14 Fragen zu Geschäftsführung mit Expertenantworten

Alternativen der Geschäftsführung

In unserem Verein sind im Laufe der Jahre die Aufgaben der Geschäftsführung de facto vom Vorstand an andere engagierte Vereinsmitglieder übergeben worden. Da diese Mitglieder für den Verein auch Rechtsgeschäfte abschließen müssen, wäre es wünschenswert, sie mit den entsprechenden Rechten auszustatten. Gibt es eine Möglichkeit, dies zu tun, ohne dass diese Mitglieder in den Vorstand wechseln, was jeweils eine Änderung im Vereinsregister erfordern würde, z.B. indem sie offiziell als Geschäftsführer eingesetzt werden? Kann es gleichzeitig mehrere Geschäftsführer geben? Welche anderen Möglichkeiten gibt es, Vereinsmitglieder ehrenamtliche Aufgaben zu übertragen, bei denen Sie Rechtsgeschäfte für den Verein tätigen müssen?

Neben der Geschäftsführung durch den Vorstand gibt es zwei weitere Möglichkeiten (klar abgegrenzte) Geschäftsführungsaufgaben (z.B. Abteilungsleitung im Sportverein, Leitung von Zweckbetrieben, mittelfristige Leitung größerer Projekte mit Führungsaufgaben usw.) aus dem Vorstand zu verlagern.
Die 1. Möglichkeit besteht in der Bestellung bzw. Berufung eines (in der Regel hauptamtlichen) "besonderen Vertreters" nach § 30 BGB. Damit wird sozusagen ein weiteres Vereinsorgan eingerichtet, das nicht dem Vorstand angehört, diesem gegenüber weisungsgebunden ist, in der Regel nur beratend an Vorstandssitzungen teilnimmt.Das ist die klassische (hauptamtliche) Geschäftsführerfunktion neben dem Vorstand, die über einen entsprechenden Anstellungsvertrag auch klar auf bestimmte Aufgabengebiete und Vollmachten eingegrenzt werden kann. Allerdings wäre dazu auch eine entsprechende Satzungsbestimmung notwendig (gegebenfalls per Satzungsänderung) die allgemein festlegt, dass ein besonderer Vertreter bestellt werden kann (Beispiel: "Der Vorstand /die Mitgliederversammlung kann für die Geschäfte der laufenden Verwaltung {einer Abteilung, eines Projekts usw.} einen Geschäftsführer {besonderen Vertreter nach § 30 BGB} bestellen. Dieser ist berechtigt, an denSitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teilzunehmen"). Es müsste auch möglichst präzise der Aufgabenbereich festgelegt werden.
Die 2. grundsätzliche Möglichkeit liegt darin, einem Mitarbeiter (Mitglied des Vereins) ebenfalls im Rahmen eines Anstellungsvertrages (das geht grundsätzlich auch in Form ehrenamtlicher, heißt unentgeltlicher Tätigkeit) klar eingegrenzte rechtsgeschäfltiche Vollmacht auf der Grundlage eines sogenannten Geschäftsbesorgungsauftrages zu erteilen. Umfang und Grenzen einer solchen Vertretung des Vorstands kann relativ frei gewählt werden. Selbstverständlich läßt sich dies für mehrere Projekte auch mit mehreren solcher Verträge parallel regeln.

Stand: 30. November 2011

Angestellter Geschäftsführer ohne Verankerung in der Satzung

Mein Verein hat (seit vielen Jahren) einen festangestellten Geschäftsführer. In der Satzung gibt es keinerlei (!) Legitimation für die Bestellung eines GF. Der Vorstand steht auf dem Standpunkt, seine Befugnisse und ureigensten Aufgaben (Vertretung des Vereins) auf diesen GF übertragen zu können. Der GF meint, der Vorstand habe ihn per Beschluss des Vorstandes ermächtigt, die Arbeitgeberrolle wahrzunehmen, intern und extern. Was kann/sollte ich als einfaches Vereinsmitglied beitragen, damit das Ganze auf rechtlich sichere Füße kommt? Was passiert, wenn dieser GF einem Mitarbeiter kündigt (Das Kündigungsschreiben trägt nur die Unterschrift des GF, Vollmacht ist nicht beigefügt? Kann so etwas wirksam sein?)

Die von ihnen geschilderte Sachlage ist recht komplex wir können Ihnen auf der Basis der wenigen Informationen nur grundsätzliche (und nicht rechtssichere) Antworten geben.
Wenn wie von Ihnen geschildert, die Satzung keine Bestimmung etwa in dem Sinne "Der Vorstand kann für die Geschäfte der laufenden Verwaltung einen Geschäftsführer (besonderen Vertreter nach § 30 BGB) bestellen. Dieser ist berechtigt, an den Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teilzunehmen" enthält, dann fehlt in der Tat die rechtliche Grundlage und die Bestellung eines Geschäftsführers ist unzulässig und unwirksam.
Selbst wenn der Vorstand davon ausgeht, dass er für die Geschäftsführung zu Recht Hilfspersonen für einzelne Tätigkeitsbereiche beauftragen kann, darf er die Geschäftsführung nicht allgemein übertragen (insbesondere in der Rolle des Vereins als Arbeitgeber) ohne entsprechende Regelung in der Satzung und ohne den entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung.
Eine Kündigung seitens des Geschäftsführers (ohne Unterschrift) des Vorstands hätte arbeitsrechtlich sicher keinen Bestand. Sollte allerdings über ein Arbeitsgerichtsverfahren oder andere rechtliche Überprüfungen die satzungswidrige Konstruktion der Geschäftsführung gerichtsnotorisch werden, könnten dem Verein (und haftungsrechtlich auch dem Vorstand) erhebliche Folgen drohen, nicht zuletzt auch finanzielle, etwa durch die Aberkennung der Gemeinnützigkeit und entsprechende rückwirkende Steuerforderungen.
Als "einfaches" Mitglied sollten Sie (eventuell gemeinsam mit anderen Mitgliedern) den Vorstand oder zumindest aufgeschlossene Personen im Vorstand an diese Risiken, ihre Verantwortung gegenüber dem Verein (aber auch in der persönlichen Haftung) und die Notwendigkeit erinnern, diese Art der Geschäftsführung, über eine (von der MV beschlossene) Satzungsänderung (und die Eintragung in das Vereinsregister !) auf eine rechtssichere Grundlage zu stellen.

Stand: 12. Mai 2015

Bürgerarbeiter als Vorstandsmitglied

Ich bin Vorstandsmitglied einer Tafel e.V.. Der sechsköpfige Vorstand wird im November diesen Jahres neu gewählt, wovon drei Personen sich nicht mehr zur Wahl stellen. Nun kann sich ein Mitarbeiter aus dem Modellprojekt Bürgerarbeit", das durch den ESF gefördert wird, vorstellen, als ehrenamtliches Vorstandsmitglied tätig zu sein. Ist das a) möglich und b) vertretbar. Wenn ja, worauf haben wir übrigen Vorstandsmitglieder zu achten und ist evtl. eine Satzungsänderung erforderlich?

Generell oder im Grundsatz ist es sowohl möglich als auch vertretbar, dass ein Mitarbeiter des Vereins gleichzeitig ein ehrenamtliches Vorstandsamt wahrnimmt.
Im Regelfall ist dazu keine Satzungsänderung notwendig, es sei denn, die Satzung Ihres Vereins schlösse eine solche Konstellation (Mitarbeit und Vorstandstätigkeit) explizit aus.
Faktisch kommt eine solches Doppel-Engagement als Projektmitarbeiter oder auch
Dauerbeschäftigter und als ehrenamtliches Vorstandsmitglied (eventuell sogar gegen eine Vergütung im Rahmen der Ehrenamtspauschale) sehr häufig vor.
Zu achten wäre zum einen auf das Bestehen eines entsprechenden Arbeitsvertrages als Mitarbeiter (was vermutlich auch über die Agentur für Arbeit bzw. das Jobcenter als Kostenträger der Bürgerarbeit gewährleistet ist). Für die Tätigkeit als Vorstandsmitglied derselben Person wäre rechtlich darauf zu achten, dass sie nicht für Entscheidungen über den eigenen Vertrag als Mitarbeiter agieren und einen solchen Vertrag auch selbst nicht unterschreiben darf. Dies bestimmt § 181 BGB mit dem Verbot von In-Sich-Geschäften, d.h. des Abschlusses von Verträgen als Vertreter des Vereins (im Rahmen der Geschäftsführungsfunktion des Vorstands) mit sich selbst als Mitarbeiter des Vereins.
Unterhalb der rein rechtlichen Ebene sollte vielleicht auch über  "ethische"
Befangenheitsregeln (im Rahmen der Geschäftsordnung des Vorstands) nachgedacht
werden. Wenn es um Person und Arbeitsbereich als Mitarbeiter in  Vorstandsentscheidungen geht, könnte Rederecht eingeräumt aber Mitentscheidung generell ausgeschlossen werden.
Man kann vermutlich nicht mehr davon ausgehen, dass solche Befangenheit in jedem Fall von Betroffenen als Teil persönlicher Verantwortungsethik wahrgenommen und freiwillig eingehalten wird.

Stand: 20. Mai 2015

Geschäftsführer

Unser Verein, der seit fast 22 Jahren ehrenamtlich geführt wird, hat sich in den letzten Jahren personell (8 Mitarbeiter) und finanziell (ca. 200 Tsd. pro Jahr) stark ausgeweitet. Nun wurde entschieden, dass ein Geschäftsführer bestellt werden soll. Nun würde es aktuell sehr gut passen, dass ich als 1. Vorsitzender seit Gründung diese Geschäftsführung übernehme. Welche Form der Geschäftsführung wäre angesagt (geschäftsführender Vorstand, Geschäftsführer) bzw. welche Haftungsfragen können dadurch für den ehrenamtlichen Vorstand verbessert werden?

Nach dem BGB ist und bleibt der gesamte Vorstand für die Geschäftsführung verantwortlich, auch wenn landläufig die Vorstandsmitglieder mit Vertretungsberechtigung als geschäftsführender Vorstand bezeichnet werden.  Dies gilt (hier bereits auch als Hinweis auf den zweiten Teil der Frage) auch dann, wenn ein Miglied des Vorstandes gleichsam hauptamtlich einen Teil der Geschäftsführung übernimmt oder dieser auf einen "besonderen Vertreter" (Geschäftsführer) nach § 30 BGB übertragen wird.
Welche Form der Professionalisierung der Geschäftsführung (Vorstandsmitglied oder besonderer Vertreter) sich besser eignet, hängt sehr von den Einzelheiten der Struktur und Ausrichtung der Organisation ab und lässt sich abstrakt schwer beurteilen. Annäherungsweise zeigen aber verdichtete Erfahrungen in vielen gemeinnützigen Organisationen, dass sich die hauptamtliche Verantwortung für die Geschäftsführung durch ein Vorstandsmitglied (auch durch die enge Einbindung in den Gesamtvorstand) dort eher anbietet, wo es um die den professionellen Ausbau der Gesamtorganisation geht. Der besondere Vertreter als Geschäftsführer bietet sich eher für im Vergleich zur Gesamtorganisation besonders spezialisierte oder professionalisierte Teile eines Vereins (Untergliederung, Abteilung usw.) an. Wie auch immer die Entscheidung dann mit Blick auf die konkreten Voraussetzungen im Verein fällt, für beide Alternativen einer Professionalisierung der Geschäftsführung müssen die entprechenden Bestimmungen (entweder über eine angemessene Vergütung für die Vorstandstätigkeit oder über die Bestellung eines besonderen Vertreters) in der Satzung vorhanden sein bzw. über eine Satzungsänderung geschaffen werden. Wie einführend bereits angedeutet, verändert sich dadurch an der Verantwortung des gesamten Vorstandes und auch seiner ehrenamtlichen Mitglieder im Rahmen des für die Körperschaft Verein geltenden Prinzips der Organhaftung wenig. Alle denkbaren Haftungsansprüche richten sich in der Regel an den Verein und an den Gesamtvorstand unabhängig von der Übertragung von Vertretungsberechtigungen. Lediglich im Falle vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens Einzelner bleiben Verein und Vorstand haftungsrechtlich unbelangt.

Stand: 08. November 2011

Geschäftsordnung

Kann der Gesamtvorstand eines Vereins im Zuge der Aufgabenverteilung seiner einzelnen Vorstandsmitglieder dem Vorstandsgremium, bestehend aus 1. Vors., Stellvertr. und Schatzmeister, einige Aufgaben zur alleinigen Bearbeitung übertragen (neben der Vertretung nach innen und außen)? z.B. 1. Sekretariatsaufgaben 2. Erledigung des Schriftverkehrs Vorstandssitzungen 3. Vorbereitung von Mitgliederversammlungen 4. Umsetzung und Verfolgung von Beschlüssen. Muss diese Aufgabenverteilung in der Satzung niedergelegt sein oder reicht dafür eine Geschäftsordnung?

Der Vorstand kann und sollte durchaus eine solche Arbeitsteilung in der laufenden Geschäftsführung vornehmen. Es ist nicht notwendig und empfiehlt sich auch nicht, diese detaillierte Verteilung von Aufgaben in der Satzung vorzunehmen, da auch hier jede Veränderung der Arbeitsteilung  wieder eine Satzungsänderung und die Eintragung in dem Vereinsregister zur Folge hätte. Ratsam ist tatsächlich eine Geschäftsordnung des Vorstands, die seine Arbeit insgesamt regelt und, die, so weit die Satzung nichts anderes bestimmt bzw. den Beschluß darüber dem Vorstand zuspricht , von der Mitgliederversammlung beschlossen wird. 

Stand: 05. Dezember 2011

Keine Kandidaten für Vorstandswahl

Was passiert, wenn der bisherige Vorstand sich nicht zur Wiederwahl stellt, und sich keine neuen Kandidaten für einzelne Ämter oder sogar für den gesamten Vorstand finden?

So weit die Satzung des Vereins keine anderen Bestimmungen enthält, führt der bisherige Vorstand den Verein kommissarisch fort und bleibt so lange in der Verantwortung (auch im Sinne des Haftungsrechts) bis ein neuer Vorstand gewählt, oder z.B. der Verein mit einem entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung aufgelöst wurde.
Eine solche Situation deutet meistens auf massive Konflikthintergründe, die es dem alten Vorstand aber keinesfalls erlauben, sich einfach zurückzuziehen. Er ist nach wie vor in der Pflicht gegenüber Registergericht (und eventuell Finanzamt im Falle anerkannter Gemeinnützigkeit) und ihm bleiben die Alternativen, gemeinsam mit den Mitgliedern für einen neuen Vorstand zu sorgen oder gegebenenfalls auch die Auflösung des Vereins zu betreiben.

Stand: 05. Mai 2011

Mitarbeiter und Geschäftsführer im Vorstand eines Vereins

Können fest angestellte Mitarbeiter eines Vereins und der Geschäftsführer des Vereins in den Vorstand des Vereins gewählt werden, bzw. eingesetzt werden?

Ja, grundsätzlich können Mitarbeiter und/oder der Geschäftsführer in den Vorstand gewählt werden. Dabei sind zum einen die Bestimmungen der Satzung zu beachten (die ein "Einsetzen" in den Vorstand in aller Regel nicht vorsehen). Zum anderen ist die Frage Regelung der "In-Sich-Geschäfte" (§ 181 BGB) zu beachten. Üblicher Weise wird (über das sogenannte "Selbstkontrahierungsverbot") hierbei ausgeschlossen , dass diese (vom Verein angestellten) Vorstandsmitglieder Verträge (z.B. ihre Arbeitsverträge) mit sich selbst abschließen, oder andere Dinge, die sie als Mitabeiter betreffen in eigener Sache als Mitglied des Vorstands (mit-) entscheiden. In diesem und in einem weiteren Zusammenhang werden dann vermutlich von der Mitgliederversammlung zu beschließende Satzungsänderungen notwendig. Dies gilt wahrscheinlich insbesondere für den Geschäftsführer, wenn er bisher (außerhalb des Vorstands) als "besonderer Vertreter" nach § 30 BGB angestellt und mit der Geschäftsführung betraut war und jetzt in den Vorstand rückt. Hierbei muss dann eventuell die Satzung auch in der Frage der Vergütung eines Vorstandsamtes angepasst werden (per Satzungsänderung, von der Mitgliederversammlung beschlossen und bei dem zuständigen Registergericht eingereicht).

Stand: 07. Mai 2011

Müssen Stellvertreter (Kassenwart/Schriftführer o.a.) in der Satzung aufgeführt sein

Bei der Satzungsneufassung kam die Frage auf, ob und mit welcher Formulierung stellvertretende Funktionsinhaber ( wie oben genannt) auch explizit in der Satzung aufgenommen werden müssen.

Solche Stellvertreter müssten in der Satzung immer dann genannt werden, wenn sie zu dem
Vorstand des Vereins (§ 26 BGB) gehören, oder im Falle der Stellvertretung, dessen/deren
(Vorstands-)Funktion tatsächlich übernehmen.
Modernere Formen der Konstruktion des Vorstands im Verein regeln die rechtliche Vertretung des Vereins ohne direkten Personenbezug und überlassen die Verteilung der Funktionen im Vorstand einer (außerhalb der Satzung) angesiedelten Geschäftsordnung Vorstand.

Stand: 14. Januar 2016

Rechte und Pflichten des Vorstandes

Unser Vereinsvorst. besteht aus einem Vorsitzenden, Stellvertreter und Schatzmeister sowie bis zu 6 Beisitzern. Die 3 erst Genannten vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich in allen Vereinsangelegenheiten. Haben diese drei besondere allgemeine Rechten und Pflichten gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern außer der genanntenVertretung? Sind sie anders oder gleich haftbar gegenüber der Mitgliederversammlung? Können diese drei als \"geschäftsführender Vorstand\" bezeichnet werden? Hat ein geschäftsführender Vorstand andere Rechte und Pflichten? Nach meinem Verständnis sind alle gewählten Vorstandsmitglieder gleich verantwortlich, die gestellten Vereinsaufgaben zu erledigen, nur die 3 erst Genannten sind Vertreter nach außen

Wenn es nach den allgemeinen Grundlagen des BGB geht und die Satzung eines Vereins nicht explizit abweichende Regelungen (differenzierter Rechte und Pflichten im Vorstand) vorsieht, ist - wie in Ihrem Verständnis - die Verantwortlichkeit gleich verteilt, bis auf die Außenvertretung und entsprechende Vollmachten. Durch die Außenvertretung gibt es im Innenverhältnis gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern (und auch den Vereinsmitgliedern) keine Vor-Rechte, sondern vielleicht sogar erhöhte Verpflichtungen in Bezug auf Transparenz des eigenen Tuns und auf die Wahrung der Vereinsinteressen und des Vereinsvermögens. Vorsitzende und Außenvertretungsberechtigte sollten von daher umso stärker die beständige Abstimmung mit dem gesamten Vorstand suchen und im Zweifelsfall auch eher einmal mehr den formellen Vorstandsbeschluss (oder gar den den Mitgliederversammlung) suchen, als einmal zu wenig. Gegenüber der Mitgliederversammlung ist immer der Gesamtvorstand, d.h. alle (uneingeschränkt stimmberechtigte) Mitglieder des Vorstands verantwortlich. Dies gilt insbesondere auch für das Außenverhältnis in dem der Verein letztlich als Organ haftet (zunächst weitgehend ungeachtet der Frage wer innherhalb des Vereins welche Entscheidungen getroffen hat). Die außenvertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands sind Teil des geschäftsführenden Vorstands, die Geschäfte (auch die nach innen, oder ohne formale Außenvertretungsberechtigung) führt in der Regel der Gesamtvorstand, so lange die Satzung nicht unterschiedliche Rechte festlegt.

Stand: 01. Oktober 2011

Stimmrecht im Vorstand

Laut Satzung besteht der Vorstand des Vereins aus drei Personen (Vorstand gem. BGB) sowie bis zu vier Beisitzern. Es wurden auf einer Mitgliederversammlung auch sieben Personen gewählt. Auf einer Vorstandssitzung wurde nun durch alle sieben Mitglieder beschlossen, dass künftig bei Vorstandsbeschlüssen der Vorstand nach BGB (3 Pers.) doppeltes Stimmrecht hat, damit die vier Beisitzer nicht die drei Vorstandsmitglieder (BGB) überstimmen können. Begründung hierfür war, dass ja schließlich auch nur der Vorstand (BGB) für Entscheidungen haften müsse und nicht die Beisitzer. Die Satzung trifft hierzu keine Regelung. Haben im Innenverhältnis nicht alle die gleichen Rechte u. Pflichten? Hätte das nicht eine Mitgliederversammlung beschließen müssen?

Wenn es keine entsprechende Regelung der Satzung über eine Einschränkung der Stimmrechte der Beisitzer gibt, ist dieser Beschluss schlichtweg (vereins-)rechtswidrig. Auch die Begründung entbehrt jeder Grundlage. Im Rahmen der sogenannten Organhaftung haftet der gesamte Verein und damit auch der Gesamtvorstand unabhängig von der Frage, wer ihn im Sinne des § 26 BGB gerichtlich und außergerichtlich vertritt. Es trifft erfahrungsgemäß eher zu, daß haftungsrechtliche Ansprüche durch die formalen Vertreter des Vereins hervorgerufen werden und dann der gesamte Vorstand eventuell auch die Mitglieder die Folgen zu tragen haben. Auch die Mitgliederversammlung könnte eine solche Einschränkung der Stimmrechte der Beisitzer nur in Form einer Satzungsänderung beschließen. Ansonsten könnte man sich per Beschluss der Mitgliederversammlung darauf beschränken maximal 2 Beisitzer zu berufen, um entsprechende Mehrheitsverhältnisse im Vorstand abzusichern. Vermutlich war die große Zahl der Beisitzer ursprünglich aber als (wirksame) Kontrolle des vertretenden Vorstands gedacht.

Stand: 25. November 2015

Verein als Arbeitgeber.

Auf der Mitgliederversammlung wurde kurz erwähnt, dass der Verein ab sofort 3 Personen beschäftigt, als Minijober mtl. 400.00 € die über den Verein (gemeinnützig) krankenversichert sind. Die Satzung sagt: Die Mitgliederversammlung regelt die Angelegenheit des Vereins, die nicht vom Vorstand entschieden werden können. Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte des Vereins nach einer besonderen Geschäftsordnung die Bestandteil der Satzung ist. Eine Mitgliederabstimmung dazu gab es nicht. Kann der Vorstand ohne Zustimmung der Mitglieder diese Entscheidung durchsetzen? Die Minigehälter, Krankenversicherung und Lohnnebenkosten schmälern die Einnahmen des Vereins gewaltig und fehlen am Ende für zahlreiche wichtige Arbeiten.

Die Anstellung und Führung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (von ehrenamtlichen, über 400/450 Euro-Kräften bis zu Vollzeitangestellten) gehört grundsätzlich zu den Geschäftsführungsaufgaben des (vertretungsberechtigten) Vorstands, der ja auch stellvertretend für den Verein Arbeitsverträge unterschreibt und arbeitsrechtlich verantwortlich ist. Ob ein Vorstand dies in der von Ihnen geschilderten Form ganz eigenständig entscheiden kann (was wir im Falle kleinerer Vereine auch nicht unbedingt für empfehlenswert halten), hängt von den Bestimmungen der Satzung (in ihrem Fall auch von der zugehörigen Geschäftsordnung ab). Weist die Satzung die Entscheidung über die Einstellung nicht ausdrücklich der Mitgliederversammlung zu ist der Vorstand zunächst einmal im Rahmen seiner Geschäftsführungsfunktion berechtigt. Gibt es darüber hinaus in der Satzung keine Einschränkung hinsichtlich eines bestimmten Finanzvolumens über das der Vorstand entscheiden kann, dann wäre er auch unter diesem Gesichtspunkt berechtigt.
Die einzige Möglichkeit des Widerstands gegen eine solche Entscheidung ist dann wiederum die Mitgliederversammlung (MV), für die diese Frage dann von den itgliedern auf die Tagesordnung gesetzt werden könnte. Die MV könnte die Beendigung dieser Anstellungsverträge zum nächstmöglichen, arbeitsrechtlich fristgemäßen Termin beschließen. Sie könnte über eine Satzungsänderung auf Dauer auch bestimmen, dass über die Einstellung von Mitarbeitern grundsätzlich die MV entscheidet. Grundsätzlich kann ein solches Vorgehen aber das Vertrauenverhältnis zwischen Mitgliedern und Vorstand schwer belasten.
Kleine Nebenbemerkung: Weitsichtige Vorstandsmitglieder würden, selbst wenn sie in dieser Hinsicht uneingeschränkte Vollmacht hätten, für Entscheidung solcher Tragweite immer die Grundlage eines Beschlusses der Mitgliederversammlung suchen.

Stand: 06. März 2013

Vereinsführung

1. Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der/die Vorsitzende, der/die stellvertretende Vorsitzende, der/die Kassierer/in, der/die Schriftführer/in. Zur Abgabe von Willenserklärungen genügt die Mitwirkung von zwei Vorstandsmitgliedern. In finanziellen Angelegenheiten muss eines der zwei Vorstandsmitglieder der/die Kassierer/in sein. So der Wortlaut in unserer Satzung. In der Außendarstellung und im inneren des Vereins ergreift der 2. Vorstitzende das Wort, zB. durch Reden vor den Mitgliedern, Einberufen von Vorstandssitzungen, ohne dies mit dem 1. Vorsitzenden zu besprechen. Des öffteren werde ich von Mitgliedern gefragt, \"wer führt den Verein\". Diese Frage gebe ich nun weiter.

\\\"wer führt den Verein\\\" ist nicht ganz leicht und auch nicht einheitlich zu beantworten.Zunächst ist (nach BGB) der gesamte (eingetragene) Vorstand verantwortlich. Im Binnenverhältnis der Vorstandsmitglieder ist üblicher Weise der 1. Vorsitzende auch der oberste Repräsentant des Vereins - nach innen, wie nach außen und im Außenverhältnis gerichtlich, wie außergerichtlich, zumal wenn der 1. Vorsitzende auch in dieser Funktion von der Mitgliederversammlung gewählt wurde.
Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, leitet er auch die Mitgliederversammlung und erteilt (nach durchschaubaren Regeln) das Rederecht auch für die anderen Vorstandsmitglieder.
Als Vorsitzender des Vorstands obliegt ihm selbstverständlich auch die Regelung der Geschäftsordnung, zu der die Einberufung des Vorstands gehört.
Wie wir dieser (und auch Ihrer zweiten) E-Mail entnehmen, liegt allerdings das Problem vermutlich nicht auf dieser formalen Ebene, sondern eher in der Frage, wie sich diese formalen Selbstverständlichkeiten durchsetzen lassen.
Aus der Perspektive vieler leidvoller Erfahrungen in anderen Vereinen hilft unseres Erachtens dabei nur eine vereinsöffentliche Diskussion - mit allen konfliktträchtigen Konsequenzen -, die dann auch zu verbindlichen Verfahrensregeln, z.B. einer Versammlungsordnung für die Mitgliederversammlung und einer Geschäftsführungsordnung für den Vorstand führt.

Stand: 12. Mai 2015

Vorsitzender und Vorstand

Nach meinem Verständnis sind alle in einen Vorstand gewählten Personen »Vorstandsmitglieder« und nicht »Vorstände« und ist der Vorsitzende nicht Vorsitzender des Vorstands, sondern »Vorsitzender des Vereins«. Ist dies korrekt?

Ihr Verständnis ist durchaus korrekt. Der Vorstand ist (nach BGB) ein institutionenrechtlicher Begriff und bezeichnet das Führungsorgan (einer Körperschaft nach BGB). »Vorstände« ist ein häufig gebrauchter umgangssprachlicher aber eigentlich inkorrekter Begriff, korrekt ist die Bezeichnung Vorstandsmitglied. Für den Vorsitzenden gilt allerdings beides (zumindest bei einem mehrköpfigen Vorstand): Er ist zugleich Vorsitzender des Vereins (oder einer anderen Körperschaft), als auch des Vorstands also des Führungsorgans der Körperschaft.

Stand: 07. April 2011

Wer haftet für fehlenden Betrag in der Vereinskasse

Unser Kassenwart hat letzte Woche seinen Rücktritt eingereicht und mitgeteilt, dass er als letzte Amtshandlung von den 2.000 Euro des Vereinsvermögens, 1.500 Euro einem anderen Verein gespendet hat. Weiterhin erklärt er, dass falls die anderen Mitglieder des Vorstandes nicht damit einverstanden sind, sei es ihre Pflicht den Betrag vom anderen Verein zurück zu fordern. Nach Tagen teilt er der Vorsitzenden mit, dass sie (die Vorsitzende) immer noch nicht ihrer Pflicht nachgekommen sei, das Geld vom anderen Verein zurückzufordern und somit das als Zustimmung aufgefasst wird und sie sich falls der Umstand der Veruntreuung besteht, wie ihm von manchen vorgeworfen wird, dies auch für die Vorsitzende gelte.

Auf der Grundlage Ihrer Informationen und ohne wirkliche Kenntnis der Einzelheiten können wir Ihnen nur Hinweise zur weiteren Klärung und zum Vorgehen nennen.
Zunächst liegt im Rahmen der sogenannten Organhaftung die Haftung bei Ihrem Verein als Körperschaft.  
Der andere, von der Spende begünstigte Verein kann zunächst davon ausgehen, dass der Kassenwart als Mitglied des Vorstands und mit der Vollmacht zur Verfügung über einen solchen Betrag im Sinne Ihres Vereins (und seines Zwecks) und im Einverständnis mit dem Gesamtvorstand gehandelt hat.
Trifft dies nach Ihrer Schilderung nicht zu und hat der Kassenwart die Spende ohne
Absprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern, d.h. ohne Beschluss des Vorstands oder Beschluss der Mitgliederversammlung ausgezahlt, dann liegt mit großer Wahrscheinlichkeit eine grob fahrlässige, wenn nicht gar vorsätzliche Schädigung Ihres Vereins durch den Kassenwart vor. In diesem Fall würde ihn auch der Rücktritt als Kassenwart nicht vor einer persönlichen Haftung schützen. Voraussetzung zur Durchsetzung dieser persönlichen Haftung wäre allerdings eine Strafanzeige des Vereins (der Vorsitzenden) gegen den Kassenwart. Unter diesen Voraussetzungen wäre es selbstverständlich auch die Pflicht und Aufgabe des Kassenwarts das Geld zurückzuforden bzw. wenn es sich um eine Überweisung gehandelt hat, sie im Rahmen der geltenden Fristen rückgängig zu machen.
Wenn die Spende ohne Wissen der anderen Vorstandsmitglieder und der Vorsitzenden und ohne Beschluss des Vorstands durch den Kassenwart erfolgte kann auch die Verantwortung für die Rückforderung nicht nachträglich an ihn übertragen werden.
Es sollte zunächst versucht werden, mit Hinweis auf persönliche Haftung und strafrechtliche Konsequenzen den Kassenwart zu überzeugen, diese Spende rückgängig zu machen. Mit einer Vermögensübertragung in dieser Höhe könnten sich für den Verein unter Umständen auch gemeinnützigkeitsrechtliche Konsequenzen durch das Finanzamt ergeben.
Vielleicht ist dann zur Vermeidung aufwändiger und langwieriger rechtlicher Verfahren auch hilfreich, wenn die Vorsitzende selbst doch auch Kontakt zu dem anderen Verein aufnimmt um parallel auch auf dieser Ebene den Sachverhalt zu klären.
Um sich vor solchen "Überraschungen" mindestens zukünftig zu schützen, wäre es ratsam, mindestens die Verfügungsvollmacht des Kassenwarts bzw. einzelner Vorstandsmitglieder (auf bestimmte Beträge) zu begrenzen. Die vermtulich beste Lösung ist die Einführung des Vier-Augen-Prinzips, d.h. generell die Verfügung über das Vermögens des Vereins von den Unterschriften von zwei Vorstandsmiliedern abhängig zu machen.

Stand: 20. Mai 2015