Freibeträge, Nebenberuflichkeit, Kombinationen

Der Übungsleiterfreibetrag als steuerfreie Aufwandsentschädigung (§ 3 Nr. 26 EStG)

Bereits in den 1970er Jahren wurden Steuervergünstigungen für ehrenamtliche Übungsleiter/innen und Trainer/innen eingeführt. Der Gesetzgeber reagierte damit auf Bedarfe, die sich – vor allem für die Vereinsarbeit mit Jugendlichen – für bürgerschaftlich Engagierte im Sport-, Bildungs- und Kultursektor ergaben. Mit dem Vereinsförderungsgesetz von 1989 wurde der sogenannte Übungsleiterfreibetrag in der jetzigen Form entwickelt und fortgeschrieben. Seit dem Jahr 2013 gilt die »Übungsleiterpauschale« als steuerfreie (und sozialversicherungsfreie) Aufwandsentschädigung in Höhe von 2.400 Euro (bis 2012: 2.100 Euro, bis 2006: 1.848 Euro). Die Übungsleiterpauschale gilt für bürgerschaftlich Engagierte, die im gemeinnützigen Bereich oder im Zweckbetrieb eines Vereins (oder für mildtätige oder kirchliche Zwecke oder für Körperschaften des öffentlichen Rechts) nebenberuflich pädagogisch tätig sind. Dabei kann es sich um Übungsleiter, Ausbilderin, Erzieher, Jugendleiterin, Betreuer, Pflegerin oder Künstler handeln. Grundlage der Anerkennung und zwingend für eine Steuerbefreiung ist die pädagogische Ausrichtung der jeweiligen Tätigkeit.

Der Ehrenamtsfreibetrag als steuerfreie Aufwandsentschädigung (§ 3 Nr. 26a EStG)

Mit dem »Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements« wurde ab dem Jahr 2007 die steuer-(und sozialversicherungs-)freie »Ehrenamtspauschale« eingeführt. Sie ergänzt die Übungsleiterpauschale und gilt generell für Einnahmen aus jeglicher nebenberuflicher Tätigkeit, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecke dient. Seit dem Jahresbeginn 2013 beträgt der Freibetrag 720 Euro pro Jahr (davor 500 Euro/Jahr). Die Ehrenamtspauschale kann an alle ehrenamtlich Tätigen (Mitglieder wie Nicht-Mitglieder) ausbezahlt werden und gilt im Grunde für jede Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich oder im Zweckbetrieb eines Vereins. Anders als beim Übungsleiterfreibetrag ist die Ehrenamtspauschale nicht auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt, sie gilt gleichermaßen für Büro-, Reinigungs-, Hausmeisteraufgaben oder sonstige Tätigkeiten im Verein. Die Tätigkeit als Mitglied des Vorstands setzt einen entsprechenden Passus in der Satzung voraus.

Damit diese steuerfreien Aufwandsentschädigungen steuerrechtlich auch anerkannt werden, müssen – neben der genauen Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche –weitere Bedingungen beachtet werden.

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Minijob und Übungsleiterpauschale

Ist es möglich, einem Beschäftigten 400 Euro mtl. auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung zu bezahlen plus 175 Euro Übungsleiterpauschale und zwar von einem Arbeitgeber?

Die Kombination der Übungsleiterpauschale (ob als Jahreshonorar von 2.400 Euro oder monatlich in Höhe von 200 Euro) mit einem (einzigen!) geringfügigen Beschäftigungsverhältnis (Minijob) bei dem gleichen Arbeitgeber ist möglich. Bedingung ist, dass die Voraussetzungen der Übungsleitertätigkeit vorliegen: 1. Es muss eine für Übungsleiterpauschalen anerkannte Tätigkeit sein, 2. die Tätigkeit muss nebenberuflich sein, d. h. sie darf nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs umfassen und 3. Auftraggeber/in muss eine öffentliche Körperschaft oder gemeinnützige Organisation sein. Für die geringfügige Beschäftigung bis insgesamt max. 450 Euro muss der Arbeitgeber dann eine Pauschale von 30 Prozent (15 Prozent Rentenversicherung, 13 Prozent Krankenversicherung und 2 Prozent Steuer) abführen. Wichtig ist, die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Übungsleiterpauschale abzusichern (pädagogische Tätigkeit, nebenberuflich, im Auftrag einer gemeinnützigen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaft).

Nebenberuflichkeit

Als nebenberuflich gilt eine Tätigkeit, die nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeit-Erwerbstätigkeit in Anspruch nimmt. Bei tariflichen Wochenarbeitszeiten von 35 bis 42 Stunden liegt dieser nebenberufliche maximale Arbeitszeitrahmen bei 11 bis 14 Stunden. Gleichartige Tätigkeiten werden dabei addiert.

Auftraggeber

Auftraggeber einer Tätigkeit im Rahmen des Übungsleiter- oder Ehrenamtsfreibetrags können ausschließlich gemeinnützige, kirchliche oder öffentlich rechtliche Körperschaften sein. Es muss sich um Tätigkeiten im Rahmen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke handeln.

Entsprechende Vereinbarungen über nebenberufliche Tätigkeiten auf Basis von steuerfreien pauschalen Aufwandsentschädigungen benötigen in jedem Fall eine schriftliche Vertragsgrundlage. Als Nachweis der anerkannten Gemeinnützigkeit des Vereins muss der Verein beim Finanzamt die aktuelle Freistellungsbescheinigung vorlegen.

Satzungsgrundlagen

Im Falle der ehrenamtlichen Tätigkeit von Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern darf die Satzung die Zahlung von Vergütungen nicht verbieten. Bei älteren traditionsreichen Vereinen war dies häufig der Fall. Der in der Satzung verankerte Grundsatz der Selbstlosigkeit (»Die Mitglieder des Vereins dürfen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten«) steht nicht im Widerspruch zu Vergütungen für die Mitarbeit im Verein, da hier unentgeltliche Zuwendungen (ohne Gegenleistung) gemeint sind.

Die Vorstandstätigkeit ist grundsätzlich ehrenamtlich. Um die Ehrenamtspauschale als Vergütung der Vorstandstätigkeit nutzen zu können, muss in der Satzung in jedem Fall ein Passus stehen, der die Vergütung ausdrücklich zulässt.

Kombination von Vergütungen

Die beiden pauschalen Aufwandsentschädigungen können im gleichen Verein grundsätzlich auch für hauptberufliche Mitarbeiter/innen vereinbart werden. Allerdings darf die zugrunde liegende nebenberufliche Tätigkeit dann nicht als Teil der hauptberuflichen Tätigkeit gelten.

Ebenso ist es möglich, nebenberufliche Tätigkeiten im Rahmen der Übungsleiter- und der Ehrenamtspauschale parallel auszuüben und beide Vergütungen zu erhalten. Voraussetzung ist, dass es sich jeweils um unterschiedliche Tätigkeiten handelt, die auch durch entsprechende Verträge klar voneinander abgegrenzt sind. Es ist nicht möglich, für die gleiche Tätigkeit die Übungsleiterpauschale durch die Ehrenamtspauschale »aufzustocken« (ganz abgesehen von der Frage ob der Zeitumfang der Tätigkeit noch als nebenberuflich interpretiert werden könnte).

Übungsleiter- wie Ehrenamtspauschale können jeweils nur einmal pro Jahr und Person als steuerfreie Vergütung in Anspruch genommen werden. Der Verein ist verpflichtet, sich von den nebenberuflich Tätigen schriftlich bestätigen zu lassen, dass sie die steuerfreie Vergütung nicht an anderer Stelle ein weiteres Mal in Anspruch nehmen. Beide Vergütungsarten können durch den zusätzlichen steuerfreien Auslagenersatz gegen Nachweis – im Rahmen der Bestimmungen über Betriebsausgaben- oder Werbekostenabzug – ergänzt werden.

Beide Pauschalen können zudem mit anderen parallelen Vergütungen für nebenberufliche Tätigkeiten, wie etwa mit einer geringfügigen Beschäftigung bis zu 450 Euro (Minijob), kombiniert werden.
Nachweis

Wird das bürgerschaftliche ehrenamtliche Engagement im Rahmen einer selbstständigen nebenberuflichen Tätigkeit – die bei weniger als 6 Stunden pro Woche (24/Monat) in der Regel angenommen wird – vergütet, ist der Empfänger im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung in der Nachweispflicht. Ist sie an eine abhängige Beschäftigung (z.B. auch durch Kombination mit einer hauptamtlichen sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit gekoppelt), muss der Verein die entsprechenden Nachweise im Lohnsteuerabzugsverfahren erbringen.

Es empfiehlt sich, für alle nebenberuflichen ehrenamtlichen Tätigkeiten schriftliche Vereinbarungen zu schließen, aus der die Art der Tätigkeit, die Dauer, die Vergütung im Rahmen der steuerfreien Aufwandspauschale und ggf. auch der Zeitumfang hervorgehen. Wichtig ist außerdem die Erklärung über die einmalige Inanspruchnahme.

Steuer- und sozialversicherungspflichtige Beschäftigungs- und Dienstverhältnisse

Werden Mitarbeiter/innen über den Rahmen der steuerfreien pauschalen Aufwandsentschädigung hinaus bezahlt und beschäftigt, betritt der Verein ein relativ komplexes Terrain, das von arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen bestimmt ist. Eine einigermaßen rechtssichere Gestaltung solcher Beschäftigungs- oder freier Dienstverhältnisse ist ohne – zumeist externe – fachkundige Unterstützung (Lohnbuchhalter, Steuerberaterinnen, Rechtsanwälte) kaum zu bewältigen.
Mit dem Abschluss von Dienstverträgen (§ 611 BGB), sei es in der Form von Arbeitsverträgen bei abhängiger Beschäftigung in Voll- oder Teilzeit oder in Form freier Dienstverträge als Honorar oder Werkverträge, stellen sich dem Arbeitgeber Verein rechtliche Anforderungen und Risiken, auf die im Rahmen dieser Publikation nur kursorisch hingewiesen werden kann. Der Verein sollte sich zumindest durch eine versierte Lohnbuchhaltung unterstützen lassen.