9 Fragen zu Kassenprüfung mit Expertenantworten

Anwesenheit bei Kassenprüfung

Wieviel Personen müssen bei einer Kassenprüfung anwesend sein und das Protokoll gegenzeichnen? Bisher hat unsere Mitgliederversammlung 2 Personen dafür gewählt, die die Arbeit alleine durchführten und beide das Protokoll mit ihrer Unterschrift bestätigten. Ist diese von uns durchgeführte Form der Kassenprüfung noch rechtens oder gibt es inzwischen andere/neuere Bestimmungen?

Von den allgemeinen Rahmenbestimmungen her betrachtet, ist das von Ihnen praktizierte Verfahren der Kassenprüfung völlig in Ordnung.
Gelegentlich (aber eher selten) sind Regeln der Kassenprüfung auch in die Satzung von Vereinen aufgenommen worden. Vielleicht sollten Sie sich noch einmal in Ihrer Satzung vergewissern, dass dort nichts anderes, spezielles zur Rechnungsprüfung festgeschrieben ist, an das Sie sich dann auch halten müßten (in den wenigsten Satzungen steht dazu aber etwas).

Rechnungs- bzw. Kassenprüfer sollen ja weitgehend unabhängig (von Vorstand und Geschäftsführung sein). Der Bericht sollte also nur von den Prüfern unterzeichnet sein und sie sollten die Prüfung eigenständig und ungestört vornehmen können. Sie sollten Einsicht in alle Unterlagen haben und wenn, dann von sich aus ergänzende Informationen von Vorstand der Geschäftsführung einholen können, nach Möglichkeit aber in ihrem Prüfungsauftrag nicht ständig von der Vereinsführung begleitet (und womöglich beeinflußt) werden.

Stand: 29. März 2011

Bargeldkasse

Muss bei einer Kassenprüfung der Bestand in der Bargeldkasse genau nachgezählt werden, oder reicht es, die Belege zu prüfen?

Im Rahmen der treuhänderischen Vewaltung des Vereinsvermögens und seiner Rechenschaftspflicht ist der Vorstand zu einer lückenlosen Kassenprüfung verpflichtet. Sie beinhaltet praktisch und eigentlich zwingend dann auch den "Kassensturz", d.h. das Zählen des Bargeldbestands und den Vergleich mit dem Bestand des Kassenbuchs und der Belege.
[§§ 27 (3), 666 BGB + § 140 Abgabenordnung (AO)]

Stand: 22. März 2013

Doppelfunktion

Kann der Kassenprüfer auch gleichzeitig der Schriftführer des Verein sein.

Gegen die Übernahme beider Funktionen durch eine Person spricht im rechtlichen Sinne grundsätzich  erst
einnmal nichts. Das Vereinsrecht bzw. das bürgerliche Gesetzbuch (BGB) macht keine Vorgaben
zur Kassenprüfung. Ausreichend kann die Frage aber nur auf der Grundlage der konkreten
Satzungsbestimmungen des Vereins beantwortet werden. Sie dürften z.B. nicht
ausschließen, dass der/die Kassenprüfer/Revisoren dem Vorstand angehören, was bei den
meisten Vereinen allerdings für die Schriftführer gilt.
Für die Kassenprüfer/Revisoren und ihre Kontrollfunktion wird generell (auch nach dem
Handelsrecht) eine große Unabhängigkeit zur Geschäftsführung bzw. dem Vorstand
gefordert. Insofern wäre die Vereinigung beider Aufgaben in diesem Sinne nicht eine wirklich
gute Lösung. Schließt die Satzung sie nicht explizit aus, ist sie gleichwohl rechtlich zulässig.

Stand: 13. Januar 2016

Haftung des Kassierers bei Überweisungen.

In welcher Weise ist ein Kassierer haftbar für die getätigten Überweisungen? Wenn z. B. Der Vorsitzende dem Kassierer sagt, er möge eine best. Summe an den Vorsitzenden überweisen. Ist der Kassierer verpflichtet, die Ausgaben auf Rechtmäßigkeit oder nur auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen? Wenn der Kassierer überweist und es wird bei einer Prüfung festgestellt, dass einige Ausgaben des Vorsitzenden zu Unrecht abgerechnet worden sind. Wer haftet für diesen Fehler, der Kassierer oder der Vorsitzende, der die Anweisung gegeben hat? Hat der Vorsitzende eine Berechtigung, außer einer Kontoeinsichtnahme auch Überweisungen zu tätigen?

Haftungsansprüche durch Fehlentscheidungen innerhalb des gesamten Vorstands oder einzelner Vorstandsmitglieder richten sich im Rahmen der sogenannten Organhaftung immer an den gesamten Verein. Wenn der Verein dann seinerseits grob fahrlässiges oder vorsätzliches Fehlverhalten einzelner feststellt kann er nur zivilrechtlich die individuelle Haftung für den Schaden festellen lassen, den er im Rahmen der Organhaftung zunächst ausgleichen muss. Im Rahmen des Verbots von In-Sich-Geschäften (§ 181 BGB) müssten, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt Zahlungen an den Vorsitzenden auf einem Vorstandsbeschluss (an dem er selbst nicht beteiligt ist) beruhen und von einem anderen Vorstandsmitglied veranlasst werden. In diesem Sinne wäre der Kassierer oder Schatzmeister verpflichtet, die REchtmäßigkeit des Verfahrens zu überprüfen. Ist er Mitglied des Vorstands ist er auch an dem Beschluss zur Frage der Rechtmäßigkeit der Zahlung beteiligt. In der Regel, wenn Satzung und Geschäftsordnung dem nicht widersprechen ist der Vorsitzende im Rahmen seiner gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretungsbefugnis für den Verein auch berechtigt, Überweisungen zu tätigen (außer an sich selbst).

Stand: 12. Mai 2015

Jahresabschluss - Verfahrensweg

Wir haben den ersten Jahresabschluss (Basis:Einnahme-Überschussrechnung) für unseren Verein zumachen. Ist der vom Kassierer erstellte Jahresabschluss zunächst im Vorstand zuberaten/aufzustellen? Anschließend Prüfung durch Rechnungsprüfer und dann Mitgliederversammlung/Entlastung Vorstand vorzulegen? Oder ist der Vorstand bei diesem Vorgang außen vor?

Der aufgezeigte Verfahrensweg (Vorlage Schatzmeister; Beratung im Vorstand; Prüfung; Vorlage bei der Mitgliederversammlung einschließlich Prüfbericht) ist der richtige. "Außen vor" bleibt der Vorstand nur bei der Arbeit der Rechnungsprüfer, die ihren Auftrag unabhängig und vom Vorstand unbeeinträchtig ausführen können sollten. Ansonsten trägt der Vorstand die Verantwortung für den Jahresabschluss.

Stand: 22. Mai 2012

Kassenführung

Wenn wir ein Vereinskonto gründen, ist für die Verwaltung der Gelder ein Kassenwart notwendig oder reicht es aus, wenn der Vorstand sich um das Konto und die Gelder kümmert?

Sie können durchaus ein Vorstandsmitglied mit der Kassenführung und der Verwaltung des Kontos beauftragen. Sinnvoll ist es aber in jedem Fall, eine jährliche Rechnungs- bzw. Kassenprüfung einzurichten.

Stand: 29. März 2011

Muß ein Kassenprüfer auch Vereinsmitglied sein

Meine Vereinskameraden und ich bilden gerade den Vorstand eines Vereins neu und so kommen da einige Fragen auf. Wir würden gerne wissen, ob der Kassenprüfer im Verein ein Mitglied sein muss oder nicht.

Die Antwort hängt eigentlich von der Satzung Ihres Vereins ab. Wenn sie die Bestellung von Nichtmitgliedern nicht ausdrücklich ausschließt, kann die Prüfung auch von Nichtmitgliedern vorgenommen werden. Gegenüber den Finanzbehörden und anderen rechtlichen Aufsichtsorganen hat eine solche Prüfung sogar eher Vorteile.
Falls in der Satzung zur Geschäftsprüfung nichts ausgesagt ist, kann die Mitgliederversammlung die Prüfung und die Berufung externer Prüfer beschließen.

Stand: 04. April 2011

Neuwahlen

Darf der zweite Vorsitzende eines eingetragenen Vereins gleichzeitig Kassenprüfer sein?

Die Kassenprüfung ist im engeren Vereinsrecht des BGB so gar nicht beschrieben.
Sie ist aber Bestandteil der Überprüfung der Geschäftsführung des Vorstands und führt in der Regel dann auch zur rechtlich gültigen Entlastung des Vorstands. Die Kassenprüfung sollten übernehmen Mitglieder
des Vereins, auch Nichtmitglieder aber eigentlich nicht die Mitglieder des Organs
(Vorstand) das selbst überprüft werden soll.
Ein solches Verfahren würde in Analogie zum Steuerrecht heißen, dass wir Bürger unsere
Steuererklärungen selbst prüfen und für rechtsgültig erklären dürften.
Wenn die Satzung selbst eine solche Personalunion von Vorstandstätigkeit und Kassenprüfung nicht ausdrücklich ausschließt, ist sie aber (vereins-)rechtlich im eigentlichen Sinne zulässig. Hilfreich ist sie sicher nicht, weder hinsichtlich der eigentlichen Kontrollfunktion, noch gegenüber den gemeinnützigkeitsrechtlichen Anforderungen der Finanzbehörden.

Stand: 13. Januar 2016

Vorstandsmitglied und Kassenprüfung

Darf bei einer Kassenprüfung ein Vorstandsmitglied anwesend sein? Üblicherweise wäre das ja der Kassenwart, sowie zwei Prüfer. Darf dann hier z.B. der Vorstand oder dessen Vertretung anwesend sein?

Unter normalen Umständen wird bei der Kassenprüfung bei Rückfragen auch der Vorstand (neben dem
Kassenwart) von den Prüfern einbezogen. Ein Recht des Vorstandes auf Anwesenheit bei der Prüfung (also vielleicht im Sinne einer Überprüfung der Prüfer oder des Prüfprozesses) gibt es allerdings nicht. Es geht ja eigentlich um eine unabhängige Prüfung der Geschäftsführung des Vorstandes.

Stand: 04. April 2011