3 Fragen zu Dokumentation mit Expertenantworten

Dauer der Aufbewahrung von Vereinsunterlagen

Wie lange müssen die Akten unseres Vereins (Protokolle der Mitgliederversammlungen, der Vorstanssitzungen etc. aufbewahrt werden? Stimmt es, dass dies 10 Jahre lang geschehen muss?

In der Tat gibt es entsprechende Archivierungsfristen bzw. gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, de auch den Verein betreffen. Die wichtigsten Vorgaben definiert das Steuerrecht (v.a. bei als gemeinnützig anerkannten Verein) in § 147 der Abgabenordnung (AO). Die Frist von 10 Jahren gilt für die meisten der wichtigen Unterlagen (für Geschäftskorrespondenz z.B. gelten nur 6 ) Jahre. Zu beachten sind dabei
aber auch immer die drei-jährigen Prüfungsintervalle der Finanzämter, so dass sich im ungünstigsten Falle auch Fristen von 13 Jahren ergeben können.

Stand: 14. Januar 2016

Jahresabschluss - Einnahme-Überschussrechnung

Welche Inhalte/Bestandteile sollte ein Jahresabschluss/Einnahmeüberschussrechung für einen gemeinützigen Verein haben? Gehören hierzu im weitesten Sinne auch: Mitgliederverzeichnis-und Beitragsbuch? Spendenverzeichnis einschl. Verwendungszweck? Verzeichnis möglicher Forderungen/Verpflichtungen? Inventarverzeichnis?

Nach den Anforderungen der Finanzämter aber auch zur Information der Mitglieder sollte der Jahresabschluss (Kassenbericht in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung) Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen und zwar gegliedert nach den vier steuer-/gemeinnützigkeitsrechtlich bedeutsamen Bereichen:
1. Ideeller Bereich (der unmittelbaren Umsetzung der in der Satzung vorgesehenen gemeinnützigen Zwecke)
Einnahmen u.a Mitgliedsbeiträge, Spenden, Öffentliche Zuschüsse usw.
Ausgaben u.a. Verwaltungskosten, Personal, Mieten, Kommunikationskosten, Öffentlichkeitsarbeit usw.
2. Vermögensverwaltung
Einnahmen: Zinsen, Miet- und Pachteinnahmen usw.
Ausgaben: Bank-/Depotgebühren, Instandhaltung
3. Zweckbetrieb
Einnahmen: Teilnehmerbeiträge
Ausgaben: Veranstaltungskosten
4. Wirtschaflticher Geschäftsbetrieb
Einnahmen: Werbeeinnahmen, Verkauf von Spesen und Getränken
Ausgaben: Wareneinsatz
Die Übersicht über den Spendeneingang wäre dann im ideellen Bereich verzeichnet.
In der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt empfiehlt es sich zusätzlich
- eventuelle Rücklagen und ihre Begründung (zeitnahe Mittelverwendung)  
- eventuelle Vergütungen an den Vorstand (notwendige Satzungsgrundlage!)
gesondert auszuweisen.
Zur Transparenz der Geschäftsabläufe sollte natürlich eine aktuelle Mitgliederliste, eine Beitragübersicht und ein Inventarverzeichnis den Mitgliedern im Jahresbericht präsentiert werden.

Stand: 12. Mai 2015

Protokoll-Unterschrift

Als Schriftführerin verschickte ich das Protokoll zumindest an die Internet-Besitzer bisher per E-Mail und dann natürlich nicht handunterschrieben. Jetzt hieß es, ich müsste es an alle per Post schicken, um es von Hand unterschreiben zu können, sonst würde das Finanzamt uns nicht anerkennen. Ist eine Unterschrift im Internet nicht rechtsgültig??

Die Frage der  Unterschrift ist vermutlich weniger das Problem, als die Frage der Absicherung der Erreichbarkeit aller Mitglieder des Vereins. Wenn über entsprechende Regelungen der Satzung (Internet-Information), Beschlüsse der Mitgliederversammlung und Bestimmungen bei der Mitgliedsaufnahme (Zustimmung zum Versand von Informationen des Vereins per Internet-Kommunikation) die Praxis des Protokollversands (eventuell ergänzt um Versand auf dem Postweg für die Mitglieder, die nicht über Internet- bzw. E-Mail-Zugang verfügen) so organisiert ist, dass kein Mitglied ausgeschlossen wird und der (E-mail-)Absender als Schriftführer oder Vorstandsmitglied eindeutig identifizierbar ist, ist keine handschriftliche Signatur nötig. Sie sollte sich unter dem in den Vereinsakten abgelegten Original-Protokoll befinden. Sie könnte für beide Zwecke rechtssicher durch eine elektronische Signatur (etwa mit den Fuktionalitäten des neuen Personalausweises und einem entsprechenden Zertifikat) legitimiert werden. Problematisch aus der Sicht der Vereinsregister und der Finanzämter ist der eventuelle Ausschluss von Vereinsmitgliedern durch die Umstellung auf elektronische Informations- und Beschlussverfahren.

Stand: 09. Juni 2011