Die Arbeit am Antrag planen

Seite 4: Gemeinschaftliches Schreiben, technische Fragen

Bereits vor längerer Zeit wurde eine Open-Source-Software entwickelt, die schon viele Antragsteller/innen begeistert hat. Die Software heißt Etherpad. Verschiedene Anbieter unterhalten kostenlose Etherpad-Services im Internet. Das Etherpad ist ein online-basiertes Programm zum gemeinschaftlichen Schreiben von Texten. Das Besondere daran ist: Mehrere Personen, die sich auf der gleichen Arbeitsfläche befinden, können nacheinander oder auch gleichzeitig an einem Text arbeiten. Jeder Autor und jede Autorin hat eine eigene Farbe für seinen Text. Die Funktionen sind sehr eingeschränkt, aber genau das macht den Arbeitsprozess übersichtlich. Und das Beste ist: Man muss keine Software installieren, sondern kann mit einem Mausklick eine gemeinschaftliche Arbeitsfläche erstellen. Ich habe bereits unzählige Male Antragstexte gemeinsam mit Anderen in einem solchen Pad erarbeitet. Wir haben dazu die wichtigsten Fragen des Antrags in die Arbeitsfläche hineinkopiert und uns dann gemeinschaftlich ausgetobt. Den fertigen Text haben wir ins Antragsdokument kopiert, damit eine Person die letzte Überarbeitung vornehmen kann.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Sie verwenden Services wie das Etherpad auf eigene Gefahr. Klären Sie unbedingt, ob die entsprechenden Werkzeuge Ihrem Bedürfnis nach Sicherheit (oder Geheimhaltung) entsprechen.

Die Welt des Internets entwickelt sich so schnell, dass die Etherpad-Software möglicherweise wieder Schnee von gestern ist, wenn Sie dieses Buch lesen. Es gibt eine Vielzahl anderer Tools oder Möglichkeiten. Wählen Sie die Arbeitsweise, die Ihnen am besten gefällt – und vor allem eine, die funktioniert.

Die Tücken der Technik

Die Erstellung eines Fördermittelantrages findet am Computer statt. Sie erstellen den Antrag mittels einer Textverarbeitungssoftware und drucken ihn aus, wenn er fertig ist. Immer mehr Anträge werden heutzutage ausschließlich »online« gestellt.

Wo Computer im Spiel sind, passieren unvorhergesehene Dinge. Sorgen Sie dafür, dass kompetente Unterstützung zur Verfügung steht, falls technische Herausforderungen auftreten. Dieser Punkt wird oft vernachlässigt, die Folgen können bitter sein. Zwei Hinweise, die Sie im Hinblick auf die Technik unbedingt berücksichtigen sollten:

Backups, Backups, Backups ...

Machen Sie immer, wirklich immer regelmäßig zusätzliche Sicherungen (Backups) ihrer Texte an verschiedenen Stellen – selbst wenn viele Anwendungen automatisch Sicherheitskopien erstellen. Wenn Sie Online-Tools benutzen, gewöhnen Sie sich an, die Texte hin und wieder auf ihren Rechner zu kopieren. Wenn Sie Texte auf ihrem Büro-Rechner gespeichert haben, dann schicken Sie ab und zu einmal eine E-Mail mit der Datei an ein separates E-Mail-Postfach. Wie auch immer: Verteilen Sie Ihre Backups. Ansonsten kann es passieren, dass Sie bei Null anfangen müssen, wenn Sie einmal Ihren Kaffee über das Notebook kippen oder Ihr Computer gestohlen wird.

Vom Kampf mit elektronischen Formularen

Viele Geber stellen Ihnen elektronische Fomulare zur Verfügung, die Sie benutzen müssen, wenn Sie einen Antrag einreichen. Dies sind oft Dateien im .pdf, .doc oder .dot-Format. Diese Formulare enthalten vorgegebene Fragen, die Sie mit Hilfe von Textfeldern beantworten.

Generell verhalten sich solche Formulare ziemlich zickig. So gibt es oft Kompatibilitätsprobleme zwischen PC- und Apple-Systemen. Weiterhin mögen es die meisten Formulare überhaupt nicht, wenn sie nacheinander von verschiedenen Leuten mit verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen bearbeitet werden. Gerade letzteres kann beim gemeinschaftlichen Schreiben schnell passieren. Irgendwann haben Sie interessante Formatierungen in Ihrem Dokument, die Sie einfach nicht mehr entfernen können. Manchmal wird auch die ganze Datei beschädigt und Sie können sie nicht mehr ausdrucken.