Ehrenamt, Auslagen, Aufwandsentschädigung

Tätigkeiten in einem Verein oder für einen Verein (Mitglieder und Nicht-Mitglieder) wird regelmäßig der Charakter der Ehrenamtlichkeit unterstellt. Die Mitglieder eines Vereins übernehmen freiwillig und ohne Absicht auf Entgelt eine gemeinwohlorientierte Aufgabe. Für die Mehrzahl der in Vereinen engagierten Menschen trifft dies sicherlich auch zu. Insbesondere in kleineren und mittleren Vereinen bilden freiwillig Engagierte den weitaus größten Anteil.

Allerdings haben sich die Rahmenbedingungen der Vereinsarbeit in den letzten Jahrzehnten deutlich verändert. Die Förderung des bürgerschaftlichen Engagements ist zu einer staatlichen Aufgabe geworden, die ehrenamtliche Tätigkeit hat dadurch einen politischen Bedeutungswandel erfahren. Die materielle Anerkennung in Form vergütungsähnlicher Aufwandspauschalen ist – steuerrechtlich abgesichert – zu einem festen Bestandteil des Engagements geworden.

Zudem ist die Arbeit im Verein (innerhalb der Gesamtentwicklung des »Dritten Sektors«) in den letzten Jahrzehnten zu einem regelrechten Wachstumsmarkt geworden. In Vereinen finden sich die verschiedensten Arbeits- und Beschäftigungsformen: nebenberufliche Beschäftigung auf der Grundlage pauschaler Aufwandsentschädigung (was im Grunde aber immer noch ehrenamtlicher Tätigkeit entspricht), geringfügige Beschäftigung (Minijob-Regelung), reguläre Vollzeit-, Dienst- oder Arbeitsverträge für Arbeitnehmer/innen, freie Dienstverträge sowie Honorar- oder Werkverträge auf der Basis selbstständiger Tätigkeit. Gleichwohl ist das freiwillige Engagement die wichtigste Säule der Vereinsarbeit geblieben. Neuere Studien zeigen aber: Je stärker sich Vereine professionalisieren, je mehr finanzielle Ressourcen (Fundraising und Förderung) zur Verfügung stehen und damit die Anzahl hauptamtlicher Mitarbeiter/innen steigt, desto stärker geht das freiwillige Engagement innerhalb des Vereins zurück.

Ehrenamtliche Mitarbeit

wer ehrenamtlich arbeitet, wer freiwillig (gemeinnützige) Arbeit übernimmt, wer sich bürgerschaftlich engagiert, übernimmt Aufgaben, Verantwortung und praktische Tätigkeiten im Interesse des Gemeinwohls und anerkannt ideeller Zwecke. Eine solche Tätigkeit begründet kein Arbeitsverhältnis im rechtlichen Sinne. Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein unterliegt daher auch nicht den Bestimmungen des Arbeitsrechts (z.B. Kündigungsschutz). Ehrenamt als relativ frei (mündlich oder schriftlich) vereinbartes Auftragsverhältnis lebt überwiegend von ideellen Motiven auf der Seite der Freiwilligen und der »Anerkennungskultur«, die der jeweilige Verein

  • mit seinen Zwecken und ihrer Umsetzung
  • der organisatorischen Einbindung der ehrenamtlich Tätigen (Mitglieder wie Nicht-Mitglieder)
  • und ihrer atmosphärischen Integration zu schaffen vermag.

Materielle Anreize haben für die ehrenamtliche Mitarbeit in den Vereinen tendenziell zugenommen. Im Rahmen des gemeinnützigen Steuerrechts sind sie aber eindeutig abgegrenzt gegenüber privatwirtschaftlichen Entgelt- oder Vergütungsformen (wie Arbeitsentgelt oder Honorar).

Auslagenersatz

Alle ehrenamtlich Tätigen im Verein, also auch der Vorstand (im Rahmen eines unentgeltlichen Auftragsverhältnisses nach §§ 662 ff. BGB) erhalten gegen Nachweis (Beleg) einen steuerfreien Ersatz ihrer Auslagen (§ 3 Nr. 50 EStG). Dabei kann es sich beispielsweise um Reise- oder Kommunikationskosten handeln.

Pauschale Aufwandsentschädigung

Häufig sind Auslagen (z.B. bei Kommunikationskosten durch »flatrates«) nicht im Detail zu ermitteln und zu belegen. Es ist gängige Praxis, für solche Auslagen pauschale Aufwandsentschädigungen zu zahlen, die den tatsächlich nachweisbaren Aufwand »wesentlich« übersteigen. Grundsätzlich sind solche Aufwandsentschädigungen bei ehrenamtlicher Tätigkeit, sofern sie nicht unter die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale fallen, als sonstige Einkünfte (§ 22 Nr. EStG) zu versteuern. Dabei gilt eine Freibetragsgrenze von 256 Euro, ab der der Überschuss über den realen Auslagen vollständig versteuert werden muss.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Aufwandsentschädigung

Ein Vereinsmitglied möchte einmal wöchentlich die Geschäftstelle des Vereins für drei Stunden besetzt halten. In welcher Höhe kann hier eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden?

Für diese Art der ehrenamtlichen Tätigkeit kommt zunächst nur die sogenannte Ehrenamtspauschale in Höhe von maximal 720 Euro pro Jahr in Betracht. Die deutlich höhere Übungsleiterpauschale von 2.400 Euro setzt bestimmte Anforderungen an das Tätigkeitsprofil (nach § 3 Nr. 26 Einkommenssteuergesetz) voraus, sie ist deshalb für diese Tätigkeit ausgeschlossen. Für das Vereinsmitglied bleibt die Ehrenamtspauschale als Vergütung steuerfrei, für den Verein entstehen keine weiteren Kosten durch Steuern oder Sozialabgaben. Ein monatlicher Durchschnittsbetrag von 60 Euro ergibt für etwa 12 Stunden Arbeitszeit eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 5 Euro/Stunde. Ob dies von dem Vereinsmitglied als angemessen empfunden wird, ist eine offene Frage. Möglich ist die Kombination der Ehrenamtspauschale mit einer geringfügigen Beschäftigung (Minijob bis zu 450 Euro). Für das Vereinsmitglied, das die Tätigkeit übernimmt, bleibt auch dieser Betrag steuerfrei, sofern er nicht bereits einen anderen Minijob ausübt. Der Verein muss für den Betrag der geringfügigen Beschäftigung pauschal 30 Prozent Sozialabgaben (28 Prozent) und Steuern (2 Prozent) abführen. Als rechnerisches Beispiel einer solchen Kombination könnte man einen Stundensatz von 20 Euro und einen monatlichen Gesamtbetrag von 240 Euro zugrunde legen, der an das Mitglied ausbezahlt wird. Lediglich für die 180 Euro im Anteil der Vergütung als geringfügige Beschäftigung müsste der Verein zusätzlich 54 Euro an pauschalen Abgaben einkalkulieren und käme auf einen Gesamtbetrag der Vergütung/Aufwandsentschädigung von 294 Euro für jeden Monat.

Bei der Kombination von Ehrenamtspauschale und geringfügiger Beschäftigung müssen die vereins- und gemeinnützigkeitsrechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Es muss sich um eine nebenberufliche Tätigkeit des Vereinsmitglieds handeln, zudem können Ehrenamtspauschale und Minijob jeweils nur einmal in Anspruch genommen werden. Der Verein sollte, soweit eine Vergütung für Vereinsmitglieder nicht bereits durch eine entsprechende Klausel in der Satzung verankert ist, eine solche Regelung per Beschluss der Mitgliederversammlung einführen. Handelt es sich bei dem Vereinsmitglied auch um ein Mitglied des Vorstands, muss die Satzung in jedem Fall einen Passus enthalten, der die Möglichkeit einer angemessenen Vergütung des Vorstands vorsieht. Fehlt es in der Satzung an einer solchen Regelung, muss die Satzung entsprechend geändert werden