Kommunaler Planungsworkshop

Seite 3: Modul A: Zielkatalog, Modul B: Aktionsplan

Modul A: Zielkatalog fertigstellen

In einem ersten Schritt führt der Moderator in das Thema und das Projekt ein. Es werden Ziele des Workshops erläutert, die Agenda erklärt, die Verfahrensregeln vorgestellt und Anerkennung für das ehrenamtliche Engagement der Anwesenden ausgesprochen. Außerdem sollte der Moderator Aktivitäten moderieren, die den Teilnehmern dabei helfen, schnell arbeitsfähige Gruppen zu gründen. Es geht hier um vertrauensbildende Aktionen, die zum Ziel haben, anfängliche Reserviertheiten rasch abzustreifen und die Kontakte zwischen den Teilnehmern zu erleichtern.

Bevor die Teilnehmer in die Gruppenarbeit einsteigen, empfiehlt es sich, wichtige Verfahrensregeln abschließend zu besprechen. Es geht darum, die Spielregeln für ein kooperatives und konstruktives Arbeitsklima zu bestimmen. Bei den Verfahrensregeln handelt es sich um Kommunikationsprinzipien, die einerseits mehr Vertrauen und Respekt unter den Teilnehmern fördern und andererseits helfen, die Produktivität des gesamten Workshops zu erhöhen. Sie definieren insbesondere, wie Entscheidungen gefällt, Prioritäten gesetzt oder Meinungsverschiedenheiten gelöst werden.

Im Vergleich zu anderen deliberativen Methoden fallen diese Tagesordnungspunkte in der Regel kurz aus, da die Teilnehmer vorab eine detaillierte Informationsmappe erhalten und sich der Workshop am besten für Personen eignet, die sich schon kennen und/oder über gemeinsame Visionen und Zielvorstellungen verfügen. Die Verfahrensregeln und die Workshop-Agenda werden auf Flipchartpapier geschrieben und gut sichtbar im Raum befestigt. Auch sollte der Moderator die Gelegenheit nutzen, am Anfang seine eigene Rolle zu erläutern.

In dieser Phase besteht die wichtigste Aufgabe des Moderators darin, die Teilnehmer über den Zielkatalog aufzuklären. Da sich während des Workshops nur noch kleinere Änderungen bzw. Ergänzungen am Zielkatalog vornehmen lassen, ist es von zentraler Bedeutung, dass dieser unter den Teilnehmern weitgehend unstrittig ist. Eine wichtige Aufgabe der Vorbereitungsphase besteht also darin, dies sicherzustellen.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Vision → Grüne und familienfreundliche Innenstadt

  • Schaffung einer neuen Parkanlage entlang des Flussufers
  • Umfunktionierung der Goethestraße zur Spielstraße
  • Begrünung der Hauptstraße mit Bäumen
  • Bau eines Kinderspielplatzes am Rathausplatz

Die Werte und Einstellungen von Menschen beeinflussen unmittelbar ihr Handeln. Und dieses Handeln wirkt sich wiederum auf andere Menschen, auf die Umwelt und auf zukünftige Generationen aus. Deshalb ist es wichtig, dass die Teilnehmer Verantwortung für ihr Verhalten übernehmen. Um dies bildlich zu verdeutlichen, stellt der Moderator Trends nachhaltiger Gemeindeentwicklung (z.B. den effizienteren Gebrauch von Wasser und Energie) vor und verweist auf gute Initiativen und Projekte in anderen Kommunen. In der Praxis zeigt sich oft, dass sich neue Kooperationen und Ideen besser umsetzen lassen, wenn wichtige Entscheidungsträger (z.B. Bürgermeister, Vereinsvorsitzende) den Aktionsplan unterstützen. Sie sollten frühzeitig in die Planungen einbezogen werden.

Viele Männchen diskutieren an mehreren Tischen und halten Ergebnisse auf Tafeln fest.

Modul B: Aktionsplan entwerfen

Das Ziel des zweiten Moduls besteht darin, für jedes Teilziel einen konkreten Aktionsplan zu entwerfen. Jede Arbeitsgruppe bearbeitet dabei ein Teilziel. Die zentrale Frage lautet: Welche Aktionen braucht es, um gemeinsame Visionen realisieren zu können? Nach Umfang des Projekts ist und nach der Zahl der Einzelprojekte richtet sich in der Regel die Anzahl der Teilnehmer. In jeder Arbeitsgruppe sollten mindestens vier Personen mitwirken. In unserem Beispiel geht es um den Aufbau einer grünen und familienfreundlichen Innenstadt, der vier konkrete Ziele zugrunde liegen. Daher gibt es vier Arbeitsgruppen.

Die Gruppen sind aufgerufen, zu ihrem jeweiligen Teilziel die folgenden Fragen zu beantworten: Welche Aktionen sind notwendig? Wer setzt die Aktionen wann, wo und wie um? Jede Gruppe erstellt hierzu einen Aktionsplan, in dem die Planungsziele der Gruppe sichtbar werden. Diese Ziele können sehr hoch gesteckt sein. Die Prüfung der Pläne einer jeden Gruppe auf Machbarkeit und Praxistauglichkeit erfolgt erst im nächsten Modul. Die Pläne werden dann auch entsprechend angepasst. Hierfür zeichnen die Arbeitsgruppen auf großen Flipchart-Bögen Spalten für die Teilziele, für Aktionen, für verantwortliche Personen, benötigte Ressourcen und für die Termine. Bei diesen Übersichten handelt es sich nicht um statische Pläne, vielmehr werden sie fortlaufend, vor allem auch noch nach Abschluss des Workshops, angepasst.

Im Anschluss stellen die Arbeitsgruppen im Plenum ihre Ergebnisse vor und ein Teilnehmer aus jeder Gruppe überträgt zusammen mit dem Moderator die Informationen in eine Plandokumentation »Gesamtprojekt«. In dieser Form entsteht ein integrierter Masterplan, der sich aus vielen Einzelprojekten zusammensetzt. Der Moderator ist zuständig für das Streichen inhaltlicher Überlappungen und stellt sicher, dass die Aktionen in einer logischen Abfolge stehen.