09. Mai 2018

Vereinsarbeit: EU-Datenschutz-Grundverordnung

Kategorie: Bürgerschaftliches Engagement, Demokratie und Bürgergesellschaft, Vereinsarbeit
© misterQM / photocase.de

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Am 25. Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Die Europäische Union vereinheitlicht damit den Datenschutz in Europa. Das betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch zivilgesellschaftliche Vereine. Verbände und Vereine haben bis zum 25. Mai Zeit, ihre Mitgliederverwaltung und Datenbanken anzupassen. Es wird zukünftig noch wichtiger, umfassender über die Speicherung von Daten zu informieren und personenbezogenen Daten entsprechend zu schützen.

Ob in Mitgliedanträgen, Spendenformularen oder Personaldaten, Vereine speichern und verwalten personenbezogene Daten. Sollte Datenschutz im Verein bisher eine nicht so große Rolle gespielt haben, gilt es nun einige Änderungen zu beachten.

Der Gesetzgeber versteht unter personenbezogenen Daten nicht nur Angaben zur Person (zum Beispiel Name, Adresse, Geburtsdatum), sondern auch Informationen wie Wettkampfergebnisse, Mitgliedschaften in Organisationen oder persönliche Interessen. Der Vereinsvorstand ist dafür verantwortlich, für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben zu sorgen und die Persönlichkeitsrechte der Mitglieder entsprechend zu berücksichtigen. Betroffene müssen zudem umfassender über die Speicherung ihrer Daten informiert werden, etwa bei der Eingabe von Daten in ein Spendenformular. Und: Personenbezogene Daten sind durch zusätzliche Maßnahmen vor Missbrauch und Diebstahl zu schützen.

Was sollte bis zum Inkrafttreten der EU-Verordnung am 25. Mai 2018 getan werden?

Es gilt zunächst eine Bestandsaufnahme zu unternehmen, um festzustellen, welche Daten über Mitglieder vorliegen. Im Anschluss muss überprüft werden, welche Informationen gespeichert werden dürfen. Es gilt das Prinzip des »Verbots mit Erlaubnisvorbehalt«. Das bedeutet, dass Daten nur dann erhoben oder weitergegeben werden dürfen, wenn die betroffene Person entweder eingewilligt hat oder eine sonstige Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Außerdem müssen Betroffene, also z.B. die Vereinsmitglieder, umfassender über die Speicherung ihrer Daten informiert werden, etwa bei der Eingabe von Daten in ein Spendenformular. Immer dann, wenn Daten der Mitglieder erhoben werden, wie im Antrag auf Mitgliedschaft, müssen die in Art. 13 genannten Informationen mitgeteilt werden. So ist insbesondere über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung aber auch über die Rechte der Betroffenen zu informieren. Nähere Informationen dazu gibt es hier (pdf) im Kurzpapier der Datenschutzkonferenz.

Je nach dem ist ein/e Datenschutzbeauftragte/r zu benennen, wenn mehr als 10 Personen im regelmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten arbeiten. Auch die freiwillige Bestellung eines/einer Datenschutzbeauftragten ist möglich. Im Einzelfall ist zu prüfen, ob nach den Vorgaben des Artikels 37 der Verordnung oder § 38 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes ein/eine Datenschutzbeauftragte/r zu bestellen ist. Nähere Informationen dazu gibt es hier (pdf) im Kurzpapier der Datenschutzkonferenz.

Die Verordnung sieht außerdem ein sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis vor. Das Verarbeitungsverzeichnis soll der Transparenz und dem Nachweis der Einhaltung der Datenschutzvorschriften nach innen und nach außen dienen und ist regelmäßig zu führen. Hinweise und Muster von der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen finden Sie hier.

Bei Veröffentlichungen im Internet ist grundsätzlich jede Veröffentlichung von personenbezogenen Daten durch den Verein unzulässig – außer der/die Betroffene hat sich ausdrücklich einverstanden erklärt. Allgemein zugängliche Daten bilden hier eine Ausnahme. Ein Beispiel: eine offizielle Veranstaltung ist ein öffentliches Ereignis, über das möglicherweise die Lokalpresse berichtet. Daher dürfen Sie beispielsweise bei einem Fußballspiel personenbezogene Informationen zur Mannschaftsaufstellung veröffentlichen. Diese Daten müssen aber nach angemessener Zeit gelöscht werden.

Zur Umsetzung der EU-Verordnung finden Sie hier eine übersichtliche Checkliste von der Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern.

Zum Weiterlesen: Weitere praxisnahe Informationen zum Thema Arbeit im Verein finden Sie hier in diesem Portal.