Leitprinzipien nachhaltiger Vereinsführung und Vereinsarbeit

Seite 5: Kommunikation

Berührt ist damit ein Grundverständnis der Arbeits- und Aufgabenteilung im Vorstand wie im gesamten Verein. Bezeichnungen wie erster Vorsitzender oder Präsidentin, Stellvertreter, Schriftführerin, Kassenwart zeugen von überkommenen Hierarchien und traditionellen Repräsentations- und Machtansprüchen. Moderne Vereinsarbeit lebt von einer klugen und gemeinschaftlich organisierten Verteilung von (Führungs-)Kompetenzen, Fähigkeiten und Talenten auf die verschiedenen Aufgabenbereiche.

Wichtige strategische Bereiche der Vereinsarbeit brauchen eine Anbindung, Verantwortung und Feinsteuerung im Vorstand. Bereits die Wahl der Vorstands­mitglieder sollte von der denkbaren Aufgabenteilung bestimmt sein:

  • Weiterentwicklung der Umsetzung der Vereinszwecke,
  • Repräsentation und Kommunikation nach innen wie nach außen (Mitgliederpflege- und Gewinnung, wirkungsvolle Öffentlichkeitsarbeit),
  • Vermögens-, Finanz- und Mittelverwaltung,
  • Mittelakquise,
  • Projekt- und Veranstaltungsplanung,
  • Personalverantwortung und Personalentwicklung insbesondere auch für ehrenamtlich Tätige.

Je nach Vereinszweck und Ausrichtung kommen weitere Bereiche und Aufgaben hinzu. Eine solche Aufgabenteilung kann in einer Geschäftsordnung festgehalten werden. Kommt es vereinsintern zu personellen Veränderungen, ändern sich individuelle Motive und Interessen oder verändern sich die äußeren Anforderung an die Vereinsarbeit, so kann die Geschäftsordnung daran angepasst und ständig fortgeschrieben werden.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Delegation von Vorstandsaufgaben

Um Vereinsmitglieder (außerhalb des Vorstands) einzubinden, den Vorstand von speziellen Aufgabenbereichen zu entlasten und Vereinsmitglieder an Vorstandsaufgaben heranzuführen, empfiehlt es sich, einzelne und klar beschriebene Aufgaben (wie Projektleitung oder die Pflege der Informa­tions­medien) an die Mitglieder zu delegieren. Dies ist eine rechtlich zulässige Form der Delegation von Vorstandsaufgaben.

Kommunikationsintensität und Kommunikationsdichte

Wenn rationale Entscheidungen in demokratischen Willensbildungsprozessen zwischen gleichberechtigten Mitgliedern gefasst werden sollen, setzt dies eine gute Information in Sachfragen und einen zeitnahen diskursiven Kommunikationsprozess voraus.

Die zeitlichen und räumlichen Möglichkeiten, Gespräche und Diskussionen zu führen, haben sich durch wachsende berufliche Anforderungen und andere Zeit- und Mobilitätsbelastungen tendenziell verschlechtert. Eine moderne technische Infrastruktur kann hier einen gewissen Ausgleich schaffen und den direkten persönlichen Austausch ergänzen. Zu denken ist an die vielfältigen interaktiven und dialogischen Formen der Kommunikation über die neuen Medien.

Es gibt vielfältige technische Möglichkeiten, die vereinsinterne Kommunikation zu intensivieren und zu verdichten. Über Websites, E-Mails und neue technische Plattformen lassen sich – auch in Ergänzung traditioneller Informationsmedien – alle Informationen, die den Verein und die Vereinsarbeit betreffen, mühelos an die Vereinsmitglieder verbreiten. Auf diese Weise kann ein beständiger und jederzeit rekonstruierbarer Informationsfluss über das Netz organisiert werden. Im Vorfeld von Entscheidungen und Beschlüssen ist es dann möglich, den speziellen Sachstand, die denkbaren Entscheidungsalternativen und einzelnen Optionen gezielt und präzise zu verbreiten.

Selbst der Diskurs, der Austausch der Argumente und letztlich auch die eigentliche Entscheidung lassen sich auf diesem Wege organisieren. Der Dialog über das Netz kann ein geeigneter Weg sein, wenn eine turnusmäßige Face-To-Face-Versammlung nicht ansteht oder wenn der Verein auf kurzfristige Handlungs-, Reaktions- und Entscheidungsbedarfe reagieren muss.

Tendenzen zur Bildung von Herrschaftswissen, asymmetrischer Willensbildung oder selektiver Informationsweitergabe können weder mit einem Mangel an Zeit, noch mit hohen Kosten oder gestiegenen technischen Anforderungen begründet werden. Stattdessen sollten die modernen Kommunikationstechniken als Hilfsmittel verstanden werden.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Virtuelle Willensbildungs- und Entscheidungsverfahren

Ähnlich wie für die Mitgliederversammlung können auch für die Vorstandsarbeit virtuelle Willensbildungs- und Entscheidungsverfahren in der Satzung verankert (fernschriftliche und fernmündliche Beschlussfassung) und in der Geschäftsordnung präzisiert werden. Diese Verfahren ergänzen die realen Treffen und Beschlussfassungsprozeduren. Für eine solche Geschäftsordnung wird in der Regel dem Vorstand selbst das Vorschlagsrecht eingeräumt. Der Entwurf wird dann der Mitgliederversammlung zur Diskussion vorgelegt und von ihr abschließend entschieden.

Natürlich kann es nicht darum gehen, das direkte persönliche Gespräch, die lebhafte Diskussion Auge in Auge und ein lebendiges Vereinsleben durch virtuelle Formate zu ersetzen. Im Gegenteil: Die Diskurs- und Entscheidungsprozesse in einer konstruktiven, guten Atmosphäre zu organisieren, ist vermutlich einer der entscheidenden Faktoren eines fruchtbaren und gelingenden Vereinslebens.

Eine konstruktive und neutrale Moderation sicherzustellen, ist vielleicht die wichtigste Voraussetzung für die gelingende Kommunikation innerhalb eines Vereins. Die Moderation sollte idealerweise auf eindeutigen Regeln der Zusammenarbeit basieren und von wechselseitigem Vertrauen geprägt sein. Mit etwas Aufmerksamkeit finden sich in den meisten Vereinen geeignete Personen, die eine solche offene Diskurskultur verkörpern und die Aufgabe der Moderation übernehmen können.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Moderation

Die offene Diskurs- und Entscheidungskultur eines Vereins zeigt sich auch dadurch, dass die Aufgabe der Moderation nicht quasi naturgegeben dem Vorstand überlassen bleibt. Je strittiger einzelne Angelegenheiten und Entscheidungen zwischen einzelnen Mitgliedergruppen oder Teilen der Mitgliedschaft und dem Vorstand sind, umso wichtiger ist es, die neutrale Moderation sicherzustellen. Gegebenenfalls sollte nach vertrauenswürdigen Moderator/innen außerhalb des Vereins geschaut werden.

Zu den Grundregeln einer Konfliktmoderation gehört die strikte Trennung der Sachebene und der interpersonellen Beziehungsebene. Schieben sich persönliche Konflikte in den Vordergrund, ist dies ein Zeichen dafür, dass es in der vereinsinternen Kommunikation an Anerkennung und Wertschätzung mangelt. Persönliche Konflikte können nur in Parallelgesprächen aufgearbeitet werden, die losgelöst von der Sachfrage das spezielle persönliche Konfliktpotenzial thematisieren.

Zur Konfliktvorbeugung, aber auch für gelegentliche massive Konflikte, bietet es sich an, Mediationsverfahren (notfalls mit externer Unterstützung) für die Vereinsarbeit zu nutzen und Schiedsgerichtsvereinbarungen zu entwickeln. Beziehungskonflikte gründen auch häufig darin, dass die formalen Regeln von Entscheidungsverfahren zu wenig ausdifferenziert sind.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Abstimmungskultur

In vielen Vereinen ist es üblich, dass bei Entscheidungen durchgängig offen abgestimmt wird. Dieses Abstimmungsprozedere ist unkompliziert und in wenig umstrittenen Sachentscheidungen sinnvoll. Bei konfliktreichen Sachfragen, bei Personalentscheidungen und Wahlen empfiehlt es sich, geheim abzustimmen, um die Überlagerung von Sachentscheidungen durch Beziehungskonflikte nicht zusätzlich zu befeuern.