Formfehler vermeiden

Formale Aspekte können bei einer Antragstellung eine mehr oder weniger große Rolle spielen. »Formal« bedeutet hier, dass Sie sich an die entsprechenden Vorschriften und Vorgaben halten, die Ihnen eine fördernde Einrichtung macht.

Beispiele sind:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Anträge müssen vollständig eingereicht werden,
  • die erforderlichen Anlagen müssen beigefügt werden,
  • die aktuellen elektronischen Formulare müssen verwendet werden,
  • Anträge müssen korrekt und vollständig ausgefüllt werden,
  • das Antragsformular muss an den richtigen Stellen unterschrieben werden,
  • die Einreichung muss fristgerecht erfolgen, also vor dem Ablauf einer Deadline.

Informieren Sie sich darüber, welche formalen Vorgaben Sie bei der Antragstellung berücksichtigen müssen, und wie streng die Prüfung ist. Manche Geber akzeptieren beispielsweise, dass Dokumente nachgereicht werden. Andere tun dies nicht.

So gibt es einerseits Stiftungen, die das ganze Jahr über Ideenpapiere entgegennehmen, die weitgehend frei gestaltet sein können. Anhang dieser Papiere entscheiden die Stiftungen dann, ob es sich lohnt, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Das andere Extrem bilden EU-Anträge. In der Regel müssen Sie sich durch Handbücher mit Hunderten von Seiten wühlen, um den Ablauf und die formalen Vorgaben einer EU-Antragsstellung zu verstehen. Ein ganzer Apparat von geschulten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kontrolliert, ob Sie nicht vergessen haben, eines der zahlreichen Dokumente zu unterschreiben. Oder ob Sie irgendwo ein Kreuzchen falsch gesetzt, eine Frage nicht beantwortet, den Auszug aus dem Vereinsregister nicht beigelegt haben. EU-Anträge, die formale Fehler enthalten, werden erbarmungslos aussortiert – bevor sie überhaupt einer inhaltlichen Prüfung unterzogen werden.

Bei der EU-Förderaktion »GRUNDTVIG-Workshops« im Jahr 2010 wurde ein Viertel der eingereichten Anträge aus formalen Gründen abgelehnt.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Merke: Ihr Antrag wird abgelehnt, wenn Sie die Regeln verletzen, die der Geber für die Antragstellung aufgestellt hat.

Es fällt vielen Organisationen schwer, das zu verstehen. Dies gilt insbesondere für selbstorganisierte Gruppen, Initiativen und kleinere Non-Profit-Organisationen, die aufgrund ihrer Organisationskultur formalen Prozessen und dem »Papierkram« eher ablehnend gegenüberstehen. Solche Organisationen sind überzeugt, dass sie gute Arbeit leisten, sind dann aber bei der Berücksichtigung von Formalitäten ein wenig nachlässig:

  • Fragen im Antragsdokument werden nicht oder nur in Form von kurzen Stichpunkten oder Halbsätzen beantwortet,
  • Vorgaben werden nicht berücksichtigt (z. B. die Maximalzahl der zu schreibenden Zeichen),
  • Es fehlen Bescheinigungen oder Dokumente, die beigelegt werden sollen (wie der Auszug aus dem Vereinsregister).


Solcher Bewerbungen landen mit hoher Wahrscheinlichkeit sofort im Mülleimer – unabhängig von der Qualität der Arbeit der Organisation und der guten Projektidee. Deswegen: Sie müssen nach den Regeln spielen und die formalen Vorgaben genau berücksichtigen. Wenn der Geber Ihnen bei der Antragstellung nur wenig formale Vorgaben macht, umso besser.

Informieren Sie sich über formale Vorgaben

Die formalen Vorgaben (z. B. zur Form des Antrags oder zu den Dokumente, die zusätzlich eingereicht werden müssen) finden Sie beispielsweise:

  • auf den Websiten des Gebers,
  • in veröffentlichen Dokumenten und Handbüchern (Guidelines).


Manche Geber bieten Checklisten an, mit der Sie die Vollständigkeit der Antragsunterlagen und die formale Gültigkeit des Projektantrags überprüfen können. Manchmal befindet sich diese Liste im Antragsdokument. Kontrollieren Sie mit Hilfe einer solchen Checkliste, ob Sie an alles gedacht haben.

Viele Geber bieten bei komplexeren Antragsverfahren Informationsveranstaltungen und Beratungs-Hotlines an. Falls Sie eine Vorgabe nicht verstehen oder sich unsicher sind, kontaktieren Sie einen Ansprechpartner.

Halten Sie Deadlines ein!

Viele Geber akzeptieren Anträge und Anfragen nur innerhalb vorgegebener Zeiträume. Bei den meisten Verfahren wird ein Datum genannt, bis zu dem Sie einen Antrag eingereicht haben müssen (die Antragsfrist oder Deadline). Versäumen Sie den Termin, wird ihr Antrag nicht berücksichtigt. Reichen Sie Ihren Antrag deshalb rechtzeitig ein.

Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die erst in den letzten Stunden vor dem Verstreichen der Antragsfrist alle geistigen und kreativen Kräfte mobilisieren. Von dieser Spezies gibt es einige auf der Welt. Ich empfehle Ihnen, frühzeitig nach einer nachts geöffneten Postfiliale Ausschau zu halten, in der ein übermüdeter Postbeamter Ihnen noch eine Minute vor Mitternacht den Poststempel auf Ihr Einschreiben drücken kann.

Verwenden Sie die richtigen Formulare

Die meisten Geber stellen über das Internet Antragsformulare bereit, die Sie für die Antragstellung benutzen müssen. Dies gilt besonders für EU-Anträge und staatliche Fördermittelprogramme. Diese Formulare sollen Sie am Computer ausfüllen, dann ausdrucken, unterschreiben und fristgerecht einsenden. Wenn auf solche Formulare hingewiesen wird, dann kommen Sie bitte nicht auf die Idee, ein frei gestaltetes Konzeptpapier einzureichen. Nehmen Sie auch davon Abstand, die Formulare handschriftlich auszufüllen. Wir leben im Zeitalter der Informationstechnologie. Handschriftlich ausgefüllte Formulare werden von vielen Stellen nicht mehr akzeptiert.

In manchen Fördermittelprogrammen erfolgt jedes Jahr oder sogar mehrmals im Jahr ein Aufruf. Achten Sie darauf, die jeweils aktuellen Antragsunterlagen zu verwenden und nicht die vom Vorjahr, nur weil Sie diese noch auf Ihrem Rechner gespeichert haben.

Mittlerweile werden verstärkt Online-Antragsverfahren genutzt. Hier füllen Sie die Formulare online am Bildschirm aus und senden diese per Knopfdruck an den Geber. Dadurch wird die Aufgabe der Antragstellung übrigens nicht unbedingt einfacher. Online-Antragsformulare für komplexere Projekte sind oft sperrig und wenig benutzerfreundlich. In seltenen Fällen leiden sie sogar an Programmierfehlern. An der Prozedur führt jedoch kein Weg vorbei.

Füllen Sie die Formulare richtig aus

Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit: Wenn an einer Stelle im Antrag zwei Schlagwortkategorien angekreuzt werden sollen, dann sollten Sie auch zwei ankreuzen. Nicht nur eine und auch nicht fünf. Wenn zu allen Fragen in den Formularen Angaben gemacht werden sollen, dann sollten Sie das tun, und nicht die Hälfte der Textfelder leer lassen, weil Sie der Meinung sind, dass Sie eigentlich schon alles gesagt haben.

Auch an diesen Herausforderungen können Antragsteller/innen scheitern. Wer die Fragen im Antragsdokument genau durchliest, ist klar im Vorteil.

Bei vielen Antragstellungen müssen zusätzliche Dokumente beigefügt werden. Dies können sein:

  • der Nachweis zum rechtlichen Status Ihrer Organisation (z. B. der Auszug aus dem Vereinsregister),
  • die unterschriebene Absichtserklärung einer Partnerorganisation (ein »letter of intent«),
  • die Kopie des Personalausweises.


Achten Sie darauf, dass Sie diese Dokumente frühzeitig beisammen haben und vollständig beilegen.

Kontrollieren Sie die Antragsunterlagen vor dem Versand sorgfältig

Machen Sie nicht auf den letzten Metern schlapp. Prüfen Sie ein letztes Mal, ob Sie alles richtig gemacht haben – ob keine Seiten fehlen, alle Angaben gemacht worden sind und alle Anlagen vorhanden sind. Das erfordert Disziplin. Am Ende der Prozedur einer Antragstellung ist meistens »die Luft raus«: Sie können die Dokumente »einfach nicht mehr sehen«.

Ziehen Sie in diesem Fall Ihre Mitstreiter/innen hinzu. Es ist Zeit für einen »unverbrauchten Blick«.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Sollten Sie jemanden in Ihrem Team haben, der zur Pedanterie neigt, dann schlägt jetzt dessen Stunde. Personen mit solchen Charaktereigenschaften sind hervorragend dazu geeignet, Anträge auf Herz und Nieren zu prüfen. »Herr Müller, unter Frage zwei Punkt fünf Punkt eins sollten Sie DREI Förderprioritäten ankreuzen. Sie haben aber nur ZWEI angekreuzt! Das geht so nicht. Weiterhin fehlt die letzte Seite der Satzung. Auf Seite zwei befinden sich gleich zwei Rechtschreibfehler.« Und so weiter. Diese Art von Unterstützung kann zur Bewältigung von formalen Anforderungen sehr nützlich sein.

Wieso spielt die formale Prüfung eine wichtige Rolle?

Der Geber hat nicht die Zeit, sich mit unvollständigen oder fehlerhaften Anträgen herumzuärgern. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, der durch die Prüfung und Bewertung von Fördermittel­anträgen entsteht.

Zudem ist der Fördermittelantrag ein Test. Auch die Durchführung des Projekts bringt vielfältige Anforderungen mit sich, und einige sind auch bürokratischer Natur. Ist bereits der Antrag für das Projekt fehlerhaft, fragt sich der Geber: Wird diese Organisation in der Lage sein, mir pünktlich die erforderlichen Zwischenberichte einzureichen? Wird sie in der Lage sein, das Projekt entsprechend der Richtlinien abzurechnen? Der Geber schließt aus einem unvollständigen und fehlerhaften Antrag, dass die Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation wahrscheinlich schwierig und mühevoll werden wird. Diesen Ärger möchte er sich von vorneherein ersparen.

Dem Geber stehen nur sehr begrenzte Informationen zur Verfügung, um sich ein Bild von Ihrer Organisation zu machen. Erneut greift der Vergleich zu einer individuellen Bewerbung um einen Arbeitsplatz. Alle Bewerbungen, die nicht den einschlägigen Kriterien entsprechen, wandern umstandslos in die Papierkörbe der Personalabteilung. Diese Bewerbungen gelangen nicht einmal auf den Schreibtisch des Entscheiders oder der Entscheiderin – selbst wenn sich noch so interessante Persönlichkeiten bewerben. Die Anfertigung einer Bewerbung, die den formalen Kriterien entspricht, zählt zur »Pflicht«. Bewerbungen gelangen nur zur »Kür« (also für die engere Auswahl) zugelassen, wenn sie diese Pflichtübung erfolgreich absolvieren.