7 Fragen zu Protokollierung mit Expertenantworten

Doppelfunktion

Kann der Kassenprüfer auch gleichzeitig der Schriftführer des Verein sein.

Gegen die Übernahme beider Funktionen durch eine Person spricht im rechtlichen Sinne grundsätzich  erst
einnmal nichts. Das Vereinsrecht bzw. das bürgerliche Gesetzbuch (BGB) macht keine Vorgaben
zur Kassenprüfung. Ausreichend kann die Frage aber nur auf der Grundlage der konkreten
Satzungsbestimmungen des Vereins beantwortet werden. Sie dürften z.B. nicht
ausschließen, dass der/die Kassenprüfer/Revisoren dem Vorstand angehören, was bei den
meisten Vereinen allerdings für die Schriftführer gilt.
Für die Kassenprüfer/Revisoren und ihre Kontrollfunktion wird generell (auch nach dem
Handelsrecht) eine große Unabhängigkeit zur Geschäftsführung bzw. dem Vorstand
gefordert. Insofern wäre die Vereinigung beider Aufgaben in diesem Sinne nicht eine wirklich
gute Lösung. Schließt die Satzung sie nicht explizit aus, ist sie gleichwohl rechtlich zulässig.

Stand: 13. Januar 2016

Inhalt des Protokolls der Mitgliederversammlung

Was ist in einem Protokoll zu protokollieren? Wiederholung der Tagesordnung? Alle Vortragsinhalte des Vorstands plus Fragen und Antworten dazu? Nur Ergebnisse und Beschlüsse mit Anzahl der Stimmen?

Die Verpflichtung des BGB (§ 58 Nr. 4) zur "Beurkundung von Beschlüssen" als
Satzungsbestimmung verlangt eigentlich zwingend nur die Protokollierung von Beschlüssen,
die zu Anmeldungen (Gründung, Vorstandswahl, Satzungsänderungen usw.) beim
Vereinsregister vorgesehen sind. Aus rechtlicher Sicht (gegenüber dem Registergericht aber
auch gegenüber dem Finanzamt) empfiehlt sich aber a) eine generelle Prototkollierung aller
Beschlüsse und b) auch des Ablaufs der MV (in groben Zügen). Die meisten
Satzungsbestimmungen sehen dies so vor. Es geht also mindestens um ein
Ergebnisprotokoll (zu allen Sach, Wahl- und Verfahrensentscheidungen), idealerweise auch
um ein Ablaufprotokoll. Ein Protokoll erfüllt im wesentlichen eine Beweisfunktion (vor allem bei Konflikten in größerem zeitlichen Abstand zu den Prozessen der Beschlussfassung.
Inhalte eines Protokolls werden in der Regel im wesentlichen sein:
Anlass (ordentliche, außerordentliche MV)
Versammlungsort, Datum, Zeitrahmen (Beginn, Ende)
Zahl der erschienenen (stimmerbechtigten) Mitglieder
Versammlungsleitung und Protokollführung (gegebenfalls Wahl)
Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Tagesordnung
Feststellung der Beschlussfähigkeit
Berichte des Vorstands
Entlastung des Vorstands (nach Rechenschafts-, Geschäftsbericht)
Vorstandswahlen (Wahlleitung, gewählte Personen, Amt, Zahl der Stimmen, Annahme der Wahl)
Anträge zu Sach- und Verfahrensentscheidungen
Abstimmungsverfahren und Beschlussergebnis
Schließung der MV (Zeitpunkt)
Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer

Stand: 25. November 2015

Organe des Vereins

Kann der Vorstand aus einer einzigen Person bestehen oder muß er immer aus mindestens 2 Personen, dem/der Vorstandsvorsitzenden und dem/der bestehen Stellveretreter/in? Welche Positionen müssen noch zwingend festglegt werden? Da der Verein keine Mitgliedbeiträge erheben wird, muss dennoch ein Kassenwart ernannt werden? Was ist mit dem Portokollführer?

Grundsätzlich kann der Vorstand (als der nach außen Vertretungsberechtigte) eines (eingetragenen) Vereins auch nur aus einer Person bestehen. In diesem Fall treten aber schnell Probleme auf, wenn der einzige vertretungsberechtigte Vorstand (Abwesenheit, Krankheit usw.) für dringende Geschäfte ausfällt. Aus diesem Grunde und zur besseren Kontrolle im Verein (4-Augen-Prinzip) empfiehlt es sich eigentlich immer zwei vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder zu haben.

Für andere Organe des Vereins (Kassenwart usw.) gilt, dass Sie solche Ämter in der Satzung nicht unbedingt festlegen müssen. Aber auch wenn Sie keine Mitgliedsbeiträge erheben, sollte es für den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins und die angemessene Verwendung der Mittel neben dem Vorstand einen weiteren Verantwortlichen und einen (möglichst unabhängigen) Prüfer geben.
Protokollführer können zu den jeweiligen Mitgliederversammlungen vom Vorstand bestimmt werden, die Protokolle werden dann von dieser Person und dem Vorstand unterzeichnet. Am wichtigsten ist vor allem das Protokoll zur Gründung des Vereins.

Stand: 08. April 2011

Protokoll einer Mitgliederversammlung

Wann/wie/von wem wird das Protokoll einer Außerordentlichen Mitgliederversammlung üblicherweise »beschlossen«? Gibt es möglicherweise eine Frist, innerhalb derer man Abweichungen anmerken kann, und danach gilt das Protokoll als akzeptiert, wenn keine Widersprüche geäußert werden?

Protokolle werden in der Regel nur dann beschlossen, wenn die Satzung das vorsieht. Üblicher Weise dann in der folgenden Mitgliederversammlung (vom Rechtsanspruch her eigentlich nur durch Verlesen).
Nach BGB haben die Mitglieder eigentlich kein Recht auf eine Kopie des Protokolls. Bei der Einladung zu einer außerordentlichen MV. mit vermutlich krischen/schwierigen Themen könnte die Beschlussfassung über das Protokoll auch gleichzeitig mit dem Antrag zur Einberufung einer außerordentlichen MV mit beantragt werden und dann auch ein Verfahren zur (vereinsinternen) Veröffentoichung des Protokolls und einer Einspruchsfrist  Wenn die Satzung (oder eine in der Satzung erwähnte Geschäftsordnung) die Beschlussfassung über das Protokoll nicht enthält, wird es allerdings keinen ordentlichen Rechtsanspruch darauf geben.

In der Regel sollten aber alle Beteiligten an einer hohen Transparenz interessiert sein.
Gibt es keine Widersprüche, gelten auch alle in dem Protokoll dokumentierten Beschlüsse als akzeptiert.

Stand: 12. April 2011

Protokoll-Unterschrift

Als Schriftführerin verschickte ich das Protokoll zumindest an die Internet-Besitzer bisher per E-Mail und dann natürlich nicht handunterschrieben. Jetzt hieß es, ich müsste es an alle per Post schicken, um es von Hand unterschreiben zu können, sonst würde das Finanzamt uns nicht anerkennen. Ist eine Unterschrift im Internet nicht rechtsgültig??

Die Frage der  Unterschrift ist vermutlich weniger das Problem, als die Frage der Absicherung der Erreichbarkeit aller Mitglieder des Vereins. Wenn über entsprechende Regelungen der Satzung (Internet-Information), Beschlüsse der Mitgliederversammlung und Bestimmungen bei der Mitgliedsaufnahme (Zustimmung zum Versand von Informationen des Vereins per Internet-Kommunikation) die Praxis des Protokollversands (eventuell ergänzt um Versand auf dem Postweg für die Mitglieder, die nicht über Internet- bzw. E-Mail-Zugang verfügen) so organisiert ist, dass kein Mitglied ausgeschlossen wird und der (E-mail-)Absender als Schriftführer oder Vorstandsmitglied eindeutig identifizierbar ist, ist keine handschriftliche Signatur nötig. Sie sollte sich unter dem in den Vereinsakten abgelegten Original-Protokoll befinden. Sie könnte für beide Zwecke rechtssicher durch eine elektronische Signatur (etwa mit den Fuktionalitäten des neuen Personalausweises und einem entsprechenden Zertifikat) legitimiert werden. Problematisch aus der Sicht der Vereinsregister und der Finanzämter ist der eventuelle Ausschluss von Vereinsmitgliedern durch die Umstellung auf elektronische Informations- und Beschlussverfahren.

Stand: 09. Juni 2011

Protokollunterzeichnung bei virtuellen Vorstandssitzungen

Muss das Protokoll einer virtuellen Vorstandssitzung von Teilnehmern, die über ganz Deutschland verteilt wohnen, vom Protokollanten und vom Vorstandsvorsitzenden pers. unterzeichnet werden? Muss ein Protokoll generell, um gültig zu sein, persönlich unterschrieben werden? Bei einer realen Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung , ja. Wir haben es bisher so gehandhabt, dass der Protokollant den Protokollentwurf zur evtl. Hinzufügung, Streichung oder Änderung ins geschlossene Vorstandsforum gestellt hat. Wenn nach 3 Tagen – alle Mitglieder sind täglich im Internet und können es gelesen haben – keine Rückmeldung diesbezgl. Erfolgt ist, haben wir es als endgültiges Protokoll im Protokollforum abgelegt, nur für Vorstandsmitglieder zugängig.

In der Tat muss ein Protokoll von Vorsitzendem und Schriftführer persönlich unterzeichnet werden. Absolut rechtssicher wäre dabei die elektronische Form mit einer zertifizierten elektronische Signatur oder auch die zur digitalen Kommunikation parallel archivierte ausgedruckte und unterschriebene Version. Eine Frist von 3 Tagen für Änderungs- und Ergänzungsvorschläge zum Protokoll erscheint uns recht knapp. Es müsste dann auch noch geregelt sein, wie über die eventuelle Änderungs und Ergänzungsprozedur dann auch noch entschieden wird. Hier empfielt es sich in jedem Fall für solche virtuelle Diskussion und Beschlussfassung eine Geschäftsordnung für die Vorstandsarbeit zu entwickeln und  - nicht nur aus Gründen der Transparenz - von der Mitgliederversammlung beschließen zu lassen

Stand: 01. Oktober 2011

Vorstand - Herausgabe von Protokollen

Unstimmigkeiten im Vorstand. Der 1. Vorsitzende erscheint absichtlich nicht zur Vorstandssitzung. Er wird durch den 2. Vorsitzenden vertreten. Auf der anschliessenden Mitgliederversammlung wird der 1. Vorsitzende nicht wiedergewählt und kündigt daraufhin seine Mitgliedschaft. Er hält Vereinsunterlagen zurück und fordert im Gegenzug eine Kopie der Protokolle der beiden Sitzungen und eine Anwesenheitsliste. Hat er ein Anrecht auf diese, noch nicht genehmigten, Protokolle. Er wirft dem neuen Vorstand Verstoss gegen das Vereinsrecht vor, dem alten Vorstand satzungswidriges Verhalten.

Die Sachlage ist für uns im Ablauf nicht ganz klar nachvollziehbar.
Unsttrittig ist, dass der ehemalige Vorsitzende nach korrekter Nicht-Wiederwahl und Austritt aus dem Verein selbstverständlich sämtliche Unterlagen dem Verein zu übergeben hat, ansonsten rechtlich belangt werden kann.
Die Frage des Rechts auf Einsichtnahme in Protokolle ist nach dieser Schilderung auch nicht so ganz eindeutig zu beantworten. Geht es um ein Protokoll der Vorstandssitzung an der der damalige Vorsitzende nicht anwesend war, aber noch im Amt, so hat er ein Recht auf Einsicht. Geht es weiter um das Protokoll der MV (seiner Nicht-.Wiederwahl) bei der er noch Mitglied des Vereins war, so hat er formal ebenfalls noch ein Recht zur Einsicht. Wenn Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung satzungsgemäß und vom Verfahren her korrekt verlaufen sind, gibt es eigentlich keinen Grund diese Protokolle zurückzuhalten. Diese Frage sollte auch nicht (nach dem Prinzip "Wie Du mir, so ich Dir") gekoppelt werden an das Problem der Verweigerung der Herausgabe von Vereinsunterlagen. Letzteres ist eindeutig rechtswidrig, sollte notfalls auf dem Rechtswege und nicht durch etwaige eigene Rechtswidrigkeit zu lösen versucht werden.

Stand: 21. Oktober 2011