6 Fragen zu Geschäftsordnung(en) mit Expertenantworten

Abstimmung bei virtuellen Vorstandssitzungen

Ist eine reale und eine virtuelle Vorstandssitzung gleichberechtigt? Wie muss bei einer virtuellen Sitzung z. B. Über einen Antrag über Bezuschussung für ein best. Projekt abgestimmt werden? Wir handhaben es so, dass dieser Antrag 1 – 2 Wochen allen Vorstandsmitgliedern zur Diskussion zugestellt wird, so dass nur noch abgestimmt werden muss oder diskutiert wird. Müssen dann, um eine gültige Abstimmung zu vollziehen, alle Vorstandsmitglieder abstimmen oder genügt es, wenn nur die Anwesenden an der virt. Sitzung abstimmen? Ist eventuell auch eine Abstimmung per Internet möglich, aber dann müssten sich wohl alle Vorstandsmitglieder an der Abstimmung beteiligen. Müsste dies evtl. in eine Geschäftsordnung?

Grundsätzlich sind nach jüngerer Rechtsauffassung rale und virtuelle Beschlussfassungen im vorstand gleichberechtigt anerkannt. Die virtuelle Kommunikation der Vorstandsarbeit sollte allerdings durch eine entsprechende Satzungsgrundlage abgesichert sein etwa in dem Sinne "Beschlüsse des Vorstands können auch schriftlich oder fernmündlich gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren erklären." Darüber hinaus sollten die Verfahren relativ detailliert und unter Wahrung der üblichen Fristen in einer Geschäftsordnung festgelegt sein, über die auch die Mitgliederversammlung abstimmen sollte. Bei der virtuellen Sitzung gelten in Bezug auf Mehrheiten und Quoren die gleichen Bedingungen wie bei realen und wie sie in der Regel auch in der Satzung festgelegt sein sollten z.B. "Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Vorstandssitzungen sind beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend sind".

Stand: 01. Oktober 2011

Anwesenheit bei Kassenprüfung

Wieviel Personen müssen bei einer Kassenprüfung anwesend sein und das Protokoll gegenzeichnen? Bisher hat unsere Mitgliederversammlung 2 Personen dafür gewählt, die die Arbeit alleine durchführten und beide das Protokoll mit ihrer Unterschrift bestätigten. Ist diese von uns durchgeführte Form der Kassenprüfung noch rechtens oder gibt es inzwischen andere/neuere Bestimmungen?

Von den allgemeinen Rahmenbestimmungen her betrachtet, ist das von Ihnen praktizierte Verfahren der Kassenprüfung völlig in Ordnung.
Gelegentlich (aber eher selten) sind Regeln der Kassenprüfung auch in die Satzung von Vereinen aufgenommen worden. Vielleicht sollten Sie sich noch einmal in Ihrer Satzung vergewissern, dass dort nichts anderes, spezielles zur Rechnungsprüfung festgeschrieben ist, an das Sie sich dann auch halten müßten (in den wenigsten Satzungen steht dazu aber etwas).

Rechnungs- bzw. Kassenprüfer sollen ja weitgehend unabhängig (von Vorstand und Geschäftsführung sein). Der Bericht sollte also nur von den Prüfern unterzeichnet sein und sie sollten die Prüfung eigenständig und ungestört vornehmen können. Sie sollten Einsicht in alle Unterlagen haben und wenn, dann von sich aus ergänzende Informationen von Vorstand der Geschäftsführung einholen können, nach Möglichkeit aber in ihrem Prüfungsauftrag nicht ständig von der Vereinsführung begleitet (und womöglich beeinflußt) werden.

Stand: 29. März 2011

Geschäftsordnung

Kann der Gesamtvorstand eines Vereins im Zuge der Aufgabenverteilung seiner einzelnen Vorstandsmitglieder dem Vorstandsgremium, bestehend aus 1. Vors., Stellvertr. und Schatzmeister, einige Aufgaben zur alleinigen Bearbeitung übertragen (neben der Vertretung nach innen und außen)? z.B. 1. Sekretariatsaufgaben 2. Erledigung des Schriftverkehrs Vorstandssitzungen 3. Vorbereitung von Mitgliederversammlungen 4. Umsetzung und Verfolgung von Beschlüssen. Muss diese Aufgabenverteilung in der Satzung niedergelegt sein oder reicht dafür eine Geschäftsordnung?

Der Vorstand kann und sollte durchaus eine solche Arbeitsteilung in der laufenden Geschäftsführung vornehmen. Es ist nicht notwendig und empfiehlt sich auch nicht, diese detaillierte Verteilung von Aufgaben in der Satzung vorzunehmen, da auch hier jede Veränderung der Arbeitsteilung  wieder eine Satzungsänderung und die Eintragung in dem Vereinsregister zur Folge hätte. Ratsam ist tatsächlich eine Geschäftsordnung des Vorstands, die seine Arbeit insgesamt regelt und, die, so weit die Satzung nichts anderes bestimmt bzw. den Beschluß darüber dem Vorstand zuspricht , von der Mitgliederversammlung beschlossen wird. 

Stand: 05. Dezember 2011

Kleingarten-Vereins-Satzung

Gibt es eine Kleingarten-Vereins-Satzung über Aufhebung der Mittagsruhe in den Wintermonaten, oder wie kann mann als Vorstand eine Aufhebung erreichen?

Die Aufhebung solcher Regelungen in der Satzung kann über eine Satzungsänderung erfolgen. Der Vorstand hätte die Aufgabe eine solche Satzungsänderung (zu diesem oder weiteren Punkten) vorzubereiten, der Mitgliederversammlung vorzuschlagen (mit entsprechender Vorlage zur Tagesordnung) und sie darüber entscheiden zu lassen. Zu beachten sind dabei die in der Satzung für solche Änderungen festgelegten Mehrheitsverhältnisse.
Grundsätzlich ist es sicher empfehlenswert, solche Regelungen über Mittagsruhe usw. nicht in der Satzung, sondern in einer von der Mitgliederversammlung beschlossenen Garten(-Nutzungs-)ordnung festzulegen.
Diese kann regelmäßig durch einfachen Beschluss der Mitgliederversammlung geändert werden. Damit werden aufwändige Satzungsänderungen mit Eintragung im Vereinsregister überflüssig.

Stand: 14. Januar 2016

Müssen Stellvertreter (Kassenwart/Schriftführer o.a.) in der Satzung aufgeführt sein

Bei der Satzungsneufassung kam die Frage auf, ob und mit welcher Formulierung stellvertretende Funktionsinhaber ( wie oben genannt) auch explizit in der Satzung aufgenommen werden müssen.

Solche Stellvertreter müssten in der Satzung immer dann genannt werden, wenn sie zu dem
Vorstand des Vereins (§ 26 BGB) gehören, oder im Falle der Stellvertretung, dessen/deren
(Vorstands-)Funktion tatsächlich übernehmen.
Modernere Formen der Konstruktion des Vorstands im Verein regeln die rechtliche Vertretung des Vereins ohne direkten Personenbezug und überlassen die Verteilung der Funktionen im Vorstand einer (außerhalb der Satzung) angesiedelten Geschäftsordnung Vorstand.

Stand: 14. Januar 2016

Vereinsführung

1. Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der/die Vorsitzende, der/die stellvertretende Vorsitzende, der/die Kassierer/in, der/die Schriftführer/in. Zur Abgabe von Willenserklärungen genügt die Mitwirkung von zwei Vorstandsmitgliedern. In finanziellen Angelegenheiten muss eines der zwei Vorstandsmitglieder der/die Kassierer/in sein. So der Wortlaut in unserer Satzung. In der Außendarstellung und im inneren des Vereins ergreift der 2. Vorstitzende das Wort, zB. durch Reden vor den Mitgliedern, Einberufen von Vorstandssitzungen, ohne dies mit dem 1. Vorsitzenden zu besprechen. Des öffteren werde ich von Mitgliedern gefragt, \"wer führt den Verein\". Diese Frage gebe ich nun weiter.

\\\"wer führt den Verein\\\" ist nicht ganz leicht und auch nicht einheitlich zu beantworten.Zunächst ist (nach BGB) der gesamte (eingetragene) Vorstand verantwortlich. Im Binnenverhältnis der Vorstandsmitglieder ist üblicher Weise der 1. Vorsitzende auch der oberste Repräsentant des Vereins - nach innen, wie nach außen und im Außenverhältnis gerichtlich, wie außergerichtlich, zumal wenn der 1. Vorsitzende auch in dieser Funktion von der Mitgliederversammlung gewählt wurde.
Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, leitet er auch die Mitgliederversammlung und erteilt (nach durchschaubaren Regeln) das Rederecht auch für die anderen Vorstandsmitglieder.
Als Vorsitzender des Vorstands obliegt ihm selbstverständlich auch die Regelung der Geschäftsordnung, zu der die Einberufung des Vorstands gehört.
Wie wir dieser (und auch Ihrer zweiten) E-Mail entnehmen, liegt allerdings das Problem vermutlich nicht auf dieser formalen Ebene, sondern eher in der Frage, wie sich diese formalen Selbstverständlichkeiten durchsetzen lassen.
Aus der Perspektive vieler leidvoller Erfahrungen in anderen Vereinen hilft unseres Erachtens dabei nur eine vereinsöffentliche Diskussion - mit allen konfliktträchtigen Konsequenzen -, die dann auch zu verbindlichen Verfahrensregeln, z.B. einer Versammlungsordnung für die Mitgliederversammlung und einer Geschäftsführungsordnung für den Vorstand führt.

Stand: 12. Mai 2015