c) Überprüfung der Satzung auf die vereins- und gemeinnützigkeitsrechtlichen Anforderungen
Es ist in jedem Fall empfehlenswert, vor dem eigentlichen Gründungsakt eines Vereins den ersten Entwurf der Satzung überprüfen zu lassen. Neben den bereits im vorigen Abschnitt genannten Personen und Institutionen kommen dabei auch die jeweils zuständigen Registergerichte und Finanzämter (für Körperschaften) in Betracht.
Grundsätzlich gibt es keinen Anspruch auf eine Vorprüfung der Satzung durch Registergerichte und Finanzämter. Ob eine solche Vorprüfung angeboten wird, ist regional unterschiedlich ausgeprägt und liegt immer im Ermessen der zuständigen Behörden. Bevor jedoch andere kostenaufwändige Alternativen gewählt werden, lohnt sich eine Anfrage aber in jedem Fall. In der Praxis gibt es viele positive Erfahrungen mit äußerst hilfsbereiten Rechtspflegern an Registergerichten und Sachbearbeitern in den Finanzämtern, die im Einzelfall über eine solche Vorprüfung dazu beigetragen haben, alle formalen Fallstricke auszuräumen.
d) Gründungsversammlung
Es muss sichergestellt werden, dass zur Gründungsversammlung die notwendige Zahl von sieben oder mehr Gründungsmitgliedern erreicht ist. Obwohl für die Gründungsversammlung keine förmliche Einladung erforderlich ist, sollte sie bereits nach den Satzungsbestimmungen für Mitgliederversammlungen (Einladungsform und -frist, Versammlungsort, Versammlungsleiter, Protokollführung) vorbereitet werden.
Die Moderation der Gründungsversammlung erfolgt durch den Versammlungsleiter. Im Verlauf der Sitzung muss auf jeden Fall ein Protokollführer für das (beim Amtsgericht vorzulegende) Gründungsprotokoll bestimmt werden. Danach stehen die eigentliche Gründung, der Entwurf der Satzung, etwaige Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge zur Diskussion und zur Beschlussfassung an.
Nach sorgfältiger Diskussion wird abschließend über die Satzung als Einheit abgestimmt. Mindestens sieben Gründungsmitglieder müssen die beschlossene Originalsatzung unterschreiben. Die Unterschriften können bei Überarbeitungsbedarf des Satzungsentwurfs auch nachträglich geleistet werden.
In einem nächsten Schritt erfolgt die Wahl des Vorstands. Je nach Satzung besteht dieser beispielsweise aus einem Vorsitzenden, einem vertretungsberechtigten Stellvertreter und einem Kassenwart. Für die Wahl sollte ein Wahlleiter bestimmt werden, der die Wahl durchführt und nach erfolgter Wahl (und der Bestätigung der Annahme der Ämter durch die Gewählten) die Versammlungsleitung an den neu gewählten Vorsitzenden übergibt.
Je nach Satzung ist es notwendig, bereits an dieser Stelle erste Beschlüsse über die Finanzierungsbasis des Vereins (Mitgliedsbeiträge) und eventuell über eine entsprechende Beitragsordnung herbeizuführen. Mit einer abschließenden Entscheidung über die Eintragung in das Vereinsregister und die entsprechende Beauftragung des Vorstands sind die formalen Anforderungen an die Gründungsversammlung erfüllt.
Für die weiteren Schritte müssen folgende Dokumente vorliegen:
- die Satzung mit mindestens 7 Unterschriften
- das Protokoll der Gründungsversammlung (einschließlich des Protokolls der Vorstandswahl)
- eine Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder
- eine Anschriftenliste der Vorstandsmitglieder
Auch die Gründungsversammlung eines Vereins kann grundsätzlich bereits virtuell, d.h. im Online-Verfahren, durchgeführt werden. Dabei müssen ebenso die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden sowie die Frage der Identifizierung der Mitglieder und die eindeutige Zuordnung ihres Votums gelöst sein.
