Leitprinzipien nachhaltiger Vereinsführung und Vereinsarbeit

Seite 4: Teilhabe, Vereinsvorstand

Es ist zudem hilfreich, Grundnormen zur Entscheidungsfindung der Mitglieder­versammlung festzulegen, die dann die Grundlage aller – realer wie virtueller – Beschluss- und Entscheidungsverfahren bilden und üblicherweise in einer Geschäftsordnung (des Vereins oder der Mitgliederversammlung) festgelegt werden.

In der Geschäftsordnung der Mitgliederversammlung werden die grundlegenden demokratischen Rechte der Mitglieder festgelegt. Dazu zählt ein im Verhältnis zum Vorstand gleichwertiges Vorschlags- und Initiativrecht der Mitglieder. Um ein außerordentliches Beschlussverfahren in Gang zu setzen (im ursprünglichen Sinne eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen), sollte in der Geschäftsordnung ein niedriges Quorum (weniger als ein Viertel der Mitglieder) festgelegt werden.

Die alltägliche Geschäftsführung des Vorstands oder beauftragter Mitglieder benötigt gewisse Spielräume. Dies gilt ebenso für die Tätigkeit der (auch ehrenamtlichen) Mitarbeiter/innen. Wie groß diese Spielräume sind, hängt weniger von formalen Grenzen als von gewachsenem Vertrauen und überzeugenden Vorschlägen ab. Bei neu gegründeten Vereinen empfiehlt es sich, für die wichtigsten Bereiche zunächst relativ klare Grenzen der Handlungsautonomie der Vereinsführung zu ziehen.

Dies gilt insbesondere für

  • strategische Entscheidungen wie z.B.

    • die Interpretation und Ausgestaltung des Vereinszwecks. Eine Entscheidung über seine Änderung obliegt gesetzlich in jedem Fall der Mitgliederversammlung,
    • einem Beschluss über längerfristige institutionelle Kooperationen,
    • der Einrichtung von Beratungsorganen (Beirat),
    • der Aufnahme von größeren Einzelprojekten (und Beantragung entsprechender Fördermittel), mit denen ein Großteil der Kräfte gebunden und auf längere Zeit auch gewisse Risiken eingegangen werden.

  • personelle Entscheidungen über die gesetzlich verankerte Wahl und Kontrolle von Vorstand und Geschäftsführung hinaus; z. B. bei der Verpflichtung von (haupt- oder ehrenamtlichen) Mitarbeiter/innen, unabhängigen Revisoren oder bei der personellen Besetzung von Beratungsorganen.
  • Entscheidungen über die materiellen Ressourcen des Vereins, den möglichen Zufluss oder die Einwerbung von Mitteln (Mitgliedsbeiträge, Umlagen, Spenden- und Sponsoringaktivitäten, Einwerbung von institutionellen wie projektbezogenen Fördermitteln) und vor allem über ihre spezifische Verwendung für Vereinszwecke und Vereinsaktivitäten insgesamt. Der Mittelverwendung sind über das Gemeinnützigkeitsrecht relativ enge gesetzliche Grenzen gesetzt und damit sind Risiken verbunden. Auch vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, die Entscheidungs- und Verfügungshoheit des Vorstands auf ein angemessenes Minimum (Budgetbegrenzung) für laufende und außergewöhnliche Verpflichtungen der Geschäftsführung (insbesondere der Verwaltung) zu beschränken. Die Festlegung des Verfügungsspielraums bemisst sich jeweils in Relation zu den vorhandenen Mitteln.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Eine solche Begrenzung der Handlungs­vollmachten Einzelner dient dem Aufbau kollektiver Verantwortung und der Entwicklung institutionellen und interpersonellen Vertrauens. Sie entlastet den Vorstand in seiner Führungsverantwortung, tastet aber nicht sein Recht an, durch Initiative und Überzeugungskraft die substanziellen Entscheidungs- und Handlungsbereiche des Vereins zu gestalten. Wenn Grenzen in Geschäftsordnungen außerhalb der Satzung verankert werden, lassen sie sich durch die Mitglieder­versammlung jederzeit verändern und anpassen. Hilfreich ist dies, wenn es bei steigenden Aktivitäten (und Umsätzen) notwendig wird, die kurzfristige Handlungsfähigkeit des Vorstands zu sichern. Bestimmte Grenzen sollten dabei aber nicht überschritten werden. So kann es keine Begründung dafür geben, das Verbot von In-sich-Geschäften (nach § 181 BGB), also z.B. die Schließung eines Arbeitsvertrages als Vorstandsmitglied mit sich selbst als Angestelltem des Vereins, außer Kraft zu setzen, auch wenn es diese Möglichkeit über die Formulierung entsprechender Satzungsbestimmungen gibt.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Besetzung des Vorstands

Unter dem Aspekt demokratischer Entscheidungsfindung empfiehlt es sich, einen dreiköpfigen, je nach Größe und Aufgabenbereichen eventuell auch einen aus fünf Mitgliedern bestehenden Vorstand zu bilden. Möglich ist dies über eine Satzungsregelung: »Der Vorstand besteht aus mindestens drei, höchsten fünf Mitgliedern«. So werden durch die ungerade Zahl an Vorstandsmitgliedern Entscheidungsblockaden durch Patt-Situationen vermieden.

Teilhabe innerhalb des Vereinsvorstands

Auch für den Vorstand sollten das Leitprinzip demokratischer Willensbildung und Entscheidung und die Rückbindung an kollektive Verantwortlichkeit jederzeit gelten. Seine Verankerung erfolgt über entsprechende Satzungskonstruktionen des Vorstands und über eine Norm gebende Geschäftsordnung für den Vorstand, die auch ergänzende Verfahrensregelungen enthalten kann.

Die grundlegende Ausgestaltung der Führungsstruktur eines Vereins wird in entsprechenden Satzungsbestimmungen festgelegt. Hier finden sich die Zahl der Vorstandsmitglieder und die Art der (gerichtlichen wie außergerichtlichen) Vertretungsvollmachten festgeschrieben. Um die Handlungsfähigkeit des Vereins nach außen dauerhaft sicherzustellen, empfiehlt sich ein mehrköpfiger Vorstand.

Von besonderer Bedeutung ist die Gestaltung der Vertretungsberechtigungen. Sie sollten nicht an Personen, sondern an demokratische Mehrheitsbeschlüsse und die kollektive Verantwortlichkeit im Vorstand gebunden sein. Die konkrete Satzungsregelung könnte lauten: »Jeweils zwei Mitglieder des Vorstands vertreten gemeinsam den Verein gerichtlich und außergerichtlich«. Die Verankerung des 4-Augen-Prinzips sichert in der konkreten Stellvertreterhandlung für den Verein ein Mindestmaß an Transparenz. Mit einer solchen Regelung sind potenziell alle Vorstandsmitglieder gleichwertig in Entscheidung, Außenvertretung und Verantwortung eingebunden.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Demokratische Teilhabe: Vorstand und Wahlordnung

Steht die Wahl eines neuen Vorstands an, muss die Wahlordnung des Vereins befragt werden. Manchmal findet sich in der Satzung folgender Absatz: »Der Vorstand ist befugt, die Zulassung von Kandidaten für die Vorstandswahl ohne Angaben von Gründen abzulehnen.« Der amtierende Vorstand darf also eine Vorauswahl der Bewerber/innen treffen und Bewerber/innen ohne Angabe von Gründen ablehnen. Bei diesen Sonderrechten handelt es sich meist um eine Interpretation des Paragraphen 27 BGB (Bestellung und Geschäftsführung des Vorstands), die bei der Gründung eines Vereins rechtlich zulässig festgeschrieben wurde. Teilweise sind die in solchen Satzungen beschriebenen Rechte so umfassend, dass der Vorstand ohne die Mitgliederversammlung auskommen würde. Als besondere Form der Bestellung des Vorstands haben sie ihren Ursprung in kirchenhistorischen oder sonstigen jüngeren verbandspolitischen Entwicklungen und finden sich u. a. vermehrt im Sportbereich. Sie dien(t)en dazu, den Einfluss von (neu hinzukommenden) Mitgliedern auf die Entwicklung eines Vereins einzuschränken. Allerdings waren sie eher für den Übergang nach einer Neugründung gedacht und sollten keinesfalls auf Dauer gestellt sein. Die einzige Möglichkeit der Mitglieder und Mitgliederversammlung, die Sonderrechte zu ändern, liegt in einer entsprechenden Satzungsänderung, die dann die eigentlich nach Paragraph 27, Abs. 2 BGB geforderte Widerruflichkeit der Bestellung eines Vorstands wiederherstellt.