Wollen Sie überhaupt ein Projekt?

Seite 2: Finanzen, Verhältnis zum Projekt

Für viele Projekte im sozialen Bereich wird in erster Linie Arbeitskraft benötigt. Paradoxerweise fördern manche Geber Personalkosten nicht oder nur eingeschränkt. Sie erwarten, dass die Arbeit der Mitarbeiter/innen durch andere Mechanismen finanziert oder ehrenamtlich verrichtet wird. Wenn Sie durch Fördermittel Personalkosten finanzieren wollen, dann prüfen Sie genau, in welchem Maße das möglich ist.

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Es klingt ein wenig absurd, aber 10.000 Euro, die Sie ausgeben dürfen, um einen dringenden Bedarf Ihrer Organisation zu decken, können nützlicher sein als 200.000 Euro, die Sie für Projektaktivitäten ausgeben müssen, an denen Ihre Organisation gar kein Interesse hat.

Fördermittel für ein Projekt müssen für das Projekt ausgegeben werden – und für nichts anderes. Der Umfang der Mittel ist meistens so berechnet, dass es Ihnen schwergemacht wird, mit den eingeworbenen Fördermitteln andere Aktivitäten Ihrer Organisation zu finanzieren. In vielen Fällen sind die eingeworbenen Mittel nicht einmal kostendeckend, sondern nur ein Zuschuss.

Das Verhältnis Ihrer Organisation zum Projekt

Weiterhin stellt sich die Frage nach dem Verhältnis Ihrer Organisation zum Projekt. Auch diese Überlegung wird oft vernachlässigt, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Selbst ein kleines Projekt ist ein eigenständiger Organismus,

  • mit eigenen Prozessen und Arbeitsabläufen,
  • in dem Menschen eine Rolle spielen,
  • das eine eigene Geschichte entwickelt,
  • das oft eine separate Abrechnung erfordert,
  • und das projektinterne Hierarchien entwickelt.
Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Die Integration von Projekten in Ihre Organisation ist eine Herausforderung. Wenn Sie nicht gut gelingt, kann es zu Konflikten kommen.

Ein paar Beispiele:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Eine aktive Mitarbeiterin hat erfolgreich Projektmittel eingeworben. Sie sorgt dafür, dass das Projekt hervorragend läuft und wahrgenommen wird. Letztendlich entscheidungsberechtigt ist jedoch der Geschäftsführer der Organisation. Er muss die wichtigen Dokumente unterschreiben. Wie fühlt sich der Geschäftsführer, wenn durch ein Projekt »parallele Hierarchien« entstehen? Muss er befürchten, an Entscheidungsgewalt zu verlieren? Was passiert, wenn der Geschäftsführer sich weigert, ein wichtiges Dokument zu unterschreiben, beispielsweise einen Vertrag?
  • Was passiert, wenn sich ein Teil oder sogar der gesamte Rest der Organisation inklusive der Geschäftsführung nicht für das Projekt interessiert?
  • In einer Organisation gibt es feste Mitarbeiter/innen, die möglicherweise etwas älter sind, und junge Projektmitarbeiter/innen, die immer nur befristet eingestellt werden. und kein Weihnachtsgeld bekommen. Gleichzeitig tragen die jungen Mitarbeiter/innen die Verantwortung für die Einwerbung von Fördermitteln und das Projektmanagement. Beides ist sehr anstrengend. Wie entwickelt sich das Verhältnis zwischen festen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen und Projektmitarbeitern bzw. Projektmitarbeiterinnen?
  • Wie reagiert die Verwaltung einer Organisation, wenn sie plötzlich die komplizierte Abrechnung und die finanzielle Berichterstattung für ein Projekt übernehmen muss? Was passiert, wenn die Mitarbeiter/innen diese Aufgabe als zusätzliche und unangemessene Belastung wahrnehmen?

Manche »traditionell« orientierte Organisation erlebt laufende Projekte als aufwendig oder sogar bedrohlich. Projekte verändern die Organisation, und wenn sich Organisationen verändern, entstehen Konflikte. Aus diesem Grund stoßen manche Organisationen laufende Projekte wieder ab, selbst wenn damit finanzielle Einbußen verbunden sind.

Die Herausforderung besteht darin, Projekte konstruktiv in die Struktur Ihrer Organisation zu integrieren. Das passiert nicht von alleine, sondern ist harte Arbeit, die eine gute Planung voraussetzt. Damit sind wir wieder beim Thema: Die Akquise von Projekten ist Fundraising. Beim Fundraising geht es nicht um das Herankarren von Geldern. Das Beschaffen von Finanzmitteln ist untrennbar mit der Entwicklung einer Organisation verbunden.