Kommunaler Planungsworkshop

Seite 2: Organisation & Ablauf

Organisation & Ablauf

Der Kommunale Planungsworkshop wurde konzipiert, um Menschen strukturiert von einer Idee bzw. einem Gedanken hin zur Planung und Ausführung von Aktionen zu bewegen. Der überprüfbare Fortschritt eines lokalen Projektes lässt sich durch ein fünfstufiges Vorgehen (Arbeitsphasen) mit konkreten Aktivitäten beschreiben. Die nachfolgende Tabelle beschreibt dies näher. Der Kommunale Planungsworkshop besteht insgesamt aus drei Modulen (A, B und C).

Vorbereitung: Teilnehmer einladen

Der Erfolg eines Kommunalen Planungsworkshops steht und fällt mit einer qualitativen Vorbereitung. Eine gewissenhafte Planung dient vor allem dem Zweck, die knappe zur Verfügung stehende Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen. Ähnlich wie bei anderen geht es auch bei dieser deliberativen Methode darum, möglichst das ganze System in einen Raum zu holen. D.h., dass alle relevanten Vertreter von Interessengruppen eingebunden werden sollten, um eine hohe Akzeptanz für den Aktionsplan sicherstellen zu können.

Von der Vorbereitung bis zur Implementierung
Phasen Zeit (Min.) Ziele/ Aufgaben
1. Vorbereitung Teilnehmer einladen
Zielkatalog entwickeln
Workshopagenda aufstellen
Verfahrensregeln definieren
2. Modul A 60 Zielkatalog fertigstellen
Agenda erklären
Verfahrensregeln vorstellen
Dank für ehrenamtliches Engagement
aussprechen
3. Modul B 90 Aktionsplan entwerfen
Konkrete Aktivitäten planen
Verantwortlichkeiten festlegen
Ressourcen identifizieren
Termine festlegen
4. Modul C 60 Herausforderungen analysieren
Kern der Probleme identifizieren
Ursachen ergründen
Lösungsstrategien erarbeiten
Ressourcen ermitteln
5. Implementierung Aktivitäten implementieren
Aktionspläne justieren
Umsetzungsfortschritte überprüfen
Öffentlichkeit unterrichten

Eine Besonderheit des Kommunalen Planungsworkshops besteht in der Art und Weise, wie Ziele und Visionen definiert werden. Im Vergleich zu vielen anderen Planungsmethoden arbeiten die Teilnehmer diese nicht während des Workshops aus, sondern die Organisatoren schlagen einen Katalog mit konkreten Zielen vor. Die Teilnehmer übernehmen den Feinschliff, indem sie z.B. Maßnahmenvorschläge ergänzen. Diese Vorgehensweise ist sehr zeitsparend, da die Entwicklung von Visionen viel Abstimmungsbedarf erfordert, jedoch auch anfällig ist für Konflikte, sofern unter den Teilnehmern keine hohe Zielkonvergenz besteht. Umso wichtiger ist es, dass die Organisatoren in der Vorbereitungsphase exakt eruieren, welche Interessen und Wünsche bestehen. In diesem Zusammenhang muss auch geprüft werden, ob die Interessengruppen realistische Erwartungen hegen. Hier spielen technische, rechtliche und finanzielle Aspekte eine wichtige Rolle. Neben persönlichen Gesprächen dient vor allem eine Workshop-Informationsmappe der Unterrichtung der Teilnehmer. Diese Informationsmappe sollte den Teilnehmern mindestens eine Woche vor Workshopbeginn vorliegen und beinhaltet Angaben zu den Teilnehmern, Verfahrensregeln, zur Agenda und zum vorläufigen Zielkatalog.

Geht es zum Beispiel um die Begrünung eines Stadtteils, dann besteht die Herausforderung für die Organisatoren speziell darin, die Teilnehmer (z.B. vier zufällig ausgewählte Bürger, vier Vertreter der Stadtverwaltung oder des Bauhofs, vier Vertreter aus im Ort ansässigen Umweltvereinen, jene vier Mitglieder des Stadtrates, auf die bei den letzten Kommunalwahlen die meisten Stimmen entfielen) auszuwählen und den vorläufigen Zielkatalog auszuarbeiten. Der Zielkatalog sollte gewissenhaft auf der Grundlage von persönlichen Gesprächen und Umfragen formuliert werden und er könnte erste Ideen darüber enthalten, an welcher Stelle welche Pflanzen gesetzt bzw. Parkanlagen entstehen sollen.