Eine RTSC-Konferenz (Real Time Strategic Change) ermöglicht synchronen Wandel in einem gesamten System, z.B. einem Stadtteil, wie auch in einem Unternehmen. »Real Time« bedeutet hier: Veränderung wird nicht geplant, sie passiert. Aus diesem Grund repräsentieren die Teilnehmer in der Regel einen Querschnitt aus allen an dem Thema oder der Organisation beteiligten Interessengruppen. Die Teilnehmer arbeiten während der Konferenz meist innerhalb von zwei bis drei Tagen in heterogen besetzten 8er-Gruppen, die als Fraktal jeweils die Meinungen und Sichtweisen der Gesamtgruppe widerspiegeln.
Es geht darum, »Hirn und Herz« eines gesamten Systems, z. B. einer gesamten Region oder einer großen Organisation, zusammenzuführen. Erst wenn jeder Teilnehmer einer oft sehr heterogenen Gruppe das ganze Bild erkennen kann, entwickelt sich eine lernende Organisation. Dabei spielt die Gruppengröße nach oben kaum eine Rolle. Ab 50 bis über 1.000 Teilnehmer bilden eine Großgruppe - und dafür ist RTSC gemacht.
RTSC-Konferenzen liegt die Idee zu Grunde, ein hohes Maß an Selbstbeteiligung und Begegnung auf allen Ebenen zu erzeugen. Veränderungen, Neuausrichtungen oder Entwicklungssprünge in Kultur und Strategie eines Systems werden in RTSC-Konferenzen organisationsweit dringlich gemacht. Auf diese Weise wird eine große Bereitschaft für den Prozess etabliert. Darauf aufbauend wandelt sich das gesamte System Schritt für Schritt in der Konferenz.
»Wir werden kein partizipatives Management predigen. Wir tun es«, sagt Kathleen Dannemiller von Dannemiller Tyson Associates, einer amerikanischen Beratungsfirma, die - neben Robert W. Jacobs - RTSC-Großgruppen (»Whole Scale«)-Konferenzen seit 1981 entwickelt hat.
Ausgangssituation untersuchen und Dringlichkeit erzeugen
In der ersten Arbeitsphase geht es darum, die aktuelle Ausgangssituation zu untersuchen und Dringlichkeit für notwendige Veränderungen im gesamten System zu erzeugen. In dieser Phase werden solche Themen, Fragestellungen und ggf. auch Impulse von Externen genutzt, die die Beteiligten im wahrsten Sinne des Wortes aufrütteln. Aufrütteln mit der aktuellen Realität. Aufrütteln, damit Handlungsdruck entsteht.
Mit gemeinsamen Zielen identifizieren
In den nächsten Phasen der RTSC-Konferenz wird ein bereichsübergreifender Dialog über die eigene Kultur, über Werte und Ziele initiiert, der letztlich die Identifikation mit gemeinsamen Zielen bewirkt. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um konkrete Zielvorgaben durch die Führungs- bzw. Leitungsebene vorzustellen und gemeinsam mit den Teilnehmern zu diskutieren, ggf. zu ergänzen und zu verabschieden. Hier ist es wichtig, den Handlungs- und Veränderungsspielraum vorher festzulegen. In der Regel gelingt es in einer Großgruppe von beispielsweise 150 Teilnehmern und darüber hinaus sehr gut, sich auf einen gemeinsamen Zielhorizont zu verständigen und sich mit den sichtbar gewordenen Veränderungsvorhaben zu identifizieren.
Zusammenarbeit verbessern
Während der gesamten RTSC-Konferenz arbeiten alle Gruppen bereichsübergreifend und in wechselnden Settings zusammen. Dies hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Kultur der Zusammenarbeit. Darüber hinaus gibt es spezielle Module, die die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Hierarchien analysieren, neu definieren und bereits in der Konferenz einüben.
Nächste Schritte planen
In der letzten Konferenzphase werden nächste Schritte und Maßnahmen geplant und Verantwortlichkeiten festgelegt. Die Planungsphase vollzieht sich dann je nach Thema und Gruppenzusammensetzung wieder in homogenen Interessengruppen (Heimatgruppen), in vorab definierten Experten- und Spezialistengruppen (aus dem Teilnehmerfeld heraus!) oder im Open Space-Modus nach eigenem, individuellen Interesse und Antrieb.
RTSC-Konferenzen sind gut dazu geeignet, ein individuelles, themen- oder organisationsspezifisches Konferenzdesign zu erarbeiten. Sie sind für viele Initiatoren erste Wahl, weil sie einen Maßanzug für unterschiedliche Situationen, Themen und Gruppen ermöglichen. Dies gelingt, weil die Planung einer RTSC-Konferenz auf einem bewährten Phasenmodell beruht, das viele unterschiedliche Frage- und Aufgabenstellungen bereit hält – die sogenannte »Formel für Veränderung«:
Aufrütteln x Vision/Ziele x Erste Schritte = Energie für Veränderung (bzw. ≥ Widerstand, sich zu wandeln)
Wird eine der oben beschriebenen Phasen nicht eingeplant, ist einer der drei Faktoren gleich Null. Das Produkt zur Erreichung der benötigten Veränderungsenergie ergibt dann auch Null.
Auf Grund der hohen Anpassungsfähigkeit der Konferenzdramaturgie werden RTSC-Konferenzen sowohl in der Wirtschaft als auch im kommunalen und institutionellen Sektor gleichermaßen eingesetzt. Die Anwendungsfelder reichen von dialogorientierten Jahrestagungen großer Mitgliederorganisationen über Fusionen, Veränderungs- und Integrationsprozesse bis hin zu Bürgerbeteiligungs-Projekten im Rahmen der Regional- und Stadtentwicklung.
Eine gemeinsame Ausrichtung, die durch einen bereichsübergreifenden Dialog, durch gemeinsames Arbeiten und Kämpfen für Ideen entsteht, ist ein wesentliches Ziel von RTSC-Konferenzen. Sowohl die einzelne Person als auch die gesamte Gruppe vollzieht häufig wahre Quantensprünge in der eigenen Entwicklung.
Durch RTSC-Konferenzen wird Veränderungsenergie in großem Maße erzeugt. Dies geschieht unter anderem deshalb, weil die Beteiligten sich im gesamten System mit unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen auseinandersetzen und ein Bewusstsein für das Ganze entsteht. Dies wiederum macht allen deutlich, dass nur mit konzertierten Anstrengungen die wesentlichen Weichenstellungen und Vorhaben neue Realität werden können, und dass man dafür hier und jetzt etwas tun muss.
Ziel ist es also, ein Thema, ein Vorhaben oder eine spezifische Situation mit Hilfe aller betroffenen Interessengruppen (auch Anspruchsgruppen genannt) zu analysieren, zu erörtern und zu verstehen und konkrete, nächste Schritte unter Verwendung professioneller Management-Werkzeuge zu planen und umzusetzen. Dabei wird zeitgleich an Werten, Zielen, an der Verbesserung der Zusammenarbeit und an Strategien gearbeitet.
Planungsgruppe
Für RTSC-Konferenzen empfiehlt sich zunächst die Einberufung einer Planungsgruppe.
Das Ziel der Zusammenarbeit mit der Planungsgruppe ist ein möglichst effektives Einladungsprozedere, eine reibungslose Organisation, Durchführung und Ergebnissicherung. Zu diesem Zweck trifft sich das Planungsteam vor, aber auch während der Konferenz (z. B. abends). Die Planungsgruppe stellt einen Mikrokosmos der Großgruppe dar. Sie durchläuft in der Vorbereitung die gleichen Phasen (des Veränderungsprozesses) wie die Großgruppe und hat somit Pilot-Funktion. Sie muss im Vorfeld der Konferenz herausfinden, welches die Kernthemen der Konferenz sind (worüber muss dringlich gesprochen werden) und wer einzuladen ist (Interessengruppen). Das heißt, die Planungsgruppe übernimmt die Rolle des Experten für die Inhalte (die externen Berater übernehmen die Rolle des Experten für den Prozess).
