Die Arbeit am Antrag planen

Seite 2: Arbeitsprozesse, Zusammenarbeit

Arbeitsprozesse planen

Wenn Sie Ihre eigene Deadline definiert haben, können sie beginnen, die zur Verfügung stehende Zeit zu verplanen. Treffen Sie hierbei eine wichtige Unterscheidung: Es gibt zum einen Tätigkeiten, die Sie allein oder relativ flexibel erledigen können. Dazu gehört das Schreiben der Textpassagen, wenn das Konzept des Projekts bereits ausgereift ist.

Dann gibt es Teile des Antrags, bei denen Sie auf die Zuarbeit von anderen angewiesen sind. Dazu zählen

  • Absichtserklärungen (»letters of intent«) von Partnereinrichtungen, die unterschrieben im Original vorliegen müssen,
  • Kostenvoranschläge, die beigelegt werden müssen,
  • Bestandteile des Antrags, die von Partnerorganisationen ausgefüllt werden müssen,
  • Dokumente, die ein Vertreter oder eine Vertreterin Ihrer Bank unterschreiben muss,
  • die Unterschrift durch eine vertretungsberechtigte Person auf der letzten Seite des Antrags (z. B. durch die Geschäftsführerin oder den Vorstand Ihrer Organisation).

Überprüfen Sie das Antragsprozedere unbedingt auf solche Erfordernisse. Sie sollten diese Arbeitsaufgaben möglichst sofort erledigen.

Manchmal ist es nicht möglich, bestimmte Aufgaben frühzeitig zu erledigen, beispielsweise weil ein verantwortungsbewusster Geschäftsführer erst den fertigen Projektantrag durchlesen möchte, bevor er ihn unterschreibt. Es ist aber klar, dass der Antrag erst zu einem relativ späten Zeitpunkt in der abschließenden Form vorliegen wird. Was Sie sofort tun sollten: Verabreden Sie mit dem Geschäftsführer einen festen Termin, an dem er auch zur Verfügung steht (nicht im Skiurlaub unterwegs ist), um die Unterschrift zu leisten.

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Generell gelten die üblichen Regeln für gutes Zeitmanagement:

  • Erledigen Sie dringende und wichtige Dinge zuerst.
  • Nicht dringliche, aber wichtige Aufgaben können Sie später erledigen oder sofort delegieren.
  • Delegieren Sie Kleinkram und Tagesgeschäft.
  • Ignorieren Sie Unwichtiges.

Zusammenarbeit mit Partnern und Teamwork

Planen Sie besonders viel Zeit ein, wenn Sie einen Antrag gemeinsam mit anderen Institutionen verfassen. Planen Sie noch mehr Zeit ein, wenn es sich um ein internationales Konsortium handelt. Diese Zeit benötigen Sie für die Kommunikation untereinander.

Treffen Sie sich persönlich mit Ihren Partnern, wenn sich das machen lässt. Es ist durchaus üblich, dass internationale Konsortien ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu einem Planungstreffen schicken, wenn ein umfangreicher Projektantrag gestellt werden soll.

Sobald Sie mit mehreren Menschen oder Organisationen an einem Antrag arbeiten, sollten Sie eine Person bestimmern, die den Prozess der Zusammenarbeit koordiniert. Zum Beispiel Sie. Im Idealfall handelt es sich um eine Person, die im Projektmanagement Erfahrung hat. Zu ihren Aufgaben gehört der Aufbau einer entsprechenden Kommunikationsstruktur und die Verteilung der Arbeitsaufgaben.