Kommunaler Planungsworkshop

Ziele & Voraussetzungen

Der Kommunale Planungsworkshop ist eine deliberative Methode, die auf dem Community Action Workshop der Harmony Foundation of Canada aufbaut. Der Workshop der kanadischen Stiftung kommt seit 15 Jahren in insgesamt 36 Ländern erfolgreich zum Einsatz. Die vorliegende Variante stellt eine stark abgewandelte Form dar, denn das Ziel bestand darin, eine detaillierte Aktionsplanung vorzulegen, die nur wenige Stunden in Anspruch nimmt, die für mittelgroße Gruppen geeignet ist und bei der die Ziele extern vorgegeben sind bzw. nicht während des Workshops erarbeitet werden. Das neue Design eignet sich daher besonders gut für Gruppen, die bereits über eine gemeinsame Vision verfügen.

Diese deliberative Methode unterstützt lokale Initiativen dabei, eine nachhaltige und zukunftsfähige Gemeinschaft zu planen. Der Methodenverlauf folgt der Idee, den Workshop so einfach wie möglich zu halten, aber dennoch so komplex wie nötig, damit Gruppen ohne große Hilfe von außen konkrete Aktionspläne erarbeiten können. Von dieser Herangehensweise können viele kommunale Akteure profitieren. Das übergeordnete Ziel besteht darin, lokale Akteure in die Lage zu versetzen, den Wandel, den sie herbeiführen möchten, strukturiert anzugehen.

Das Verfahren beschreibt sinnvolle Prozesse bzw. Werkzeuge, die zu kooperativen Aktionen führen und konkrete Aktivitäten ermöglichen. Die Themen können ganz unterschiedlicher Natur sein, etwa soziale, ökonomische oder Umweltthemen betreffen. Man stelle sich Gemeinden vor, in denen die Menschen aktiv für ein besseres Lebensumfeld und mehr Lebensqualität eintreten. Das setzt beispielsweise Bürgerbeteiligung, weniger Müll, sauberes Wasser, gute Kindergärten oder einen funktionierenden öffentlichen Personennahverkehr voraus.

Der Workshop versetzt auch unerfahrene Moderatoren in die Lage, konkrete Projekte anzuschieben, da klare Instruktionen und Checklisten zur Planung und Durchführung der Methode geboten werden. Das Handbuch zum Workshop gibt es in zwei Fassungen, in einer langen Version (train-the-trainer manual), die sich an professionelle Anwender wendet, und in einer vereinfachten Version, die die wesentlichen Verfahrensschritte auf den Punkt bringt.

Trotz inspirierter und engagierter Bürger scheitern kommunale Initiativen und Projekte immer wieder, weil die Beteiligten für ihre kooperative Arbeit auf keinen verständlichen und zuverlässigen Prozess aufbauen. Der Kommunale Planungsworkshop verkörpert solch einen Beteiligungsprozess, bei dem sich Menschen zusammenfinden, Ziele definieren und konkrete Aktionen vorbereiten. In einigen Fällen ist es sinnvoll, dass nur eine Person den Workshop leitet, in anderen Fällen können mehrere Personen die Moderation übernehmen.

Da das Workshopdesign nur wenige Stunden in Anspruch nimmt, eignet es sich am besten für Gruppen, die sich bereits kennen und über eine gemeinsame Zielsetzung bzw. Vision verfügen. In dieser Form lassen sich oft schneller Probleme analysieren, Aktionen planen und Wege konkreter Zusammenarbeit identifizieren. Zudem ist die fünfstufige Methode weniger für komplexe Herausforderungen gedacht, wie die Planung und Errichtung eines Klärwerkes. Es geht um kleine und mittelgroße Projekte auf der kommunalen Ebene.

Die Teilnehmer eines Kommunalen Planungsworkshops sind oft Menschen, die gemeinsame Interessen und/oder Werte teilen. Oft handelt es sich um Personen, die miteinander arbeiten oder leben (z.B. in einer Abteilung einer Stadtverwaltung oder in einer Hausgemeinschaft) und deshalb ein hohes Interesse daran haben, kollektive Herausforderungen zu erkennen und Lösungen mit dem Ziel zu erarbeiten, ihre Arbeits- und Lebenswelt nachhaltig positiv zu verändern.

Kooperation erzeugende Verhaltensprinzipien:

  • Die Überprüfung von Verhalten und Werten hilft zu verstehen, wie besser zusammengearbeitet werden kann und wie bedeutsame Lösungen erarbeitet werden können.
  • Erfahrungen sind grundlegend für das Lernen und Anwenden neuer Fertigkeiten und Ideen.
  • Nachhaltige Veränderungen setzen ein tiefgreifendes Verständnis der Lebensumwelt voraus.
  • Jeder ist Teil von komplexen ökologischen, sozialen und ökonomischen Systemen. Alles was Individuen und die Gesellschaft tun, beeinflusst etwas anderes oder jemand anderen.
  • Kooperatives Lernen ist wechselseitig abhängig. Jeder lernt mit anderen und von anderen.
  • Jeder Teilnehmer sollte offen sein, um neue Sichtweisen und innovative Lösungen erkennen zu können.
  • Gemeinschaftsbasierte Initiativen sind von zentraler Bedeutung für effektive und nachhaltige Aktionen. Sie sollten in ihrem regionalen, nationalen oder globalen Kontext verstanden werden.
  • Gesellschaftlicher Wandel muss auf allen Ebenen erfolgen, damit sich von gesellschaftlicher Integration sprechen lässt.

Auflistung vgl. u.a. Bloomfield 2000; Peterman 1998; Roseland 2005

Die Moderatoren eines Kommunalen Planungsworkshops sollten ihr Wirken an folgenden Grundsätzen ausrichten:

  • alle Workshopteilnehmer aktiv einbinden
  • beteiligungsorientierte Aktionen fördern, das heißt, alle relevanten Interessengruppen zur Teilnahme einladen
  • Vertrauen und Respekt unter den Teilnehmern fördern und eine angenehme Lernumgebung schaffen
  • die Diversität an Bedürfnissen und Lebensweisen beachten
  • die Teilnehmer zur Wissensvermittlung und zum Teilen innovativer Ideen und Erkenntnisse ermutigen
  • positive, praktische und nachhaltige Aktivitäten befürworten
  • betonen und festigen realistischer Erwartungen
  • bei Bedarf externe Expertise einbinden

Organisation & Ablauf

Der Kommunale Planungsworkshop wurde konzipiert, um Menschen strukturiert von einer Idee bzw. einem Gedanken hin zur Planung und Ausführung von Aktionen zu bewegen. Der überprüfbare Fortschritt eines lokalen Projektes lässt sich durch ein fünfstufiges Vorgehen (Arbeitsphasen) mit konkreten Aktivitäten beschreiben. Die nachfolgende Tabelle beschreibt dies näher. Der Kommunale Planungsworkshop besteht insgesamt aus drei Modulen (A, B und C).

Vorbereitung: Teilnehmer einladen

Der Erfolg eines Kommunalen Planungsworkshops steht und fällt mit einer qualitativen Vorbereitung. Eine gewissenhafte Planung dient vor allem dem Zweck, die knappe zur Verfügung stehende Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen. Ähnlich wie bei anderen geht es auch bei dieser deliberativen Methode darum, möglichst das ganze System in einen Raum zu holen. D.h., dass alle relevanten Vertreter von Interessengruppen eingebunden werden sollten, um eine hohe Akzeptanz für den Aktionsplan sicherstellen zu können.

Von der Vorbereitung bis zur Implementierung
Phasen Zeit (Min.) Ziele/ Aufgaben
1. Vorbereitung Teilnehmer einladen
Zielkatalog entwickeln
Workshopagenda aufstellen
Verfahrensregeln definieren
2. Modul A 60 Zielkatalog fertigstellen
Agenda erklären
Verfahrensregeln vorstellen
Dank für ehrenamtliches Engagement
aussprechen
3. Modul B 90 Aktionsplan entwerfen
Konkrete Aktivitäten planen
Verantwortlichkeiten festlegen
Ressourcen identifizieren
Termine festlegen
4. Modul C 60 Herausforderungen analysieren
Kern der Probleme identifizieren
Ursachen ergründen
Lösungsstrategien erarbeiten
Ressourcen ermitteln
5. Implementierung Aktivitäten implementieren
Aktionspläne justieren
Umsetzungsfortschritte überprüfen
Öffentlichkeit unterrichten

Eine Besonderheit des Kommunalen Planungsworkshops besteht in der Art und Weise, wie Ziele und Visionen definiert werden. Im Vergleich zu vielen anderen Planungsmethoden arbeiten die Teilnehmer diese nicht während des Workshops aus, sondern die Organisatoren schlagen einen Katalog mit konkreten Zielen vor. Die Teilnehmer übernehmen den Feinschliff, indem sie z.B. Maßnahmenvorschläge ergänzen. Diese Vorgehensweise ist sehr zeitsparend, da die Entwicklung von Visionen viel Abstimmungsbedarf erfordert, jedoch auch anfällig ist für Konflikte, sofern unter den Teilnehmern keine hohe Zielkonvergenz besteht. Umso wichtiger ist es, dass die Organisatoren in der Vorbereitungsphase exakt eruieren, welche Interessen und Wünsche bestehen. In diesem Zusammenhang muss auch geprüft werden, ob die Interessengruppen realistische Erwartungen hegen. Hier spielen technische, rechtliche und finanzielle Aspekte eine wichtige Rolle. Neben persönlichen Gesprächen dient vor allem eine Workshop-Informationsmappe der Unterrichtung der Teilnehmer. Diese Informationsmappe sollte den Teilnehmern mindestens eine Woche vor Workshopbeginn vorliegen und beinhaltet Angaben zu den Teilnehmern, Verfahrensregeln, zur Agenda und zum vorläufigen Zielkatalog.

Geht es zum Beispiel um die Begrünung eines Stadtteils, dann besteht die Herausforderung für die Organisatoren speziell darin, die Teilnehmer (z.B. vier zufällig ausgewählte Bürger, vier Vertreter der Stadtverwaltung oder des Bauhofs, vier Vertreter aus im Ort ansässigen Umweltvereinen, jene vier Mitglieder des Stadtrates, auf die bei den letzten Kommunalwahlen die meisten Stimmen entfielen) auszuwählen und den vorläufigen Zielkatalog auszuarbeiten. Der Zielkatalog sollte gewissenhaft auf der Grundlage von persönlichen Gesprächen und Umfragen formuliert werden und er könnte erste Ideen darüber enthalten, an welcher Stelle welche Pflanzen gesetzt bzw. Parkanlagen entstehen sollen.

Modul A: Zielkatalog fertigstellen

In einem ersten Schritt führt der Moderator in das Thema und das Projekt ein. Es werden Ziele des Workshops erläutert, die Agenda erklärt, die Verfahrensregeln vorgestellt und Anerkennung für das ehrenamtliche Engagement der Anwesenden ausgesprochen. Außerdem sollte der Moderator Aktivitäten moderieren, die den Teilnehmern dabei helfen, schnell arbeitsfähige Gruppen zu gründen. Es geht hier um vertrauensbildende Aktionen, die zum Ziel haben, anfängliche Reserviertheiten rasch abzustreifen und die Kontakte zwischen den Teilnehmern zu erleichtern.

Bevor die Teilnehmer in die Gruppenarbeit einsteigen, empfiehlt es sich, wichtige Verfahrensregeln abschließend zu besprechen. Es geht darum, die Spielregeln für ein kooperatives und konstruktives Arbeitsklima zu bestimmen. Bei den Verfahrensregeln handelt es sich um Kommunikationsprinzipien, die einerseits mehr Vertrauen und Respekt unter den Teilnehmern fördern und andererseits helfen, die Produktivität des gesamten Workshops zu erhöhen. Sie definieren insbesondere, wie Entscheidungen gefällt, Prioritäten gesetzt oder Meinungsverschiedenheiten gelöst werden.

Im Vergleich zu anderen deliberativen Methoden fallen diese Tagesordnungspunkte in der Regel kurz aus, da die Teilnehmer vorab eine detaillierte Informationsmappe erhalten und sich der Workshop am besten für Personen eignet, die sich schon kennen und/oder über gemeinsame Visionen und Zielvorstellungen verfügen. Die Verfahrensregeln und die Workshop-Agenda werden auf Flipchartpapier geschrieben und gut sichtbar im Raum befestigt. Auch sollte der Moderator die Gelegenheit nutzen, am Anfang seine eigene Rolle zu erläutern.

In dieser Phase besteht die wichtigste Aufgabe des Moderators darin, die Teilnehmer über den Zielkatalog aufzuklären. Da sich während des Workshops nur noch kleinere Änderungen bzw. Ergänzungen am Zielkatalog vornehmen lassen, ist es von zentraler Bedeutung, dass dieser unter den Teilnehmern weitgehend unstrittig ist. Eine wichtige Aufgabe der Vorbereitungsphase besteht also darin, dies sicherzustellen.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Vision → Grüne und familienfreundliche Innenstadt

  • Schaffung einer neuen Parkanlage entlang des Flussufers
  • Umfunktionierung der Goethestraße zur Spielstraße
  • Begrünung der Hauptstraße mit Bäumen
  • Bau eines Kinderspielplatzes am Rathausplatz

Die Werte und Einstellungen von Menschen beeinflussen unmittelbar ihr Handeln. Und dieses Handeln wirkt sich wiederum auf andere Menschen, auf die Umwelt und auf zukünftige Generationen aus. Deshalb ist es wichtig, dass die Teilnehmer Verantwortung für ihr Verhalten übernehmen. Um dies bildlich zu verdeutlichen, stellt der Moderator Trends nachhaltiger Gemeindeentwicklung (z.B. den effizienteren Gebrauch von Wasser und Energie) vor und verweist auf gute Initiativen und Projekte in anderen Kommunen. In der Praxis zeigt sich oft, dass sich neue Kooperationen und Ideen besser umsetzen lassen, wenn wichtige Entscheidungsträger (z.B. Bürgermeister, Vereinsvorsitzende) den Aktionsplan unterstützen. Sie sollten frühzeitig in die Planungen einbezogen werden.

Viele Männchen diskutieren an mehreren Tischen und halten Ergebnisse auf Tafeln fest.

Modul B: Aktionsplan entwerfen

Das Ziel des zweiten Moduls besteht darin, für jedes Teilziel einen konkreten Aktionsplan zu entwerfen. Jede Arbeitsgruppe bearbeitet dabei ein Teilziel. Die zentrale Frage lautet: Welche Aktionen braucht es, um gemeinsame Visionen realisieren zu können? Nach Umfang des Projekts ist und nach der Zahl der Einzelprojekte richtet sich in der Regel die Anzahl der Teilnehmer. In jeder Arbeitsgruppe sollten mindestens vier Personen mitwirken. In unserem Beispiel geht es um den Aufbau einer grünen und familienfreundlichen Innenstadt, der vier konkrete Ziele zugrunde liegen. Daher gibt es vier Arbeitsgruppen.

Die Gruppen sind aufgerufen, zu ihrem jeweiligen Teilziel die folgenden Fragen zu beantworten: Welche Aktionen sind notwendig? Wer setzt die Aktionen wann, wo und wie um? Jede Gruppe erstellt hierzu einen Aktionsplan, in dem die Planungsziele der Gruppe sichtbar werden. Diese Ziele können sehr hoch gesteckt sein. Die Prüfung der Pläne einer jeden Gruppe auf Machbarkeit und Praxistauglichkeit erfolgt erst im nächsten Modul. Die Pläne werden dann auch entsprechend angepasst. Hierfür zeichnen die Arbeitsgruppen auf großen Flipchart-Bögen Spalten für die Teilziele, für Aktionen, für verantwortliche Personen, benötigte Ressourcen und für die Termine. Bei diesen Übersichten handelt es sich nicht um statische Pläne, vielmehr werden sie fortlaufend, vor allem auch noch nach Abschluss des Workshops, angepasst.

Im Anschluss stellen die Arbeitsgruppen im Plenum ihre Ergebnisse vor und ein Teilnehmer aus jeder Gruppe überträgt zusammen mit dem Moderator die Informationen in eine Plandokumentation »Gesamtprojekt«. In dieser Form entsteht ein integrierter Masterplan, der sich aus vielen Einzelprojekten zusammensetzt. Der Moderator ist zuständig für das Streichen inhaltlicher Überlappungen und stellt sicher, dass die Aktionen in einer logischen Abfolge stehen.

Vier Männchen setzen aus acht unterschiedlich farbigen Puzzlestücken den Begriff »Aktionsplan« zusammen.

Modul C: Herausforderungen analysieren

Nachdem sich die Teilnehmer in den vorangegangenen Modulen auf einen vorläufigen Aktionsplan verständigt haben, setzen sie sich im dritten Modul mit potenziellen Problemen und Herausforderungen auseinander. Es geht darum, jene Hürden und Stolpersteine zu erkennen, die einem reibungslosen Erreichen des Zieles im Weg stehen. Folglich werden im Modul C die Aktionspläne an die externen Realitäten angepasst. Die Arbeitsgruppen listen dazu alle denkbaren Herausforderungen bzw. Probleme auf, die der Moderator später im Plenum sammelt.

Dem Moderator kommt zudem die Aufgabe zu, alle Herausforderungen zu kategorisieren, die danach auf einer Prioritätenliste gesammelt werden. Die Teilnehmer benennen jene Herausforderungen, denen sie die höchste Priorität beimessen. Die Prioritätenliste wird letztlich erstellt, indem alle Beteiligten jeweils vier Stimmen, die sie panaschieren und kumulieren können, auf die Problemcluster verteilen. In dieser Form ergibt sich nicht nur eine Liste an konkreten Herausforderungen, sondern es lässt sich eine Aussage darüber treffen, wie ernst die Teilnehmer die einzelnen Probleme einstufen.

Zu jenen vier Bedenken, auf die die meisten Punkte entfielen, finden sich die Beteiligten erneut in Arbeitsgruppen zusammen. Jede Gruppe greift eine dieser zentralen Herausforderungen auf und ist aufgerufen, das Problem eingehend zu analysieren. Sie schätzen also die Herausforderungen ab, die mit der Ausführung der Aktionspläne verbunden sein könnten. Hier geht es um folgende Fragen: Was ist der Kern des Problems? Welche Ursachen liegen der Herausforderung zugrunde? Wie lässt sich das Problem lösen bzw. umgehen? Welche Ressourcen, vor allem Geld, Zeit und fachliches Know-How, brauchen wir hierfür?

Im Anschluss stellen die Arbeitsgruppen im Plenum ihre Ergebnisse vor und ein Teilnehmer aus jeder Gruppe stellt mit dem Moderator die Herausforderungen zu einer vereinten Liste zusammen. Alle Teilnehmer sind dann nochmals aufgefordert, zu prüfen, wie man den Anforderungen erfolgreich begegnen kann. Zudem erarbeiten die Gruppen eine Liste an Personen, die ebenfalls von den Problemen betroffen sind und/oder ein Interesse daran haben, dass das Projekt umgesetzt wird. Die Arbeitsergebnisse sollten gut dokumentiert werden, um andere Interessierte adäquat über die Aktivitäten und Ergebnisse unterrichten und die Umsetzung der Planvorhaben effektiv kontrollieren zu können.

Implementierung: Aktivitäten umsetzen

Während des Workshops legen die Teilnehmer einen Termin für das nächste gemeinsame Treffen fest. Dieses sollte nicht später als einen Monat nach dem Workshop stattfinden. Der Transfer-Workshop zielt auf die Justierung des Aktionsplanes und auf die Überprüfung der Umsetzungsfortschritte. Jede Gruppe, die an einem Teilaktionsplan gearbeitet hat, sollte auch in der Umsetzungsphase gute Arbeitsbeziehungen zu den anderen Gruppen und zum Moderator unterhalten.

Zudem empfiehlt es sich, den Aktionsplan in der Kommune zu veröffentlichen, um einerseits die breite Öffentlichkeit über die beschlossenen Aktivitäten und Ziele informieren und um andererseits weitere Unterstützer gewinnen zu können. Die Teilnehmer sollten daran erinnert werden, dass eine realistische und durchdachte Aktionsplanung der Schlüssel zu erfolgreichen kommunalen Projekten ist. Die Planung muss fortlaufend aktualisiert und gegebenenfalls um Aufgaben ergänzt werden.

Symbol: »Literaturtipp« (ein stilisiertes geöffnetes Buch)

Bloomfield, Michael (Hrsg.): Community Action Workshop Manual. Building Sustainable Societies. 2000.

Bohinc, Tomas: Grundlagen des Projektmanagements: Methoden, Techniken und Tools für Projektleiter. 2010.

Copeland, Michael A. / Knapp, Michael S.: Connecting Leadership With Learning: A Framework for Reflection, Planning, and Action. 2006.

Gable, Cate: Strategic Action Planning. Now Setting and Meeting Your Goals. 1998.

Harmony Foundation of Canada (Hrsg.): Green Cities: A Guide for Sustainable Community Development. 2005.

Jolles, Robert L.: How to Run Seminars & Workshops: Presentation Skills for Consultants, Trainers and Teachers. 2005.

Klatt, Bruce: The Ultimate Training Workshop Handbook: A Comprehensive Guide to Leading Successful Workshops and Training Programs. 1999.

Peterman, William: Neighborhood Planning and Community-Based Development: The Potential and Limits of Grassroots Action. 1998.

Roseland, Mark: Toward Sustainable Communities: Resources for Citizens and Their Governments. 2005.

Zechner, Gisela: Projekte auf kommunaler Ebene erfolgreich managen. 1998.

Symbol: »Autor« (ein stilisierter Füllfederhalter)

Dr. Jürgen Smettan
Dr. Peter Patze (peter.patze@me.com)