10 Fragen zu Fristen mit Expertenantworten

Amtszeit

Für die den Vorstand in unserem Verein gilt eine Amtszeit von 2 Jahren. Meine Frage ist, wie weit die Neuwahlen abweichen dürfen. Bisher wurde immer im September gewählt, wir halten es aber für sinnvoller im Frühjahr bereits zu wählen. Dürfen wir das oder darf es z.B. höchstens einen Monat abweichen.

Unter den Voraussetzungen,
- dass die Satzung keine anderen Zeitpunkte der Wahl bzw. der Mitgliederversammlung bestimmt,
- der "alte" Vorstand dem Vorziehen der Neuwahl und der Verkürzung seiner Amtszeit zustimmt und
- auch die Mitgliederversammlung mehrheitlich mit dem Vorziehen der Wahl und der Mitgliederversammlung einverstanden ist
bestehen keine vereinsrechtlichen Risiken. Die Satzung sollte aber in dieser Hinsicht noch einmal genau überprüft werden.

Stand: 14. Januar 2016

Dauer der Aufbewahrung von Vereinsunterlagen

Wie lange müssen die Akten unseres Vereins (Protokolle der Mitgliederversammlungen, der Vorstanssitzungen etc. aufbewahrt werden? Stimmt es, dass dies 10 Jahre lang geschehen muss?

In der Tat gibt es entsprechende Archivierungsfristen bzw. gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, de auch den Verein betreffen. Die wichtigsten Vorgaben definiert das Steuerrecht (v.a. bei als gemeinnützig anerkannten Verein) in § 147 der Abgabenordnung (AO). Die Frist von 10 Jahren gilt für die meisten der wichtigen Unterlagen (für Geschäftskorrespondenz z.B. gelten nur 6 ) Jahre. Zu beachten sind dabei
aber auch immer die drei-jährigen Prüfungsintervalle der Finanzämter, so dass sich im ungünstigsten Falle auch Fristen von 13 Jahren ergeben können.

Stand: 14. Januar 2016

Ehrenamtspauschale in der Satzung. Fristen

Muss die Möglichkeit zur Zahlung der 500 EUR (720 EUR) Pauschale in der Vereinssatzung genannt sein ? War dazu eine Frist bis Ende 2010 zu etwaigen Sazungsänderung einzuhalten ?

Generell muss die Zahlung einer solchen steuerfreien Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale) nicht in der Satzung geregelt sein, dort wo sie als Vergütung für die normale ehrenamtliche Helfer-Tätigkeit erfolgt. Sie sollte aber in jedem Fall mindestens durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung abgedeckt sein.  Die Frage zielt vermutlich auf den speziellen Ausnahmefall der Zahlung dieser Pauschale von 500 EUR (ab 2013 720 EUR) für die ehrenamtliche Vorstandstätigkeit in Vereinen. In diesem Fall, wenn also ein Vorstandsmitglied für seine (Geschäftsführungs-)Tätigkeit die Ehrenamtspauschale erhalten soll, muss die Satzung eine entsprechende Regelung über die Vergütung der Tätigkeit von Vorstandsmitgliedern enthalten. Dabei empfiehlt es sich diese Bestimmung allgemein (und nicht auf die 500/720 EUR beschränkt) zu halten etwa nach dem Muster "Mitglieder des Vorstands dürfen für Ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten". Damit ist dann die Zahlung der (steuerfreien) Ehrenamtspauschale abgedeckt, aber auch höhere (dann nicht mehr steuerfreie) Vergütungen, wenn etwa ein Vorstand quasi neben- oder hauptberufliche Geschäftsführungsfunktionen übernimmt.
In der Tat steht damit auch die von den Finanzbehörden gesetzte Frist bis zum (Steuerjahr) 2010 in Zusammenhang. Sie gilt aber nur für die Vereine, die seit der Einführung der Ehrenamtspauschale im Jahr 2008 die Pauschale an Vorstandsmitglieder ausgezahlt haben, ohne über einen Passus in der oben angegeben Art in der Satzung zu verfügen (und damit eigentlich gegen das gemeinnützige Steuerrecht verstoßen). Sie haben bis zum Ablauf dieser Frist (also in der Regel mit der Abgabe des Jahresabsschlusses für 2010 in 2011) Zeit um die Satzungsänderung (mit der Mitgliederversammlung) zu beschließen und beim Vereinsregister eintragen zu lassen. Dadurch werden auch die Zahlungen ab 2008 gleichsam gemeinnützigkeitsrechtlich legitimiert und es entstehen für die Vereine keine negativen steuerlichen Konsequenzen.

Stand: 19. Mai 2015

Frist zur Einberufung der Mitgliederversammlung

Ist die Frist (2 oder 4 Wochen) zur Einberufung einer Mitgliederversammlung gesetzlich vorgegeben?

Es gibt keine konkrete gesetzliche Frist zur Einberufung der Mitgliederversammlung (sogenannte Ladungsfrist). Die Frist wird in der Regel in der Satzung bestimmt und die Einladung muss dann auch fristgemäß erfolgen. Nach allen bekannten Urteilen reicht eine Frist von 2 Wochen auch zur Vorbereitung auf komplizierte Beschlussvorlagen aus. Rechtlich, d.h. um die Anfechtbarkeit von Beschlüssen der MV zu vermeiden muss die Frist (entweder in der Satzung oder dann in der Vereinspraxis) so bemessen sein, dass es jedem Mitglied des Vereins möglich ist, sich (anhand der Tagesordnung und Beschlussvorlagen) auf die MV vorzubereiten und grundsätzlich an ihr teilzunehmen. Wie bereits gesagt, werden 2 Wochen in der Rechtsprechungspraxis bisher
immer anerkannt.

Stand: 20. Mai 2015

Jahreshaupversammlung

Laut unserer Satzung ist die JHV bis zum 15. November einzuberufen. Jetzt gibt es unterschiedliche Auffassungen über die Formulierung. Ist nun die JHV bis zum 15. November abzuhalten oder reicht es das bis zu diesem Datum die Einladung verschickt ist?

Wenn die Satzung wörtlich die Einberufung bis zu dem genannten Datum verlangt, dann ist damit eindeutig der späteste Termin der Einladung, nicht der Jahreshauptversammlung selbst bezeichnet.

Stand: 12. Januar 2016

Kündigungsfrist einer Mitgliedschaft

Wenn es in der Satzung keine Frist für Kündigung der Mitgliedschaft eingetragen ist, hat der Vereinsmitglied ein Recht auf eine fristlose Kündigung? Wenn ja, wann ist diese Kündigung rechtskräftig?

Enthält die Satzung eines Vereins keine Regelungen über Kündigungsfristen, hat ein Vereinsmitglied jederzeit das Recht auf fristlose Kündigung bzw. sofortigen Austritt aus dem Verein. Er ist wirksam mit dem Datum, zu dem die Austrittserklärung bei dem Verein eingegangen ist.
Selbst wenn die Satzung Kündigungsfristen enthält, haben Vereinsmitglieder bei Vorliegen wichtiger Gründe das Recht zum sofortigen Austritt. Als wichtige Gründe werden nur solche anerkannt, die bei der Fortsetzung der Mitgliedschaft zu unerträglichen Belastungen führen würden; bei einem Wegzug aus dem Wirkungskreis des Vereins etwa, bei erheblichen wirtschaftlich-finanziellen Problemen oder auch bei ernsten und dauerhaften Erkrankungen. Vereinsinterne Konflikte oder Auseinandersetzung mit dem Vorstand werden in der Regel nicht als wichtiger Grund anerkannt, ebensowenig Beitragserhöhungen.

Stand: 01. Dezember 2015

Löschung und Sperrjahr

Meines Wissens kann die Eintragung der Löschung des Vereins frühestens ein Jahr nach der Auflösung beantragt werden. Ist hier das Datum der Eintragung der Löschung beim Registergericht maßgeblich oder läuft die Frist ab der öffentlichen Bekanntmachung?

Als Stichdatum für das sogenannte Sperrjahr (v.a. zum Schutz von Vermögensansprüchen Dritter gedacht) gilt die Bekanntmachung der Auflösung des Vereins.

Stand: 12. April 2011

Mitgliederversammlung

Unsere Vereinssatzung sieht eine Mitgliederversammlung bis spätestens 31.03. jedes Jahres vor. Was ist wenn diese Frist um 2 - 3 Wochen überschritten wird?

Eine solch (knappe) Übeschreitung des Zeitpunkts der Mitgliederversammlung (MV), den die Satzung vorgibt, muss keine unmittelbaren Folgen haben. Der Vorstand des Vereins ist grundsätzlich natürlich verpflichtet, sich an diese Fristen zu halten. Er sollte die Überschreitung bereits in der Einladung zur MV und in der MV selbst begründen. Beschlüsse und Wahlen während der MV behalten ihre Rechtsgültigkeit. Sollte es aus bestimmten Gründen dauerhaft Schwierigkeiten mit dieser Frist geben könnte er auch überlegen, eine Satzungsänderung mit flexibleren Regelungen (jährlich, jährlich im ersten Halbjahr) anzuregen und die MV mit den entsprechenen Antrags- und Beschlussverfahren darüber entscheiden zu lassen.

Stand: 12. Januar 2016

Verein weiter rechtsfähig?

Unser Verein (e.V.) war in 2010 inaktiv; hatte also das letzte Mal 2009 Vorstandssitzungen und eine Mitgliederversammlung durchgeführt, Ehe über eine Auflösung nachgedacht wird: was muss unternommen werden, um ihn rechtsfähig zu erhalten? Vielleicht können Sie uns kurzfristig einen Rat oder Hinweise zum Nachlesen geben.

Eine Phase der Inaktivität eines Vereins führt nicht zwangsläufig zu seiner Auflösung und schränkt auch in dem genannten Zeitraum die Rechtsfähigkeit des Vereins nicht grundsätzlich ein. Eine "stille Auflösung" erfolgt nach deutlich längeren Zeiträumen (bis zu 10 Jahren) bei der Bereinigung des Vereinsregisters durch Löschung von Vereinen, bei denen kein aktueller Verwaltungssitz und keine Vorstandsmitglieder mehr zu ermitteln sind. Die formelle Auflösung des Vereins erfolgt ausschließlich über (1.) einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung, (2.) über eventuelle Bestimmungen in der Satzung, die den Verein von Beginn an nur auf begrenzte Dauer festlegen, (3.) durch Verbot nach dem Vereinsgesetz bei Verstoß gegen Strafgesetze oder das Grundgesetz, (4.) bei Eintritt in die Insolvenz und entsprechende Liquidation, (5.) durch die Verlegung des Vereinssitzes in das Ausland oder (6.) durch den Wegfall sämtlicher Mitglieder. Insofern keine dieser Auflösungsgründe vorliegen, ist der Verein nach wie vor rechtsfähig. Gegenüber dem Registergericht gibt es keine rückwirkenden Dokumentationsverpflichtungen. Bei noch gültiger Anerkennung der Gemeinnützigkeit sollte für das zuständige Finanzamt auch für das Jahr 2010 eine Gewinn- und Verlustrechnung des Vereins vorgelegt werden.

Stand: 13. Juli 2011

Vorziehen der Jahreshauptversammlung im Förderverein

Wir sind ein Förderverein für eine Schule und möchten nun den Ansässigen Kindergarten mit in den Förderverein mitaufnehmen. Die Satzung dafür liegt uns schon fertig vor. In der Regel ist die Jahressitzung im ersten Quartal (Sep.-Nov.) des Schuljahres(=Geschäftsjahr). Ist es möglich, die Sitzung vorzeitig schon im Juli (letztes Quartal des Schuljahres anzuberaumen? Grund sind Neuzugänge aus dem Kindergarten, damit der Mitgliedsbeitrag am 1.Oktober eingezogen werden kann.

Das formal korrekte Verfahren hängt davon ab, was Ihre Satzung eventuell zum Zeitpunkt der Jahreshauptversammlung sagt.
Gibt es keine Bestimmung in der Satzung, ist der Vorstand ohnehin in der Wahl des Termins zur Einberufung weitgehend frei. Der Anlass (Satzungsänderung) ist vermutlich ausreichend wichtig, um selbst bei Festlegung des Zeitpunkts im 1. Quartal des Schuljahres eine außerordentliche MV einzuberufen. Dieses Recht steht dem Vorstand jederzeit (aus gegebenem Anlass) zu.
Auch das Abweichen von in der Satzung geregelten Terminen ändert bei ansonsten korrekten Verfahrensabläufen (Einladungsfristen, Informationspflicht bei Satzungsänderung usw.) in der Regel nichts an der Gültigkeit der auf der (früher oder später anberaumten) MV gefassten Beschlüsse.

Stand: 14. Januar 2016