Das Projekt: Wunsch und Wirklichkeit

Der Mensch denkt und Gott lenkt

Wenn Sie bereits Projekte durchgeführt haben, wissen Sie, dass zwischen der Projektbeschreibung im Antrag und dem tatsächlichen Ablauf des Projekts eine gewisse Diskrepanz besteht. Falls Sie diese Erfahrung nicht gemacht haben, dann sind Sie entweder ein Genie oder Sie haben bislang sehr viel Glück gehabt.

Die Diskrepanz zwischen Planung und Umsetzung ist völlig normal. Projekte entwickeln ein Eigenleben – sie werden niemals genau so umgesetzt, wie sie ursprünglich geplant waren. Je größer jedoch die Schnittmenge zwischen geplantem und durchgeführtem Projekt ist, desto besser war Ihre Planung.

In der Realität können tausend Dinge passieren. Arbeiten werden nicht fristgerecht erledigt und der Zeitplan des Projekts gerät durcheinander. Geplante Projektaktivitäten erweisen sich als unrealistisch und werden nicht weiterverfolgt. Termine müssen verschoben werden, weil Veranstaltungsorte ausgebucht sind. Kooperationspartner zerstreiten sich. Der wichtigste Projektmitarbeiter kündigt und emigriert nach Australien, um dort eine Ausbildung zum Yoga-Trainer zu beginnen.

Wenn Sie ein guter Projektmanager oder eine gute Projektmanagerin sind, dann werden Sie trotz dieser Herausforderungen das Steuer Ihres Projekt-Schiffes in der Hand halten und Ihre Projektziele erreichen. Wenn Sie noch nicht so viele Erfahrungen sammeln konnten, haben Sie die Möglichkeit, sehr viel zu lernen.

Das Pareto-Prinzip

Verfolgen Sie engagiert Ihre Projektziele – aber seien Sie sich im Klaren darüber, dass diese nur selten vollständig erreicht werden. Dies hat gute Gründe. In der Managementliteratur wird vom Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel) gesprochen, das vielfältig wissenschaftlich untersucht wurde. Etwas vereinfacht ausgedrückt besagt dieses Prinzip, dass 80% der Projektziele mit 20% des Aufwands erreicht werden. Um die Projektziele zu 100% zu erreichen, müssten Sie also noch viermal soviel Arbeit in das Projekt hineinstecken. Oder noch einfacher formuliert: Wenn man bereits gute Ergebnisse erreicht hat, müsste man ab einem bestimmten Zeitpunkt viel Arbeit in ein Unterfangen investieren, ohne dass man das Ergebnis entscheidend verändern würde.

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Das Pareto-Prinzip kann als Entscheidungsfaustregel dienen: Konzentriere deine Bemühungen dort, wo sie die größte Wirkung haben. Und setzte deine Ressourcen effizient ein: Erkläre das Projekt ab einem zufriedenstellenden Grad der Umsetzung für beendet.

Flexibilität vs. Festlegung

Die Diskrepanz zwischen Planung und Umsetzung wird oft dadurch verstärkt, dass zwischen dem Termin der Antragstellung und dem Projektbeginn eine längere Zeitspanne liegt. In dieser Zeit wird der Antrag bearbeitet, geprüft und bewilligt. Verhandlungen müssen geführt und Verträge abgeschlossen werden. Sprich: Bis Sie endlich loslegen dürfen ist schon eine ganze Menge Wasser den Rhein hinabgeflossen. Die Welt hat sich verändert. Manche Inhalte des Projektantrags sind möglicherweise von der Realität »überholt worden« und können in dieser Form gar nicht mehr realisiert werden. Im Antrag haben Sie jedoch bestimmte Versprechungen gemacht – und zwar schwarz auf weiß.

Am besten wäre es also, Sie ließen in der Beschreibung der Projektinhalte eine gewisse Flexibilität zu. Das würde bedeuten, starre Festlegungen zu vermeiden. Statt zu schreiben: »Am ersten Oktober findet die Abschlussveranstaltung im Hotel Maritim statt« könnten Sie schreiben »Gegen Ende des Jahres findet die Abschlussfeier statt (Ort wird noch bekannt gegeben)«. Praktisch gesehen ist diese Formulierung viel realistischer.
Das Problem ist aber, dass Anträge deutlich überzeugender wirken, wenn Sie präzise Angaben enthalten und Sie sich festlegen. Einem Antrag, in dem es von »ungefähr« und »circa« nur so wimmelt, droht eine schlechte Bewertung.

Sie lösen das Dilemma, indem Sie das »Als ob«-Spiel spielen. Tun Sie im Antrag so, als ob Sie den gesamten Verlauf des Projekts genau planen könnten. Behalten Sie sich aber innerlich vor, während der Umsetzung Veränderungen vorzunehmen. Die meisten Geber wissen, dass bei der Durchführung eines Projekts eine gewisse Flexibilität erforderlich ist. Wenn das Hotel Maritim gerade ausgebucht (oder abgebrannt) ist, dann wird wohl niemand etwas dagegen haben, wenn Sie Ihre Abschlussveranstaltung im Hotel Seeblick ausrichten.

Fördernde Einrichtungen haben in der Regel nichts gegen Änderungen des Projektablaufs, wenn diese sich nicht

  • auf die Qualität des Projekts,
  • oder die Finanzen des Projekts auswirken.


Bringen Sie in Erfahrung, über welche Änderungen des Projektverlaufs der Geber informiert werden möchte. Änderungen, die die Finanzierung des Projekts betreffen, sollten Sie grundsätzlich immer mit dem Geber absprechen.