7 Fragen zu Virtueller Verein (Internet-, Online-Verein) mit Expertenantworten

Abstimmung bei virtuellen Vorstandssitzungen

Ist eine reale und eine virtuelle Vorstandssitzung gleichberechtigt? Wie muss bei einer virtuellen Sitzung z. B. Über einen Antrag über Bezuschussung für ein best. Projekt abgestimmt werden? Wir handhaben es so, dass dieser Antrag 1 – 2 Wochen allen Vorstandsmitgliedern zur Diskussion zugestellt wird, so dass nur noch abgestimmt werden muss oder diskutiert wird. Müssen dann, um eine gültige Abstimmung zu vollziehen, alle Vorstandsmitglieder abstimmen oder genügt es, wenn nur die Anwesenden an der virt. Sitzung abstimmen? Ist eventuell auch eine Abstimmung per Internet möglich, aber dann müssten sich wohl alle Vorstandsmitglieder an der Abstimmung beteiligen. Müsste dies evtl. in eine Geschäftsordnung?

Grundsätzlich sind nach jüngerer Rechtsauffassung rale und virtuelle Beschlussfassungen im vorstand gleichberechtigt anerkannt. Die virtuelle Kommunikation der Vorstandsarbeit sollte allerdings durch eine entsprechende Satzungsgrundlage abgesichert sein etwa in dem Sinne "Beschlüsse des Vorstands können auch schriftlich oder fernmündlich gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren erklären." Darüber hinaus sollten die Verfahren relativ detailliert und unter Wahrung der üblichen Fristen in einer Geschäftsordnung festgelegt sein, über die auch die Mitgliederversammlung abstimmen sollte. Bei der virtuellen Sitzung gelten in Bezug auf Mehrheiten und Quoren die gleichen Bedingungen wie bei realen und wie sie in der Regel auch in der Satzung festgelegt sein sollten z.B. "Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Vorstandssitzungen sind beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend sind".

Stand: 01. Oktober 2011

Gründungsversammlung nur an einem Ort

Müssen bei der Gründungsversammlung alle sieben Gründungsmitglieder an einem Ort versammelt sein, oder kann die Anwesenheit auch per Telefon oder Internet bestehen?

Für normale Mitgliederversammlungen, also nach der Vereinsgründung wird die virtuelle Form (d.h. online, per Post oder per Telefonkonferenz) der Abstimmung weitgehend akzeptiert, wenn sie in der Satzung des Vereins so vorgesehen ist (auch als sporadische Alternative zu realen Versammlungen). Bei der Gründungsversammlung sind wir immer noch etwas skeptisch und kennen auch bisher nur zwei Fäll der (nicht ganz unaufwändigen) Online-Gründung. Die Skepsis liegt in der sehr unterschiedlichen Anerkennungs- und Verfahrenspraxis der jeweiligen Register-, bzw. Amtsgerichte begründet. Es spricht aber nichts dagegen, sich bei dem zuständigen Gericht (an dem auch der Sitz des Vereins sein soll) nach solchen Möglichkeiten (oder ihrem Ausschluss) zu erkundigen.
In jedem Fall brauchen Sie allerdings die reale Unterschrift aller Gründungsmitglieder unter das Gründungsprotokoll und die Satzung und die Unterschriften müssen in der Regel gegen Vorlage Personalausweise notariell beglaubigt sein. Alternativen für diesen Schritt der Gründung zeichnen sich aber z.B. durch die Signaturfunktion des neuen Personalausweises (ab 2011) oder andere (eher noch kostaufwändigere) zertifizerte Verfahren zur absicherung einer elektronischen Signatur ab.

Stand: 08. April 2011

Online-Mitgliederversammlung

Könnten Sie die Modalitäten einer Online-Mitgliederversammlung (Chat-Room? Mail-Austausch?) näher erläutern?

Die Möglichkeit der Online-Mitgliederversammlung ist inzwischen rechtlich weitgehend anerkannt, erfordert allerdings mehrere Voraussetzungen. Vor allem muss sie bereits in der Satzung vorgesehen sein. Alle von Ihnen genannten technischen Möglichkeiten und weitere sind dafür denkbar. Wichtig ist, dass den in der Satzung festgelegten Fristen und Verfahrensanforderungen entsprochen wird und beispielsweise auch keine Mitglieder ausgeschlossen werden, etwa weil sie nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen. Schließlich muss bei Entscheidungen auch (z.B. über elektronische Signaturen oder andere technische Verfahren) die Identifizierung und Authentifizierung der Mitglieder gewährleistet werden.

Stand: 07. April 2011

Protokollunterzeichnung bei virtuellen Vorstandssitzungen

Muss das Protokoll einer virtuellen Vorstandssitzung von Teilnehmern, die über ganz Deutschland verteilt wohnen, vom Protokollanten und vom Vorstandsvorsitzenden pers. unterzeichnet werden? Muss ein Protokoll generell, um gültig zu sein, persönlich unterschrieben werden? Bei einer realen Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung , ja. Wir haben es bisher so gehandhabt, dass der Protokollant den Protokollentwurf zur evtl. Hinzufügung, Streichung oder Änderung ins geschlossene Vorstandsforum gestellt hat. Wenn nach 3 Tagen – alle Mitglieder sind täglich im Internet und können es gelesen haben – keine Rückmeldung diesbezgl. Erfolgt ist, haben wir es als endgültiges Protokoll im Protokollforum abgelegt, nur für Vorstandsmitglieder zugängig.

In der Tat muss ein Protokoll von Vorsitzendem und Schriftführer persönlich unterzeichnet werden. Absolut rechtssicher wäre dabei die elektronische Form mit einer zertifizierten elektronische Signatur oder auch die zur digitalen Kommunikation parallel archivierte ausgedruckte und unterschriebene Version. Eine Frist von 3 Tagen für Änderungs- und Ergänzungsvorschläge zum Protokoll erscheint uns recht knapp. Es müsste dann auch noch geregelt sein, wie über die eventuelle Änderungs und Ergänzungsprozedur dann auch noch entschieden wird. Hier empfielt es sich in jedem Fall für solche virtuelle Diskussion und Beschlussfassung eine Geschäftsordnung für die Vorstandsarbeit zu entwickeln und  - nicht nur aus Gründen der Transparenz - von der Mitgliederversammlung beschließen zu lassen

Stand: 01. Oktober 2011

Vereinsgründung im Ausland

Für die Interessenvertretung des Berufsstandes der Berufsskipper wollen wir einen Verein deutschen Rechts gründen, um bei deranstehenden Führerscheinreform gehört zu werden. Wie kann man das machen, wenn die Mitglieder weit verstreut auf den Weltmeeren segeln? Können wir die Gründungsversammlung auf Mallorca (da würde ich 7 Kollegen an einen Tisch bekommen) machen? Können wir die Mitgliederversammlung per Internet abhalten? Haben Sie von einer solchen Konstruktion gehört oder sogar konkrete Hinweise?

In gewisser Weise beschreiten Sie natürlich Neuland, obwohl im Zeitalter der Globalisierung (die für Ihre Berufsgruppe ja schon ein paar Jahrtausende gilt) die Nutzung der neuen Medien auch für solche Rechtsorgane wie dem guten deutschen e.V. selbstverständlich sein sollte.

Ganz konkret:
Wenn Sie sich insgesamt an die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen der Eintragung eines Vereins in das deutsche Vereinsregister halten, sollten diese spezifischen Fragen eigentlich unproblematisch sein.
Sie können also durchaus mit 7 Kollegen (die nicht unbedingt deutsche Staatsbürger sein müssen) eine Gründungsversammlung auf Mallorca abhalten. Mit den entsprechenden Dokumenten, also einer Satzung, die als Original und als Kopie von allen Gründungsmitgiedern unterschrieben sein muss und einem Gründungsprotokoll, das vor allem die Wahl des Vorstands dokumentiert, können Sie die Eintragung in das Vereinsregister bei Registergericht beantragen.
Hier gibt es eine kleine aber auch überwindbare Hürde. Die Erstanmeldung muss durch den gesamten Vorstand mit notariell beglaubigten Unterschriften erfolgen. Das kann aber auch an verschiedenen Orten durch verschiedene (europäische) Notare erfolgen.

Die Möglichkeit einer online-Mitgliederversammlung und - Beschlussfassung ist dann gegeben, wenn die Satzung diese Regelung enthält. (beispielsweise mit der Formulierung »Eine Online- Mitgliederversammlung ist möglich«). Die Register(Amts-)gerichte verweisen regelmäßig darauf, dass es bisher noch keine gerichtsbewährten Satzungs-Regeln gibt, die in jedem Fall Bestand haben. Sie warnen auch davor, Beschlüsse über Satzungsänderungen auf diesem Wege zu treffen. Generell gilt dabei, dass diese Beschlüsse immer unangefochten bleiben, solange kein stimmberechtigtes Mitglied Einspruch erhebt, oder dagegen gar klagt. Man könnte die Risiken interner Konflikte über Beschlüsse vielleicht auch über eine sogenannte Schiedsvereinbarung reduzieren.

Stand: 07. April 2011

Vereinsgründung über das Internet

Kann eine Vereingründung auch über das Internet erfolgen, wenn die Gründungsmitglieder örtlich weitauseinander wohnen: Somit würden Wahlen und Abstimmungen für die Satzung, Gründungsversammlung und Vorstandswahlen über das Internet erfolgen.

Internet-Entscheidungs- und Beschlussverfahren für das Vereinsleben sind grundsätzlich von den Vereinsregistern anerkannt. Eigentlich gilt das genauso auch für die Gründung. Allerdings gibt es dafür noch nicht so sehr viele rechtssichere Verfahren. Es ist sicher unproblematisch den Gründungsakt auch bis in die Detailentscheidungen per Internet-Abstimmung vorzubereiten. Es gibt dann einige Bestimmungen, die dann auch über etwas aufwendige Verfahren abgesichert werden müssen so z.B. die notariellen Beglaubigungen der Unterschriften des gewählten Vorstands für den Antrag zur Eintragung in das Vereinsregister. Das wäre heute sicherlich auch über die elektronischen Signaturen (z.B. des neuen Personalausweises) zu bewerkstelligen.

Für die Gründung selbst scheint mir aber das Risiko späterer Anfechtbarkeit noch höher als ohnehin schon bei Online-Entscheidungsverfahren, die nicht entprechend technisch und rechtlich  abgesichert sind.

Zum Schluss aber noch einmal die Betonung, dass es grundsätzlich möglich sein müsste. Noch gibt es keine generell anerkannte Verfahren und eine reale Gründungsversammlung gäbe doch mehr Sicherheit.
Vielleicht sollten Sie aber doch einfach einmal den zuständigen Rechtspfleger ihres Vereinsregister-(Amts-)gerichts telefonisch anfragen, denn auch die Akzeptanz der verschiedenen Verfahren ist von Amtsgericht zu Amtsgericht sehr verschieden.

Stand: 08. April 2011

Website registrieren

Eine Frage zur Anmeldung eines Webhostings / einer Website: Dort können nur Firmen oder Privatpersonen eingetragen werden. Steht dem etwas im Wege, wenn eine Privatperson sich als Betreiber der Internetseite für den Verein anmeldet?

Grundsätzlich ist diese Form der Anmeldung einer Website problemlos (und tausendfache Praxis). Aus Sicht des Vereins wäre aber immer zu einer schriftlichen Vereinbarung zu raten, die dem Verein Domain- (Namens- und andere) Rechte sichert. Es geht darum, bei Ihrem Ausscheiden dem Verein die Übertragung der Domain sicher zu stellen.
Übrigens ginge es bei den meisten Providern auch, den Verein (auch vor der eigentlichen Gründung, gleichsam als Vorverein oder Verein in Gründung)als Firma zu registrieren. Oft sind damit aber höhere Kosten verbunden.

Stand: 29. März 2011