt in den Veröffentlichungen des Gebers mehrmals das Wort Karrierechancen, dann sollten Sie dieses Wort verwenden, selbst wenn das Wort »Karriere« für Sie eine negative Konnotation hat. Wichtig ist, dass Sie mit dem Resultat leben können und ihr Projekt nicht »verbiegen«.

Diese Begriffe (wie gesellschaftliche Teilhabe, Naturschutz oder Karrierechancen) nennt man übrigens auch Buzzwords oder Catchwords. Buzzwords sind Begriffe oder Formulierungen, die dem Geber besonders wichtig sind. Durch die Verwendung von Buzzwords stellen Sie sicher, dass Ihnen der Geber die Aufmerksamkeit schenkt, die Sie verdienen.

Vielleicht kommt es Ihnen albern vor, aber manche Leute führen erbitterte Grundsatzdiskussionen darüber, ob der Naturschutz oder der Umweltschutz der wichtigere Bereich der ökologischen Weltverbesserung ist und was jeweils unter diesen Begriffen zu verstehen ist. Es gibt Umweltschützerinnen, für die der Begriff Naturschutz eine bestimmte Szene oder inhaltliche Ausrichtung bezeichnet, mit der sie sich nicht identifizieren können oder der sie sogar ablehnend gegenüberstehen.

Wenn Sie ihr Projekt ruhigen Gewissens sowohl als Umweltschutz-Projekt als auch als Naturschutz-Projekt präsentieren können, dann benutzen Sie einfach die Sprache des Gebers. Die Grundsatzdiskussionen sollten Sie anderen Leuten überlassen.

Buzzwords finden Sie z. B.

  • in den Förderschwerpunkten des Gebers,
  • in der Ausschreibung, auf die Sie sich bewerben,
  • oder in anderen Publikationen des Gebers.

 

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Es ist hilfreich, solche Buzzwords zu markieren und auf einem Zettel zu notieren, den Sie sich neben Ihren Bildschirm hängen können.

Fehlerfrei schreiben

Dieser Rat versteht sich von selbst: Ihr Text sollte fehlerfrei sein. Dank der Segnungen der modernen Technologie übernimmt Ihre Textverarbeitungssoftware einen großen Teil dieser Arbeit. Ganz ohne menschliche Kontrolle geht es aber nicht.

Eine Bewerbung, in der es von Rechtschreibfehlern oder unbeholfenen Formulierungen nur so wimmelt, wirft ein schlechtes Licht auf Ihre Organisation.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Auch wenn Sie Ihren orthographischen Fähigkeiten vertrauen, sollten Sie die abschließende Fassung des Antrags noch einmal von einem unbeteiligten Dritten auf Rechtschreib- und Trennungsfehler gegenlesen lassen.

Tipps und Tricks für gutes Schreiben

Hier werden nun einige Techniken vorgestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihren Schreibstil zu verbessern. Betrachten Sie diese Vorschläge als einen Werkzeugkasten, aus dem Sie sich bedienen können. Es geht um stilistische Fehler, die beim Schreiben von Projektanträgen häufig auftreten.

1) Aus eins mach zwei. Machen Sie kurze Sätze

Lesen Sie bitte den folgenden Satz. Es handelt sich um einen Auszug aus einem Antrag für ein fiktives Bildungsprojekt.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Im Schiller-Kiez, der als der ärmste Stadtbezirk von Musterstadt gilt und der von einer Vielzahl von Herausforderungen geprägt ist, lebt ein hoher Anteil von Menschen, die auf staatliche Unterstützung angewiesen sind oder die von Armut bedroht sind, wobei letzteres nach Auskunft des Statistischen Landesamtes (Stand von 2008) auf 30 % der im Kiez lebenden Familien zutrifft.

Dieser Satz ist nicht schlecht geschrieben und gewinnt durch seine Verschachtelung sogar einen nahezu akademischen Charakter. Aber er ist nicht prägnant. Stellen Sie sich vor, Sie müssten den ganzen Tag solche Satzgebilde lesen.

Schreiben Sie lieber mehrere kurze Sätze als einen langen. Kurze Sätze sind angenehmer zu lesen.

Zum Beispiel so:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Der Schiller-Kiez gilt als der ärmste Stadtbezirk von Musterstadt. Er ist geprägt von einer Vielzahl von sozialen Herausforderungen. Dazu gehört ein hoher Anteil an Menschen, die auf staatliche Unterstützung angewiesen sind. 30 % der Familien, die im Schiller-Kiez leben, sind von Armut bedroht (Quelle: Statistisches Landesamt, 2008).

Vielleicht denken Sie: Auf den ersten Blick wirkt die erste Version seriöser. Ich rate Ihnen dennoch zu kurzen Sätzen. Sie bringen mehr »Energie« in den Text. Darüber hinaus bleiben Sie einfacher im Gedächtnis haften, wenn Gutachter/innen den Text nur überfliegen oder »quer lesen«. Und damit müssen Sie rechnen.

2) Vermeiden Sie Einschübe.

Was ist damit gemeint? Nehmen wir den folgenden Satz:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Das Konzept für die Weiterbildungsmaßnahmen haben die beteiligten Organisationen, zu denen die Handelskammer, zwei in den erwähnten Berufsfeldern tätige Ausbildungseinrichtungen und ein Oberstufenzentrum für Maschinenbau zählen, über einen Zeitraum von drei Jahren in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit entwickelt.

Dieser Satz ist einerseits zu lang, aber was macht ihn besonders schwer verdaulich? Sie müssen sich als Leserin durch das gesamte Satzgebilde bis zum Ende durchquälen, um die Information zu bekommen, was die beteiligten Organisationen mit dem »Konzept« angestellt haben: Sie haben es »entwickelt«.

Das entscheidende Verb fällt erst am Ende des Satzes. Ein Leser bleibt in der Mitte stecken und sucht nach dem rettenden Verb.

Auch wenn Sie ein Fan von Thomas Mann sind: Vermeiden Sie solche Satzkonstruktionen. Setzen Sie Satz auf Satz wie einen Stein auf den anderen. Aus den Einschüben, die Subjekt, Objekt und Verb in einem Satz auseinanderziehen, können Sie eigene Sätze formen.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Die beteiligten Organisationen haben das Konzept für die Weiterbildungsmaßnahmen gemeinschaftlich entwickelt. Diese Zusammenarbeit fand über einen Zeitraum von drei Jahren statt. Beteiligt waren die Handelskammer, zwei Ausbildungseinrichtungen aus den erwähnten Berufsfeldern und ein Oberstufenzentrum für Maschinenbau.

3) Gliedern Sie den Text.

In vielen Fällen stellt Ihnen der Geber ein Formular zur Verfügung, dass Sie benutzen müssen. Insofern sind der Gestaltung des Textes Grenzen gesetzt. Dennoch sollte Sie daran denken, Absätze zu machen. Absätze gliedern den Text. Er lässt sich angenehmer lesen. Viele Autoren und Autorinnen vergessen dieses einfache Hilfsmittel.

Auch Aufzählungen sind nützlich. Hierzu zählen nummerierte Aufzählungen:

Unser Projekt verfolgt drei Ziele:

1. Die systematische Erhebung der Meinung der Bürger/innen,
2. die Aufbereitung und Darstellung der Meinung der Bürger/innen für die zuständigen Mitarbeiter der Stadtverwaltung,
3. die Förderung eines konstruktiven Austausches zwischen der Stadtverwaltung und den betroffenen Bürgern und Bürgerinnen über einen regelmäßig stattfindenden »Runden Tisch«.

Sie können auch die sogenannten Spiegelstriche oder Punkte zur Aufzählung verwenden (englisch »bullet points«).

  • sich sprachlich besser ausdrücken,
  • Texte besser verstehen,
  • schneller lesen,
  • selbstsicherer auftreten.


Aufzählungen fördern die Prägnanz des Textes. Weiterhin bringen Sie Abwechselung in den Text. Verwenden Sie Aufzählungen aber sparsam. Keinesfalls sollten Sie ganze Passagen in Form von »Stichpunkten« schreiben.

4) Vermeiden Sie den Konjunktiv.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Im Verlauf des Projekts könnten zusätzliche Schulungsmaßnahmen für die Angehörigen angeboten werden. Eine weitere Möglichkeit wäre, über die Dachverbände Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

In einem Projektantrag schreiben Sie nicht, was sein könnte, sollte oder müsste. Sie schreiben, was Sie machen. Entweder Sie tun oder Sie tun nicht. So einfach ist das. Das bedeutet für Sie: Der Konjunktiv hat in Ihrem Text nichts zu suchen. Der Konjunktiv ist eine abschwächende Form, die im höflichen Gespräch durchaus ihre Berechtigung hat, da sie Formulierungen abmildert (»Dürfte ich Ihnen noch ein Stück Kuchen anbieten?«). Ihr Text aber soll stark sein. Also: Verzichten Sie auf den Konjunktiv.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Im Verlauf des Projekts bieten wir zusätzliche Schulungsmaßnahmen für die Angehörigen an. In Zusammenarbeit mit den Dachverbänden betreiben wir Öffentlichkeitsarbeit.

Wenn Sie jetzt daran zweifeln, ob Sie beides wirklich tun wollen, dann streichen Sie diese Vorschläge einfach.

In der Realität ergeben sich immer Abweichungen zwischen der Planung und der Umsetzung eines Projekts. Das steht aber auf einem anderen Blatt. Ihr Antrag ist ein Projektvorschlag. Schreiben Sie ihn, also würde das Projekt so und nicht anders stattfinden. Dann wirken Sie überzeugender. Alle Beteiligten wissen, dass es in der Praxis anders kommt als man denkt. Umso wichtiger, dass Sie auch das sprachliche Steuer fest in der Hand halten.

5) Verzichten Sie auf Füllwörter.

Beim ersten Verfassen von Textpassagen schleichen sich gerne Füllwörter ein. Diese sind eigentlich überflüssig. Hoppla, ich wollte sagen: Diese sind überflüssig.

Haben Sie den Unterschied bemerkt? Füllwörter sind Wörter in einem Text, die weggelassen werden können, ohne dass sich der Sinn des Satzes entscheidend verändert. Oft wirken Sie abschwächend.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Beispiele für Füllwörter: also, eigentlich, eher, ja, meistens, natürlich, nun, auch, quasi, doch, vielleicht, einmal, etwa…

Probieren Sie folgendes aus: Wenn Sie mit dem Schreiben einer Passage fertig sind, dann streichen Sie alle Füllwörter. Lassen Sie nur das nackte Skelett ihrer Sätze stehen! Merken Sie, wie Ihr Text plötzlich messerscharf wird? Die im Text enthaltenen Informationen und Aussagen treten klarer hervor.

Nachdem ich diesen Absatz geschrieben habe, habe ich in diesem Buch sofort eine Menge Füllwörter entdeckt. Das liegt daran, dass ich gelegentlich ein wenig zum Plauderton neige. Hoppla, schon wieder. Ich wollte sagen: dass ich gelegentlich zum Plauderton neige.

6) Aktiv statt passiv.

Vermeiden Sie passive Formulierungen. Schreiben Sie »aktiv«. Was ist damit gemeint?

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

»Zu Beginn des Projekts muss eine Internetseite eingerichtet werden.«

Die Erstellung der Website klingt wie eine unangenehme Aufgabe. Und: Wer übernimmt eigentlich diese unangenehme Aufgabe? Fragen über Fragen.

»Zu Beginn des Projekts wird eine Internetseite eingerichtet.«

Wieder eine Passiv-Konstruktion. Merken Sie es? In Passiv-Sätzen ist der Handelnde »versteckt«. Die Aussage wirkt unpersönlich. Schreiben Sie lieber:

»Zu Beginn des Projekts richten wir eine Internet-Seite ein.«

Oder, wenn Sie den Text nicht in der Wir-Form schreiben möchten:

»Sonnenschein e. V. richtet zu Beginn des Projekts eine Internetseite ein.«

Der Aktiv betont die Rolle des Handelnden. Das Geschriebene wirkt lebendiger und dynamischer. Viele Menschen verwenden beim Schreiben von Anträgen automatisch Passivformulierungen. Sie werden bemerken, dass viele der Beispielpassagen, die ich Antragstexten entnommen habe und in diesem Buch zitiere, Passivformen enthalten oder in der dritten Form geschrieben sind. Beides kann auch ein Mittel sein, um Texte »trockener« und seriöser zu gestalten. »Aktiv statt passiv« ist somit auch Geschmackssache.