Leitprinzipien nachhaltiger Vereinsführung und Vereinsarbeit

Seite 6: Transparenz

Gleichberechtigt neben der internen Kommunikation steht das Wirken des Vereins nach außen in die lokale und überregionale Öffentlichkeit. Die Öffentlichkeitsarbeit ist enorm wichtig für die Suche nach neuen Mitgliedern, nach materieller und ideeller Unterstützung und nach Partner/innen in Gesellschaft und Politik. Die Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins sollte auf Vertrauensbildung durch Transparenz zielen.

Transparenz von Institution und Interaktion

Anreiz und Triebkraft des bürgergesellschaftlichen Engagements in gemeinnützigen Organisationen ist Vertrauen. Es begründet im eigentlichen Sinne die unterscheidbare und abgrenzbare Logik der Kommunikation und der Interaktion im Dritten Sektor.

Transparenz nach innen

Menschen fassen Vertrauen in die Arbeit eines Vereins und engagieren sich gemeinwohlorientiert, wenn sie

  • der konkrete, gemeinschaftlich verfolgte, »gute« (gemeinnützige) Vereinszweck anspricht und überzeugt,
  • an der Umsetzung des Vereinsziels gleichwertig und gleichberechtigt mitwirken und dabei ihre individuellen Ideen und Fähigkeiten einbringen können,
  • in eine offene, wertschätzende, anerkennende und konstruktive Kultur des Gesprächs und des Informationsaustauschs eingebunden sind,
  • erleben, dass das gemeinschaftliche Handeln und die Organisationsentwicklung durchschaubar und nachvollziehbar sind.

Transparenz ist neben der Teilhabe mit die wesentliche der notwendigen Voraussetzungen zur Vertrauensbildung im Sinne nachhaltiger Vereinsentwicklung und erfordert tendenziell eine unbegrenzte vereinsinterne Öffentlichkeit. Sie kann für alle Mitglieder zunächst in (eher passiver Weise) hergestellt werden, indem alle Dokumente, welche die Entwicklung des Vereins seit seiner Gründung begleiten, archiviert und bereitgestellt werden:

  • Satzung und Satzungsänderungen,
  • Geschäftsordnungen,
  • Protokolle der Mitgliederversammlung,
  • Rechenschaftsberichte mit Jahresabschlüssen,
  • Protokolle der Vorstandssitzungen und
  • Mitgliederlisten.

Ein solches Archiv ist das Vereinsgedächtnis. Alle Mitglieder haben – unter Hinweis auf die Bestimmungen des Datenschutzes und auf der Grundlage einer schriftlichen Bestätigung – freien Zugang. Das Archiv wird gepflegt und bleibt stets aktuell.

Ein Vereinsarchiv lebt von seiner Aktualität und umfassenden Informationen zum laufenden Geschäftsjahr z.B. Mittel- und Ressourcenverwendung, strategische und personelle Entscheidungen, Mitgliederentwicklung. Es empfiehlt sich, in weiter Vorausschau auf künftige Handlungsbedarfe hinzuweisen.

Weder technisch noch organisatorisch ist es eine große Herausforderung, im Web eine Basis für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vereinsarbeit zu schaffen. Es setzt allerdings voraus, dass den nötigsten Dokumentations- und Buchhaltungspflichten in der Vergangenheit Rechnung getragen wurde. Auch ältere Vereine können auf dieser Grundlage zurückliegende Zeitabschnitte rekonstruieren, die für die aktuellen Mitgliedergenerationen von Bedeutung sind.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Pflege des Vereinsarchivs

Die Pflege des Vereinsarchivs muss nicht in den Händen des geschäftsführenden Vorstands liegen. Sie kann an interessierte Mitglieder oder kleine Arbeitsgruppen delegiert werden. Die Arbeitsergebnisse einer »Gruppe Vereinsarchiv« können von Mitgliederversammlung und Vorstand regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden.

Was sich Vereinsmitglieder wünschen, gilt in gleicher Weise auch für die ehrenamtlichen und ggf. auch hauptamtlichen Mitarbeiter/innen (Nichtmitglieder) des Vereins: Vertrauen schafft die Basis einer erfolgreichen gemeinsamen Arbeit, wechselseitiges Vertrauen entwickelt eine große Binde- und Motivationskraft. Was spricht dagegen, auch den Mitarbeiter/innen – mit vergleichbaren datenschutzrechtlichen Vorkehrungen – den Zugang zum institutionellen Gedächtnis des Vereins zu eröffnen? Im Vereinssektor kursiert die Binsenweisheit, dass die Mitglieder und Mitarbeiter/innen die besten »Botschafter/innen« eines Vereins sind. Ein vertrauensvolles Miteinander und eine gelebte gemeinschaftliche Verantwortung ist dafür die beste Voraussetzung.

Transparenz bedeutet auch, Aufmerksamkeit und Interesse für die entscheidenden Grundlagen der Vereinsarbeit (Satzung und Satzungszwecke) zu wecken. Wenn das Wissen um historische Wegkreuzungen in institutioneller, personeller und materieller Hinsicht allen zugänglich ist und die Mitglieder vor strategischen Entscheidungen eine klare und deutliche Orientierung erhalten und beteiligt werden, stärkt dies ihr Vertrauen und ihre Motivation.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Transparenz von Beschlussverfahren und Einsicht in Unterlagen

In einem Verein ist eine Mitgliederversammlung angekündigt. Mehrfach versuchen Mitglieder, wichtige Unterlagen wie Beitragsordnung, Wahlordnung oder Wirtschaftsplan einzusehen. Der Vorstand ist dazu jedoch nicht bereit. Auf Nachfragen reagiert der Vorstand ausweichend und vertröstet die Mitglieder auf einen späteren Zeitpunkt. Vereinsmitglieder haben aber den Anspruch darauf, alle notwendigen Informationen zu erhalten, die vereinsrechtlich die gesamte Verfassung des Vereins begründen. Neben der Satzung gehören dazu die zentralen Ordnungen, Beitragsordnung und Geschäftsordnung.

Insbesondere vor einer Mitgliederversammlung müssen diese Unterlagen fristgerecht gemeinsam mit der Einladung zugesendet oder auf Nachfrage unter dem Siegel vereinsinterner Verschwiegenheit ausgehändigt werden können. Sie dienen dann nämlich als Vorlage für die in der Tagesordnung aufgeführten Beschlüsse, ohne die diese rechtswidrig sind und über die Anrufung des Registergerichts angefochten werden. Das gilt insbesondere für angekündigte Diskussionen und Beschlussfassungen über Satzungsänderungen.

Im Rahmen der Mitgliederversammlung können folgende Instrumente zur Sanktionierung des Vorstands eingesetzt werden:

  • Antrag zur Ergänzung der Tagesordnung, der nach der Satzung vom Versammlungsleiter bekannt gegeben werden muss,
  • bei Fehlen ausreichender Beschlussvorlagen, Antrag zur Diskussion über die Feststellung einer nicht ordnungsgemäßen Einladung oder
  • Diskussion und Abstimmung zur Verweigerung der Entlastung des Vorstands.