8 Fragen zu Kassenführung mit Expertenantworten

Aufwandsentschädigung

Darf der Verein meine Aufwandsentschädigung auch bar Auszahlen(gegen Quittung) oder ist das verboten?

Gegen eine Barauszahlung von Aufwandsentschädigungen ist grundsätzlich nichts einzuwenden, soweit es darüber eine schriftliche Vereinbarung gibt und der Empfang quittiert wird.

Stand: 22. Mai 2012

Bargeldkasse

Muss bei einer Kassenprüfung der Bestand in der Bargeldkasse genau nachgezählt werden, oder reicht es, die Belege zu prüfen?

Im Rahmen der treuhänderischen Vewaltung des Vereinsvermögens und seiner Rechenschaftspflicht ist der Vorstand zu einer lückenlosen Kassenprüfung verpflichtet. Sie beinhaltet praktisch und eigentlich zwingend dann auch den "Kassensturz", d.h. das Zählen des Bargeldbestands und den Vergleich mit dem Bestand des Kassenbuchs und der Belege.
[§§ 27 (3), 666 BGB + § 140 Abgabenordnung (AO)]

Stand: 22. März 2013

Jahresabschluss - Verfahrensweg

Wir haben den ersten Jahresabschluss (Basis:Einnahme-Überschussrechnung) für unseren Verein zumachen. Ist der vom Kassierer erstellte Jahresabschluss zunächst im Vorstand zuberaten/aufzustellen? Anschließend Prüfung durch Rechnungsprüfer und dann Mitgliederversammlung/Entlastung Vorstand vorzulegen? Oder ist der Vorstand bei diesem Vorgang außen vor?

Der aufgezeigte Verfahrensweg (Vorlage Schatzmeister; Beratung im Vorstand; Prüfung; Vorlage bei der Mitgliederversammlung einschließlich Prüfbericht) ist der richtige. "Außen vor" bleibt der Vorstand nur bei der Arbeit der Rechnungsprüfer, die ihren Auftrag unabhängig und vom Vorstand unbeeinträchtig ausführen können sollten. Ansonsten trägt der Vorstand die Verantwortung für den Jahresabschluss.

Stand: 22. Mai 2012

Kassenbuch

Wir führen für eine freiwillige Feuerwehr seit Jahren die Kasse mit ordentlicher Buchführung über Lexware Buchhalter. Nun ist von Seiten eines neuen Revisors die Frage aufgetaucht ob zusätzlich zur ordentlichen Buchführung noch ein täglich geführtes Kassenbuch geführt werden muß.

Die Führung eines (chronologischen) Kassenbuchs ist (nach §146 (1) Satz der Abgabenordnung) in jedem Fall für bare Zahlungsvorgänge vorgeschrieben. Aus den Erfahrungen der eigenen Praxis und der vieler uns bekannter Organisationen, würden wir die Führung eines solchen Kassenbuches selbst bei dem Einsatz sehr ausgefeilter Buchhaltungssoftware (aus der sich ein Kassenbuch als Auszug erstellen läßt) empfehlen. Wir wissen natürlich um die zusätzliche Arbeitsbelastung. Sie reduziert sich allerdings nach einiger Zeit wieder erheblich durch entsprechende Routine. Vor allem aber erhöht sich u. E. für alle Beteiligten (nicht zuletzt für die Kassenführung selbst) die Durchsichtigkeit des Finanzwesens.

Stand: 19. Januar 2012

Kurzfristiger Rücktritt des Kassierers während der Amtszeit

Tritt der 1. Kassierer kurzfristig kurz vor Ende seiner gewählten Amtszeit (ca. 3 Monate) zurück, wieweit ist er dem Vorstand gegenüber bis zum Ende der gesamten Amtszeit noch verpflichtet? Muss er einen kompletten Kassenabschluss mit Berichten bis zu diesem Zeitpunkt machen?

Der Kassenwart hat wie jedes Vorstands- oder auch beauftragtes Mitglied des Vereins ein Recht zu jederzeitigem Rücktritt. Zu diesem Zeitpunkt endet auch die Verpflichtung seiner Aufgabe für zukünftige Zeiträume. Er muss also einen vernünftigen Abschluss, d.h. eine Übersicht über den (zum Zeitpunkt des Rücktritts) aktuellen Stand der Vereinsfinanzen vorlegen und darüber hinaus alle Unterlagen, Arbeitsmittel aus dem Vermögen des Vereins usw. an den Vorstand übergeben. Verpflichtungen bis zum Ende der gesamten Amtszeit hat er (formal bzw. rechtlich) nicht mehr.

Stand: 13. November 2012

Rechnungsstellung für Mitgliedsbeiträge?

Wir sind ein e.V. im Bereich Sport und stellen uns die Frage, ob für die Mitgliedsbeiträge normale Ausgangsrechnungen erstellt werden müssen, die dann auch entsprechend der Aufbewahrungsfristen zu archivieren sind. Gleiches gilt für Kursgebühren, Platzgeld u.ä., das je nach Sportabteilung und Teilnahme zusätzlich zu den monatlichen Mitgliedsbeiträgen berechnet wird.

Für Mitgliedsbeiträge sind in der Regel (formal) keine zusätzliche Rechnungen erforderlich. Die Beitragspflicht ist durch den Aufnahmeantrag abgedeckt und die Beitragsnachweise in der Regel durch die Buchungsbestätigungen. In bestimmten Fällen (z.B. des gemeinnützigen Spendenrechts nach dem Einkommenssteuerrecht) haben sich Verfahren zur Bestätigung der entrichteten Jahresbeiträge eingespielt (obwohl auch hier im Rahmen des vereinfachten Spendennachweises bis zur Höhe von 200 EUR auch nicht immer nötig).
Anderes gilt für die zusätzlichen, gelegentlichen Leistungen (ihre Beispiele Kursgebühren, Platzgeld usw.), die jeweils einzeln förmlich in Rechnung gestellt werden müssen.
Die Archivierungsfrist (10 Jahre ab Datum des Geschäftvorfalls) gilt generell unabhängig von der Art der Belege (ob Rechnungen oder Buchungsbestätigungen).

Stand: 18. Juli 2012

Vereinskonto

Ist es zulässig, dass ein Vereinskonto auf den Namen des Kassierers als Privatkonto geführt wird?

Im Falle eines eingetragenen und als gemeinnützig anerkannten Vereins ist eine solche Kontoführung unzulässig und würde von dem zuständigen Finanzamt moniert, könnte auch den Entzug der Gemeinnützigkeit zur Folge haben. Die Bindung des Vereinsvermögens an gemeinnützige Zwecke erfordert den Zugriff der (durch Wahl auch wechselnder) jeweiligen Vorstandsmitglieder. Auf das Privatkonto hat nur die Privatperson (Kassierer) Zugriff. Damit ist auch für den Verein keine Transparenz seiner Finanzangelegenheiten gegeben. Darüber hinaus kann ein offzielles Konto eines gemeinnützigen Vereins gegen Vorlage des Freistellungsbescheids von der Abgeltungssteuer befreit werden. Viele Banken verzichten bei Vereinskonten auch auf die Erhebung von Kontoführungsgebühren

Stand: 22. Mai 2012

Wer haftet für fehlenden Betrag in der Vereinskasse

Unser Kassenwart hat letzte Woche seinen Rücktritt eingereicht und mitgeteilt, dass er als letzte Amtshandlung von den 2.000 Euro des Vereinsvermögens, 1.500 Euro einem anderen Verein gespendet hat. Weiterhin erklärt er, dass falls die anderen Mitglieder des Vorstandes nicht damit einverstanden sind, sei es ihre Pflicht den Betrag vom anderen Verein zurück zu fordern. Nach Tagen teilt er der Vorsitzenden mit, dass sie (die Vorsitzende) immer noch nicht ihrer Pflicht nachgekommen sei, das Geld vom anderen Verein zurückzufordern und somit das als Zustimmung aufgefasst wird und sie sich falls der Umstand der Veruntreuung besteht, wie ihm von manchen vorgeworfen wird, dies auch für die Vorsitzende gelte.

Auf der Grundlage Ihrer Informationen und ohne wirkliche Kenntnis der Einzelheiten können wir Ihnen nur Hinweise zur weiteren Klärung und zum Vorgehen nennen.
Zunächst liegt im Rahmen der sogenannten Organhaftung die Haftung bei Ihrem Verein als Körperschaft.  
Der andere, von der Spende begünstigte Verein kann zunächst davon ausgehen, dass der Kassenwart als Mitglied des Vorstands und mit der Vollmacht zur Verfügung über einen solchen Betrag im Sinne Ihres Vereins (und seines Zwecks) und im Einverständnis mit dem Gesamtvorstand gehandelt hat.
Trifft dies nach Ihrer Schilderung nicht zu und hat der Kassenwart die Spende ohne
Absprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern, d.h. ohne Beschluss des Vorstands oder Beschluss der Mitgliederversammlung ausgezahlt, dann liegt mit großer Wahrscheinlichkeit eine grob fahrlässige, wenn nicht gar vorsätzliche Schädigung Ihres Vereins durch den Kassenwart vor. In diesem Fall würde ihn auch der Rücktritt als Kassenwart nicht vor einer persönlichen Haftung schützen. Voraussetzung zur Durchsetzung dieser persönlichen Haftung wäre allerdings eine Strafanzeige des Vereins (der Vorsitzenden) gegen den Kassenwart. Unter diesen Voraussetzungen wäre es selbstverständlich auch die Pflicht und Aufgabe des Kassenwarts das Geld zurückzuforden bzw. wenn es sich um eine Überweisung gehandelt hat, sie im Rahmen der geltenden Fristen rückgängig zu machen.
Wenn die Spende ohne Wissen der anderen Vorstandsmitglieder und der Vorsitzenden und ohne Beschluss des Vorstands durch den Kassenwart erfolgte kann auch die Verantwortung für die Rückforderung nicht nachträglich an ihn übertragen werden.
Es sollte zunächst versucht werden, mit Hinweis auf persönliche Haftung und strafrechtliche Konsequenzen den Kassenwart zu überzeugen, diese Spende rückgängig zu machen. Mit einer Vermögensübertragung in dieser Höhe könnten sich für den Verein unter Umständen auch gemeinnützigkeitsrechtliche Konsequenzen durch das Finanzamt ergeben.
Vielleicht ist dann zur Vermeidung aufwändiger und langwieriger rechtlicher Verfahren auch hilfreich, wenn die Vorsitzende selbst doch auch Kontakt zu dem anderen Verein aufnimmt um parallel auch auf dieser Ebene den Sachverhalt zu klären.
Um sich vor solchen "Überraschungen" mindestens zukünftig zu schützen, wäre es ratsam, mindestens die Verfügungsvollmacht des Kassenwarts bzw. einzelner Vorstandsmitglieder (auf bestimmte Beträge) zu begrenzen. Die vermtulich beste Lösung ist die Einführung des Vier-Augen-Prinzips, d.h. generell die Verfügung über das Vermögens des Vereins von den Unterschriften von zwei Vorstandsmiliedern abhängig zu machen.

Stand: 20. Mai 2015