13 Fragen zu Buchhaltung mit Expertenantworten

Abrechnung Übungsleitertätigkeit

Wie rechne ich eine Übungsleitertätigkeit ab? Kann dies mit Beleg der Aufwandentschädigung aus der Kasse getätigt werden, oder muss man über das Lohnprogramm abrechnen?

Da Sie weder Steuern noch Sozialversicherungsabgaben abführen müssen, reicht eigentlich der einfache Beleg. Verein oder Stiftung sind allerdings verpflichtet die Voraussetzungen/Kriterien zur Zahlung des Übungsleiterfreibetrags (Nebenberuflichkeit, gemeinnützige Organisation, anerkannte Übungsleitertätgkeit) zu überprüfen. Außerdem empfiehlt es sich diese Übungsleitertätigkeit auf die Grundlage eines entsprechenden (Übungsleiter-/Honorar)Vertrages zu stellen.

Stand: 04. August 2011

Archivierung von Unterlagen

Wie lange müssen Lohn- und Firmenunterlagen archiviert werden?

Die allgemeinen Fristen für die Archivierung von Lohn- und sonstigen Firmenunterlagen betragen 10 Jahre.

Stand: 29. März 2011

Aufbewahrungsfristen bei Liquidation

Wie lange müssen nach einer Liquidation Mitgliederversammlungsprotokolle, Vereinbarungen und sonstige Unterlagen aufbewahrt werden?

Das BGB schreibt selbst keine Aufbewahrungsfristen nach Liquidation vor. Nach den gängigen Rechtskommentaren gelten aber analog die Vorschriften des Handelsrechts (v.a § 44 HGB). Danach gilt für Protokolle eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, für die sonstigen Unterlagen zwischen 6 und 10 Jahren.

Stand: 12. April 2011

Bilanz erstellen

Darf der Schatzmeister eines Vereins für den wirtschaftlichen Betrieb die Bilanz erstellen? Wer muß die Bilanz unterschreiben?


Wenn sich der Schatzmeister dazu in der Lage sieht, darf er das.
Unterschrieben werden muss die Bilanz von ihm und dem Vereinsvorstand.

Stand: 04. April 2011

Externe Revision

Darf der Revisor eines Vereins (ideeller Verein und wirtschaftlicher Betrieb) insbesondere für den größeren wirtschaftlichen Betrieb mangels eigener Buchführungskenntnisse einen Fachmann beauftragen/hinzuziehen. Muß der Vorstand zustimmen? Wie ist die Kostenfrage zu behandeln?

Es gibt grundsätzlich kein Problem, externe Expertise zur Revision heranzuziehen. Die Entscheidung sollte aber in der Regel vom Vorstand getroffen und darüber auch die die Kostenfrage geklärt werden. Es ist übrigens auch nicht unüblich die Kassenprüfungs- /Revisionsaufträge für verschiedene Bereiche des Vereins auf unterschiedliche Personen zu verteilen.

Stand: 08. April 2011

Kassenbuch

Wir führen für eine freiwillige Feuerwehr seit Jahren die Kasse mit ordentlicher Buchführung über Lexware Buchhalter. Nun ist von Seiten eines neuen Revisors die Frage aufgetaucht ob zusätzlich zur ordentlichen Buchführung noch ein täglich geführtes Kassenbuch geführt werden muß.

Die Führung eines (chronologischen) Kassenbuchs ist (nach §146 (1) Satz der Abgabenordnung) in jedem Fall für bare Zahlungsvorgänge vorgeschrieben. Aus den Erfahrungen der eigenen Praxis und der vieler uns bekannter Organisationen, würden wir die Führung eines solchen Kassenbuches selbst bei dem Einsatz sehr ausgefeilter Buchhaltungssoftware (aus der sich ein Kassenbuch als Auszug erstellen läßt) empfehlen. Wir wissen natürlich um die zusätzliche Arbeitsbelastung. Sie reduziert sich allerdings nach einiger Zeit wieder erheblich durch entsprechende Routine. Vor allem aber erhöht sich u. E. für alle Beteiligten (nicht zuletzt für die Kassenführung selbst) die Durchsichtigkeit des Finanzwesens.

Stand: 19. Januar 2012

Kassenführung

Wenn wir ein Vereinskonto gründen, ist für die Verwaltung der Gelder ein Kassenwart notwendig oder reicht es aus, wenn der Vorstand sich um das Konto und die Gelder kümmert?

Sie können durchaus ein Vorstandsmitglied mit der Kassenführung und der Verwaltung des Kontos beauftragen. Sinnvoll ist es aber in jedem Fall, eine jährliche Rechnungs- bzw. Kassenprüfung einzurichten.

Stand: 29. März 2011

Kosten für Transportmittel

Kann man im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Kosten für das Transportmittel für das ganze Jahr (Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel, was im voraus zu bezahlen ist) als Ausgabe rechnen oder muss eine Rechnungsabgrenzung erfolgen?

Leider ist die Prüf- und Anerkennungspraxis der Finanzämter in den verschieden Bundesländern und Städten so unterschiedlich, dass eine generelle Auskunft schwer möglich ist. Im Regelfall würden wir auf eine Abgrenzung und Zurechnung zu verschiedenen Anlässen tippen. Vielleicht sollten Sie aber einfach versuchen, diese Anfrage (als eher informelle Voranfrage) an den zuständigen Sachbearbeiter in Ihrem Finanzamt zu richten. Viele uns bekannte Vereine machen damit eigentlich gute Erfahrungen.

Stand: 07. April 2011

Muß ein Kassenprüfer auch Vereinsmitglied sein

Meine Vereinskameraden und ich bilden gerade den Vorstand eines Vereins neu und so kommen da einige Fragen auf. Wir würden gerne wissen, ob der Kassenprüfer im Verein ein Mitglied sein muss oder nicht.

Die Antwort hängt eigentlich von der Satzung Ihres Vereins ab. Wenn sie die Bestellung von Nichtmitgliedern nicht ausdrücklich ausschließt, kann die Prüfung auch von Nichtmitgliedern vorgenommen werden. Gegenüber den Finanzbehörden und anderen rechtlichen Aufsichtsorganen hat eine solche Prüfung sogar eher Vorteile.
Falls in der Satzung zur Geschäftsprüfung nichts ausgesagt ist, kann die Mitgliederversammlung die Prüfung und die Berufung externer Prüfer beschließen.

Stand: 04. April 2011

Personalunion im Vorstand

Kann eine Person die Position des Vorstandsvorsitzenden und des Kassenführers gleichzeitig ausfüllen? Der Vorstand würde somit aus zwei Personen bestehen: Einmal Vorsitzender / Kassenführer und dann noch der Stellvertreter / Kassenprüfer.

Den ersten Teil Ihrer Frage kann bejaht werden. Die Personalunion von Vorstandsvorsitzendem und Kassenwart ist vereinsrechtlich zulässig, wenngleich aus der Perspektive der Finanzämter sicher etwas anrüchig (d.h. etwas größere Aufmerksamkeit).

Die gleichzeitige Kassenprüfung durch den Stellvertretenden Vorsitzenden ist dagegen ausgeschlossen (der Schritt von der Anrüchigkeit zur »Illegalität« wäre also bereits überschritten).
Aus Gründen der Transparenz, des Selbstschutzes und als Ausgleich der 1. »Anrüchigkeit« gegenüber dem Finanzamt würden wir Ihnen eine externe Kassenprüfung (also durch jemanden außerhalb des Mitgliederkreises) empfehlen. Das könnte z.B. ein geübter Kassenprüfer oder ein sonstwie einigerrmaßen buchhalterisch versierter Mensch aus dem Freundes-/Bekanntenumfeld sein.

Stand: 05. April 2011

Rechnungsstellung für Mitgliedsbeiträge?

Wir sind ein e.V. im Bereich Sport und stellen uns die Frage, ob für die Mitgliedsbeiträge normale Ausgangsrechnungen erstellt werden müssen, die dann auch entsprechend der Aufbewahrungsfristen zu archivieren sind. Gleiches gilt für Kursgebühren, Platzgeld u.ä., das je nach Sportabteilung und Teilnahme zusätzlich zu den monatlichen Mitgliedsbeiträgen berechnet wird.

Für Mitgliedsbeiträge sind in der Regel (formal) keine zusätzliche Rechnungen erforderlich. Die Beitragspflicht ist durch den Aufnahmeantrag abgedeckt und die Beitragsnachweise in der Regel durch die Buchungsbestätigungen. In bestimmten Fällen (z.B. des gemeinnützigen Spendenrechts nach dem Einkommenssteuerrecht) haben sich Verfahren zur Bestätigung der entrichteten Jahresbeiträge eingespielt (obwohl auch hier im Rahmen des vereinfachten Spendennachweises bis zur Höhe von 200 EUR auch nicht immer nötig).
Anderes gilt für die zusätzlichen, gelegentlichen Leistungen (ihre Beispiele Kursgebühren, Platzgeld usw.), die jeweils einzeln förmlich in Rechnung gestellt werden müssen.
Die Archivierungsfrist (10 Jahre ab Datum des Geschäftvorfalls) gilt generell unabhängig von der Art der Belege (ob Rechnungen oder Buchungsbestätigungen).

Stand: 18. Juli 2012

Spende von gemeinnützig an gemeinützig / Nachweisform

Wir sind ein gemeinnütziger Verein in der Behindertenhilfe und nutzen für Ferienmaßnahmen ein Schulgebäude. Besagte Schule hat einen Förderverein. Wir wollen diesen unterstützen und haben die Frage, ob wir dies in Form einer Sachspende (Gutschein) tun müssen oder auch in Form einer Barspende tun können (was unser vorrangiges Ziel ist). Wenn die Barspende rechtlich geht, reicht uns dann eine Spendenbescheinigung für die Buchhaltung oder gibt es hier spezielles zu beachten?

Diese Form der Zuwendung eines gemeinnützige Vereins an eine andere gemeinnützige Körperschaft ist grundsätzlich zulässig, allerdings in einem angemessen Rahmen im Verhältnis zu den Ausgaben des Vereins für die eigenen gemeinnützigen Zwecke. Dies kann durchaus in Form einer Geldspende geschehen und die Spendenbescheinigung reicht als Nachweis aus.

Stand: 14. Januar 2016

Verfügung über finanzielle Mittel

Werbeeinnahmen, Spenden und andere Zuwendungen unterliegen der Steuer. Wenn der Verein für solche Einnahmen die Steuern abgetreten hat, kann dann der Verein ( nicht gemeinnützig ) über das Geld frei verfügen, zum Beispiel dem Vorstand einen PC kaufen und schenken? Muss das dem Finanzamt dann gemeldet werden?

Auch wenn der Verein Steuern abführt, müssen die Mittel in jedem Fall für den eigentlichen Zweck des Vereins verwendet werden. Natürlich können Sie einen PC für den Verein kaufen, aber keinesfalls dem Vorstand schenken. Dies müsste sowohl der Verein als auch der Vorstand versteuern. Sie können dem Vorstand solche Arbeitsmittel selbstverständlich für die Dauer seiner Tätigkeit zur Verfügung stellen, in seinen Besitz darf er nicht übergehen.

Spenden werden Sie vermutlich auch ohne Gemeinnützigkeit kaum bekommen, denn ein Anreiz ist auch die steuerliche Absetzbarkeit für den Spendengeber.

Stand: 07. April 2011