Die Arbeit am Antrag planen

Seite 1: Ressourcen, Zeitplanung

»Now I stay awake all night - I wish I‘d seen this coming«
(Die amerikanische Band »Warrant« in dem Song »Ultraphobic«)

Es ist aufwendig, einen Fördermittelantrag zu schreiben. Was muss alles getan werden, bis Sie den fertigen Antrag in den Briefkasten werfen können? Sie müssen

  • ein gutes Projektkonzept entwickeln.
  • längere Texte verfassen.
  • das Projektbudget des Antrags erstellen.
  • sich mit Partnerorganisationen (wenn es welche gibt) abstimmen und nicht zuletzt
  • den gesamten administrativen Aufwand der Antragstellung bewältigen, wie z. B. die Zusammenstellung von Dokumenten, die Beschaffung von Unterschriften oder der Kampf mit elektronischen Formularen, die sich seltsam verhalten.

In der Regel planen Non-Profit-Organisationen diesen Prozess nicht. Sehr viele Organisationen scheitern daran, Fördermittel einzuwerben, weil nicht genügend Zeit oder personelle Ressourcen für diese Aufgaben zur Verfügung stehen. Die Konsequenz ist, dass

  • Anträge nicht fertig werden und der Prozess abgebrochen werden muss,
  • die Deadline für die Einreichung verpasst wird.

Mangelhafte Zeitplanung ist der häufigste Grund, warum Antragstellungen im Sande verlaufen. Vermeiden Sie diesen Fehler, in dem Sie realistisch planen. Zeitplanung ist der entscheidende Faktor.

Verfügen Sie über die notwendigen Ressourcen?

Das erste, was Sie tun können, ist: Machen Sie sich klar, dass Sie Zeit benötigen, um einen Projektantrag zu erstellen.

Der Zeitaufwand steigt mit der Höhe der Förderung. Die Arbeiten für den Antrag eines großen mehrjährigen Projekts ziehen sich über Monate hin. Aber auch der Antrag von ein paar Tausend Euro bei einer Stiftung wird Sie mindestens einige Tage oder sogar Wochen kosten, wenn Sie kein Profi sind.

Eine Sonderstellung nimmt jegliche Art von EU-Förderung ein. Hier gilt die Regel: Der Aufwand für den Antrag eines kleinen Projekts ist groß, der Aufwand für den Antrag eines großen Projektes mit mehreren internationalen Partnern ist gigantisch.

Stellen Sie sicher, dass Sie über diese zeitlichen Ressourcen verfügen, bevor Sie sich an die Arbeit machen. Mangelt es an Ressourcen, organisieren Sie sich unbedingt kompetente Unterstützung. Oder stellen Sie sich auf schlaflose Nächte ein.

Zeitplanung: Setzen Sie sich Ihre eigenen Deadlines

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, loszulegen, dann benötigen Sie einen vorläufigen Zeitplan. Als Erstes sollten Sie das Datum festlegen, an dem der Antrag fertig sein sollte. Sie wissen bereits, dass es bei den meisten Antragsverfahren eine Antragsfrist (Deadline) gibt, also ein bestimmtes Datum, nach dem keine Anträge mehr entgegengenommen werden.

Es ist ratsam, dass Sie sich Ihre eigene Deadline setzen. Idealerweise sollte dieses Datum vor der offiziellen Deadline liegen. Manche Leute verfügen leider nicht über die Fähigkeit, sich eigene Termine zu setzen. Sie benötigen äußeren Druck, um Arbeiten zum Abschluss zu bringen. Falls Sie zu diesen Menschen gehören: Genießen Sie die Nachtschichten, siehe oben.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Letztlich ist eine offizielle Frist auch nur ein Datum. Sie könnte an einem beliebigen anderen Tag sein. Wählen Sie sich Ihr eigenes Datum. Schicken Sie den Antrag ein paar Tage vor der offiziellen Deadline ab.

Wenn Sie mit einem Team an dem Projektantrag arbeiten oder Partnerorganisationen einbezogen sind, dann müssen Sie die interne Deadline Ihren Partnern kommunizieren. Dies sollte auf verbindliche und eindeutige Art und Weise geschehen. Es ist ärgerlich, aber durchaus legitim, Kooperationspartner auszuschließen, wenn sie den internen Vereinbarungen nicht nachkommen und bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ihre Zuarbeiten erledigen.