Wollen Sie überhaupt ein Projekt?

Lohnt sich der Aufwand für die Antragstellung?

Das Schreiben von Projektanträgen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem, wenn Sie kein Profi sind. Ein Projektantrag schreibt sich nicht quasi nebenbei. Dass dies so ist, wird oft übersehen. Die Frage, die Sie sich unbedingt stellen sollten, lautet: Lohnt sich der Aufwand?

Wenn Sie mehrere Monate lang damit beschäftigt sind, um eine eher unbedeutende Fördersumme aufzutreiben, dann rechnet sich die Angelegenheit schlichtweg nicht. Es ist kein effizientes Vorgehen. Wahrscheinlich werden Sie sich fragen: Wer macht den so was? Ich kann ihnen verraten: Mehr Leute, als Sie denken.

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Bedenken Sie, dass Ihre Organisation den Aufwand für die Antragstellung in jedem Fall trägt. Wenn eine Mitarbeiterin wochenlang an einem Antrag arbeitet, dann haben Sie diese Zeit investiert. Sie haben die Arbeitszeit dafür bezahlt oder wertvolle Ressourcen verbraucht (z. B. Ihre Zeit oder die von ehrenamtlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen). Eine rückwirkende Erstattung des Aufwandes für die Antragstellung ist in keinem Förderprogramm möglich.

Es ist also wichtig, dass Sie sich am Anfang einen groben Überblick über die Arbeiten verschaffen, die im Rahmen der Antragstellung erledigt werden müssen. Am besten schlagen Sie noch etwas Zeit darauf. Noch einmal: Diese Arbeitszeit ist eine Investition, die Sie tätigen. Setzen Sie diese Investition ins Verhältnis mit den möglichen Fördereinnahmen.

Wenn der organisatorische und zeitliche Aufwand und der zu erwartende Gewinn in einem ungünstigen Verhältnis stehen, sollten Sie lieber darüber nachdenken, in Ihrer Freizeit Zeitungen auszutragen und die erzielten Einnahmen Ihrer Organisation zu spenden. Das lohnt sich mehr.

Berücksichtigen Sie die Bewilligungsquote!

Berücksichtigen Sie auch die Möglichkeit einer Ablehnung. Berücksichtigen Sie bei Ihren Kosten-Nutzen-Überlegungen auch die sogenannte Bewilligungsquote: Wie hoch ist der Prozentsatz der Bewerbungen, die eine Förderung erhalten? In einem Programm, in dem 50 % der eingereichten Anträge gefördert werden, ist die Antragstellung weniger riskant als in einem Programm, das 3 % aller eingereichten Anträge bewilligt. Im letzteren Fall muss ihr Antrag herausragend sein, und das Risiko, dass Sie von einem anderen Bewerber ausgestochen werden, ist hoch.

Wie finden Sie die Bewilligungsquote heraus? Die Quote hängt von der Anzahl der eingereichten Bewerbungen ab, die Sie noch nicht kennen. Aber Sie können die Quote schätzen.

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Viele Geber veröffentlichen Zahlen über die eingereichten und bewilligten Bewerbungen aus der Vergangenheit, die eine gute Grundlage für eine solche Schätzung abgeben. Wenn Sie keine Informationen finden können, dann setzen Sie sich mit dem Geber in Verbindung. Das ist absolut üblich. Vielleicht teilt Ihnen Ihr Ansprechpartner mit, dass die Einrichtung händeringend nach Bewerbungen sucht, um ihre Fördermittel loszuwerden. Wenn Sie eine solche Information erhalten, dann sollten Sie nicht lange zögern! Ein solcher Glücksfall kommt allerdings selten vor, da sich Fördermöglichkeiten schnell herumsprechen.

Lohnt sich das Projekt finanziell?

Denken Sie daran, dass Sie das Projekt nicht nur beantragen, sondern auch durchführen müssen. Stellen Sie sich deshalb die Frage: Wenn Sie eine Bewilligung erhalten, wird das durchgeführte Projekt für Ihre Organisation nützlich sein?

Das erste, woran Antragsteller und Antragstellerinnen denken, ist das Geld. Alle wollen Geld. Aber schauen Sie einmal genau hin! Überschlagen Sie, wieviel Geld Sie bekommen und wofür Sie es ausgeben dürfen.

Für viele Projekte im sozialen Bereich wird in erster Linie Arbeitskraft benötigt. Paradoxerweise fördern manche Geber Personalkosten nicht oder nur eingeschränkt. Sie erwarten, dass die Arbeit der Mitarbeiter/innen durch andere Mechanismen finanziert oder ehrenamtlich verrichtet wird. Wenn Sie durch Fördermittel Personalkosten finanzieren wollen, dann prüfen Sie genau, in welchem Maße das möglich ist.

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Es klingt ein wenig absurd, aber 10.000 Euro, die Sie ausgeben dürfen, um einen dringenden Bedarf Ihrer Organisation zu decken, können nützlicher sein als 200.000 Euro, die Sie für Projektaktivitäten ausgeben müssen, an denen Ihre Organisation gar kein Interesse hat.

Fördermittel für ein Projekt müssen für das Projekt ausgegeben werden – und für nichts anderes. Der Umfang der Mittel ist meistens so berechnet, dass es Ihnen schwergemacht wird, mit den eingeworbenen Fördermitteln andere Aktivitäten Ihrer Organisation zu finanzieren. In vielen Fällen sind die eingeworbenen Mittel nicht einmal kostendeckend, sondern nur ein Zuschuss.

Das Verhältnis Ihrer Organisation zum Projekt

Weiterhin stellt sich die Frage nach dem Verhältnis Ihrer Organisation zum Projekt. Auch diese Überlegung wird oft vernachlässigt, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Selbst ein kleines Projekt ist ein eigenständiger Organismus,

  • mit eigenen Prozessen und Arbeitsabläufen,
  • in dem Menschen eine Rolle spielen,
  • das eine eigene Geschichte entwickelt,
  • das oft eine separate Abrechnung erfordert,
  • und das projektinterne Hierarchien entwickelt.
Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Die Integration von Projekten in Ihre Organisation ist eine Herausforderung. Wenn Sie nicht gut gelingt, kann es zu Konflikten kommen.

Ein paar Beispiele:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Eine aktive Mitarbeiterin hat erfolgreich Projektmittel eingeworben. Sie sorgt dafür, dass das Projekt hervorragend läuft und wahrgenommen wird. Letztendlich entscheidungsberechtigt ist jedoch der Geschäftsführer der Organisation. Er muss die wichtigen Dokumente unterschreiben. Wie fühlt sich der Geschäftsführer, wenn durch ein Projekt »parallele Hierarchien« entstehen? Muss er befürchten, an Entscheidungsgewalt zu verlieren? Was passiert, wenn der Geschäftsführer sich weigert, ein wichtiges Dokument zu unterschreiben, beispielsweise einen Vertrag?
  • Was passiert, wenn sich ein Teil oder sogar der gesamte Rest der Organisation inklusive der Geschäftsführung nicht für das Projekt interessiert?
  • In einer Organisation gibt es feste Mitarbeiter/innen, die möglicherweise etwas älter sind, und junge Projektmitarbeiter/innen, die immer nur befristet eingestellt werden. und kein Weihnachtsgeld bekommen. Gleichzeitig tragen die jungen Mitarbeiter/innen die Verantwortung für die Einwerbung von Fördermitteln und das Projektmanagement. Beides ist sehr anstrengend. Wie entwickelt sich das Verhältnis zwischen festen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen und Projektmitarbeitern bzw. Projektmitarbeiterinnen?
  • Wie reagiert die Verwaltung einer Organisation, wenn sie plötzlich die komplizierte Abrechnung und die finanzielle Berichterstattung für ein Projekt übernehmen muss? Was passiert, wenn die Mitarbeiter/innen diese Aufgabe als zusätzliche und unangemessene Belastung wahrnehmen?

Manche »traditionell« orientierte Organisation erlebt laufende Projekte als aufwendig oder sogar bedrohlich. Projekte verändern die Organisation, und wenn sich Organisationen verändern, entstehen Konflikte. Aus diesem Grund stoßen manche Organisationen laufende Projekte wieder ab, selbst wenn damit finanzielle Einbußen verbunden sind.

Die Herausforderung besteht darin, Projekte konstruktiv in die Struktur Ihrer Organisation zu integrieren. Das passiert nicht von alleine, sondern ist harte Arbeit, die eine gute Planung voraussetzt. Damit sind wir wieder beim Thema: Die Akquise von Projekten ist Fundraising. Beim Fundraising geht es nicht um das Herankarren von Geldern. Das Beschaffen von Finanzmitteln ist untrennbar mit der Entwicklung einer Organisation verbunden.

Nicht-monetärer Nutzen von Projekten

Ein Projekt kann sich auch in nicht-monetärer Hinsicht lohnen. Manche Stiftungen vergeben nur kleine Fördersummen. Dafür werden die Geförderten ins Netzwerk der Stiftung aufgenommen. Sie haben die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, die für die Weiterentwicklung ihrer Organisation entscheidend sein könnten. Sie erhalten eine hübsche Auszeichnung, mit der sie auf ihrer Website werben können. Durch die Partnerschaft mit der Stiftung verbessern Sie die Reputation Ihrer Organisation. Kurz: Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihre Organisation auch nicht-monetär gefördert und unterstützt werden kann. Auch diese Aspekte sollten Sie bei Ihren Kosten-Nutzen-Überlegungen berücksichtigen.

Kosten und Nutzen abwägen

Prüfen Sie mit Hilfe der folgenden Fragen, ob es für Ihre Organisation nützlich ist, Projektmittel einzuwerben:

  • Wie hoch ist der Aufwand für die Antragstellung?
  • Wie sind die Chancen auf Erfolg oder wie hoch ist die Bewilligungsquote?
  • Lohnt sich das Projekt in finanzieller Hinsicht?
  • Könnten wir das Projekt gut in die Arbeit unserer Organisation integrieren?
  • Welchen nicht-monetären Nutzen hätte das Projekt für uns?


Ob Sie sich mit einem Projektvorschlag bewerben oder nicht, ist eine wichtige Frage für die Entwicklung Ihrer Organisation. Setzen Sie sich kritisch mit diesen Fragen auseinander, damit Sie nicht zu einem späteren Zeitpunkt die Antragstellung bereuen.

Machen Sie aus der ganzen Angelegenheit aber keine philosophische oder wissenschaftliche Grundsatzfrage. Vertrauen Sie auch Ihrer Intuition, und bewahren Sie sich Ihren Enthusiasmus.

Falls Sie bei Ihrer Abwägung zu einer negativen Bilanz kommen oder zu viele organisationsinterne Herausforderungen befürchten: Lassen Sie die Finger davon. Erfolgreiche Menschen besitzen die Fähigkeit, zum richtigen Zeitpunkt aufzuhören. Auch das kann eine richtige und wertvolle Entscheidung sein.

Sie kommen zu einem positiven Ergebnis? Grünes Licht für ein neues Projekt? Wunderbar! Dann wenden wir uns jetzt der Herausforderung zu, einen Projektantrag zu schreiben.