Open Space

Macht mal Pause ... macht Open Space!

Die Herausforderung: Viele Menschen, ganze Organisationen, Kommunen, Einrichtungen müssen sich in kürzester Zeit völlig umorientieren. Wenn alles schneller gehen muss, unter der Einbindung möglichst vieler Mitarbeiter und Betroffener des ganzen Systems, und es bereits vorgestern geschehen sein sollte – dann ist es ein guter Zeitpunkt für eine Kaffeepause – eine Kaffeepause mit Open Space!

Harrison Owen, Organisationsberater in Washington DC, hat Open Space sozusagen als Zufallsprodukt einer lang geplanten, durchstrukturierten internationalen Konferenz entwickelt: Da die Kaffeepausen aus nahe liegenden Gründen nicht nur am beliebtesten waren, sondern sich auch als der effektivste Teil der Konferenz herausgestellt hatten, entwarf er ein Konzept nach Art offener Kaffeepausen: Die Teilnehmer sollten selbst Richtung, Verlauf und Inhalte der Konferenz bestimmen. Hunderte von Teilnehmern arbeiten selbstverantwortlich simultan an Dutzenden von »heißen« Themen; Motivation und Gemeinschaftsgefühl, Erfolgserlebnis und Freude werden in oft ungeahnter Weise entfacht.

Open Space bietet ein Umfeld für intensives Lernen. Durch oft völlig neue Vernetzungsstrukturen werden neue Konzepte und Ideen entwickelt, die in produktive Aktionen umgesetzt werden. Es wird auf Kontrollfunktionen durch die Leitung möglichst verzichtet. Sie wurden als Haupthemmnis für Innovationsprozesse identifiziert. Mit dem Verzicht auf Kontrolle, auf ein fertiges Design und eine vorstrukturierte Agenda hat Owen einen Weg gefunden, den Raum zu öffnen für kreative Prozesse. Vorgegeben sind nur der Ort, ein einfacher Rahmen und eine zeitliche Struktur, was einen reibungslosen Ablauf des Geschehens ermöglicht. Hauptakteure sind die Teilnehmer selbst, die individuell und als Gruppe für das Ergebnis und den Inhalt ebenso verantwortlich sind wie für die Lernprozesse, die Kommunikation und die Kultur der Konferenz.

Der Open Space Ansatz ist also mehr als eine Arbeitsform, mehr als ein methodischer Ansatz: Es ist ein lösungsorientiertes, höchst potentes Mittel zur Veränderung von Organisationen, insbesondere ihrer Kultur, indem es an der Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren, lernen und arbeiten, ansetzt. Open Space initiiert vorübergehend eine »Lernende Organisation«.

Die Methode ist inzwischen in den meisten Ländern der Erde mit tausenden von Menschen zum Einsatz gekommen. Im Folgenden soll der Open Space Ansatz näher vorgestellt und bewertet sowie die Frage der Anwendbarkeit erläutert werden.

Der Rahmen

Wer nimmt teil und wie lange dauert eine Konferenz?

Die Anzahl der Teilnehmer ist nicht vorgegeben. Positive Erfahrungen sind gemacht worden mit Gruppen zwischen 8 und über 2000 Personen.

Die Dauer einer OS-Konferenz beträgt drei Tage. Daumenregel: »Mindestens einmal drüber schlafen«. Daher sollte sie nicht weniger als einen Tag dauern und nicht länger als drei Tage, weil danach erfahrungsgemäß das Energieniveau drastisch zu sinken beginnt. Es finden täglich etwa vier Runden von ca. eineinhalb Stunden in kleineren Arbeitsgruppen statt.

Die wichtigste Bedingung ist freiwillige Teilnahme. Es werden gerade diejenigen aus freier Entscheidung teilnehmen, die bereit sind, sich einzulassen in einen vagen, vorher nicht bestimmbaren Prozess zu einer Thematik, die ihnen am Herzen liegt: Begeisterung und Verantwortung für das Thema sind Kern von Open Space.

Der Ablauf

Planungsphase
Abgesehen von der Logistik ist die Bildung des Rahmenthemas ausschlaggebend. Es muss sich um ein wirklich relevantes Thema der jeweiligen Institution oder der Zielgruppe handeln. Daher ist die erste und sehr wichtige Aufgabe für die Prozessbegleiter, gemeinsam mit den Auftraggebern, den Geldgebern, den Veranstaltern und den Betroffenen das Rahmenthema zu definieren und zu formulieren. Eine Aufgabe, die oft schwer fällt, da sie eng verbunden ist mit den Fragen: Wohin wollen wir eigentlich? Was sollen unsere Ziele sein und wie überprüfen wir ihre Erreichung?

Durchführung
Die Konferenz beginnt im Plenum (wie auch jeden Morgen und Abend) mit der gesamten Gruppe im Kreis, wodurch die Bildung von offener und direkter Kommunikation, Beziehung und Gemeinschaftsgefühl eingeleitet wird. Die wenigen Spielregeln werden kurz vorgestellt und sollten für jeden sichtbar an der Wand zu lesen sein.

Teilnehmer vor den Themenvorschlägen der Open Space-Konferenz

Alle Teilnehmer werden eingeladen, eine Thematik, für die sie ein besonderes Interesse empfinden, aufzuschreiben, im Kreisinneren anzukündigen und es an der Informationswand mit Namen, Raum- und Zeitangabe aufzuhängen. Nachdem alle Themen gesammelt worden sind, ist der Marktplatz eröffnet. Nun entscheidet jeder Konferenzteilnehmer, zu welchen der angebotenen Themen er einen Beitrag leisten möchte. Auf diese Weise ist jede Person potenziell Initiator, Referent oder Mitglied einer Dialoggruppe, in vielen Fällen sogar Lehrer oder Schüler in freiem Wechsel. Bei einer dreitägigen Konferenz hat jeder die Chance, in vielen verschiedenen Arbeitsgruppen mitzuwirken. Es müssen genug Räume, formelle und informelle, wie Garten, Terrasse oder ähnliches zur freien Verfügung stehen.

In den ca. 90-minütigen Arbeitsgruppen können unterschiedliche Prozesse angewendet werden; meistens wird ein verbaler Dialog gewählt. Aber auch kreative Techniken wie z. B. eine sportliche Aktivität oder Musik können zur Anwendung kommen. Die Kleingruppen werden nicht von »außen« moderiert, den Prozess verantwortet jede Gruppe selbst. Wichtig ist, dass ein kurzes Protokoll geführt wird.

Die Agenda wird am Morgen jedes Tages im Plenum modifiziert und ergänzt. Auch jeden Abend kommt die gesamte Gruppe für circa eine halbe Stunde zum Informationsaustausch zusammen. Danach ist der Abend frei zur Selbstorganisation: Open Space soll Spaß machen, denn genau dort liegt die Energie.

Das Gesetz der zwei Füße

Das Gesetz der zwei Füße ist das Gesetz der selbstgesteuerten Freiheit und Selbstverantwortung: Es besagt, dass jeder Teilnehmer immer am richtigen Ort sein sollte, in derjenigen Arbeitsgruppe, in der er einen Beitrag leisten und etwas lernen kann. Es ist die wichtigste Regel von Open Space: Damit hat jeder Teilnehmer Einfluss auf Inhalt und Form. Personen, die versuchen, Kontrolle auszuüben, werden abgelehnt, man verlässt höflich die Gruppe. In der Kultur von Open Space ist dies ein nicht nur akzeptiertes, sondern ein erwünschtes Verhalten: Jeder Teilnehmer ist selbst verantwortlich für die Effizienz der Tagung, für sich und für das Ganze.

So können sich die Geister scheiden in »Hummeln« und »Schmetterlinge«: Hummeln sind diejenigen Personen, die sich die Freiheit nehmen, von einer Gruppe zur anderen zu »fliegen«, sich in ein Thema vertiefen, weiterfliegen und so von einer Gruppe zur anderen »befruchtend« wirken. Schmetterlinge dagegen nehmen es leichter; ihre Hauptaufgabe ist es, schön und attraktiv zu sein, so dass um sie herum möglicherweise spontan wieder Arbeitsgruppen entstehen (mit dem Nachteil, dass diese meistens auch das Protokollieren auf die allzu leichte Schulter nehmen). Man findet sie auch auf der Terrasse und im Garten. Sie tragen aber nur scheinbar nicht so bei zum Rahmenthema; oft dienen sie auch als Zentrum von Leichtigkeit, Spaß und Erholung und es entwickelt sich kreative Interaktion.

Hummeln und Schmetterlinge sind in besonderem Maße – wie jede Person durch die Teilnahme an vielen verschiedenen Gruppen – Träger von Informationen des Gesamtprozesses und in diesem Sinne eine Art  »Wissensmanager«.

Die vier Prinzipien

  • Wer immer kommt, ist gerade die richtige Person.
  • Was auch geschehen mag – es ist das einzige, was geschehen kann.
  • Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit.
  • Vorbei ist vorbei.

Dies sind die Prinzipien des » go with the flow «, durch sie wird alles, was ist, wertgeschätzt. Sie werden sichtbar aufgehängt und sind selbsterklärend. Dennoch ist es gut, sich immer daran zu erinnern, dass man Vertrauen hinsichtlich des Prozesses bewahrt und in die Richtigkeit dessen, was sich ereignet. Es ist erstaunlich, dass auch der Zeitrahmen im Wesentlichen selbstorganisiert eingehalten wird und nicht der ständigen Kontrolle bedarf.

Dokumentation

Jeder Initiator oder Themengeber einer Arbeitsgruppe wird gebeten, auf einem der bereitgestellten Computer die Ergebnisse nach dem »KEKK-Prinzip« (kurz, einfach, knackig, konkret) zu dokumentieren.

Dabei kann die Rolle des Protokollanden wie auch die Rolle des Zeitverantwortlichen und sogar die Rolle des Moderators vom Themengeber abgegeben werden an einen Teilnehmer seiner Wahl.

Die Protokolle, oft sehr viele Seiten, werden in meist durchwachten, fröhlichen Nächten ausgedruckt und kopiert und so kann jeder Teilnehmer das aktuelle Werk aller getrost »schwarz auf weiß« nach Hause tragen.

Ordnung und Gewichtung der Themen

Open Space in seiner strengen Definition als Prozess der Selbstorganisation ist hier bereits beendet.

Das Thema lautet nun: Was sind unsere brennendsten Themen?

Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, je nach zur Verfügung stehender Zeit und logistischen Möglichkeiten, Größe der Gruppe und Präferenz.

Eine Möglichkeit im Sinne von Open Space: Alle Teilnehmer werden aufgerufen, noch einmal ihre Themen vorzustellen, und zwar die allerwichtigsten, die brennendsten, für die sie sich von heute an einsetzen möchten. Nach kurzer Vorstellung, einem neuen Marktplatz und erneuter Kleingruppenbildung werden in einer Stunde die nächsten aktuellen Schritte besprochen und beschlossen und auf extra Formularen »Schritte in die Zukunft« festgehalten. Meist bleibt keine Zeit, diese auch noch in den Computer einzugeben, da dies die letzte Runde vor Abschluss der Veranstaltung darstellt. Bei diesem Verfahren mischen sich die Teilnehmer noch einmal neu, es besteht nochmals Gelegenheit, konkrete Verantwortung zu übernehmen.

Eine andere Möglichkeit: Die Titel sämtlicher Themen werden nochmals auf Flipcharts aufgeschrieben. Alle Teilnehmer können durch Verteilung von Punkten die fünf bis acht ihnen wichtigsten Agendathemen wählen. Daraus lässt sich dann eine kollektive Rangliste erstellen. Bei Hunderten von Teilnehmern kann diese Wahl auch computerunterstützt ablaufen. Danach kann sich jeder Teilnehmer nochmals einem der gewählten Themen zuordnen und in der Kleingruppe, wieder in ca. einer Stunde, nächste Schritte beschließen zu den Fragen: Wer macht mit? Wann und wo treffen wir uns? Wie kann das Projekt organisiert werden? Wer aus der Organisation kann uns unterstützen?

Wirkung von Open Space

Die Leistung der Open Space-Methode hat quantitative und qualitative Aspekte. Die Dokumentation von Visionen, Fragestellungen und Aktionsschritten, die sich aus der Arbeit der Arbeitsgruppen ergeben, sind messbares Ergebnis. Die Zunahme an Vernetzung und konstruktiver Kommunikation sowie die Schritte in die Selbstorganisation und Verantwortung dagegen führen zu einer entscheidenden qualitativen Veränderung der Organisationskultur. Die Bereitschaft, mit Mut zum Risiko und Ehrlichkeit zu kommunizieren, verbindet die Teilnehmer schnell zu einer lernenden Gemeinschaft.

Diese Veränderung geschieht schnell und wird oft von den Teilnehmern und kollektiv vom ganzen System bewusst erlebt und getragen.

Implementierung und Nachhaltigkeit

Empowerment der Teilnehmer, Begeisterung, Freude und ihr Gefühl der Zusammengehörigkeit sind also neben der Entstehung von Arbeitsgruppen mit möglichst klar ausgerichteter Zielsetzung wesentliches Ergebnis einer Open Space-Konferenz und sollten auf lange Sicht erhalten bleiben. Die Umsetzungsphase jedoch beweist erst die Nachhaltigkeit ihrer Wirkung.

Sie wird häufig wieder als ein offener Prozess gestaltet, kann aber auch in jeder anderen Form abgewickelt werden, die das gewonnene Empowerment nicht zerstört. Den jeweiligen Themengebern und den organisationsinternen Unterstützern, den »Paten«, kommt dabei eine wichtige Rolle zu: Sie treiben ihr Thema und seine Umsetzung weiter.

Anwendbarkeit und Grenzen von Open Space

Als Intervention eignet sich Open Space ebenso in der Gründungsphase einer Organisation, also als formgebende Methode, wie auch als Meilenstein innerhalb eines Umstrukturierungs-Prozesses oder Lernprozesses einer Organisation. Durch die neueingeführten Regeln ist es auch eine Methode des Kulturwandels.

Open Space ist ein sehr strukturiertes Verfahren, Verlauf und Ergebnisse jedoch sind nicht genau vorherbestimmbar! Sicher ist nur: Es findet immer Veränderung statt, oft mehr, als manchem lieb ist.

Open Space kann in der Kommunalarbeit und in Nonprofit-Organisationen sowie in der Wirtschaft zum Einsatz kommen: Wir waren in Kirchen und Schulen, in Altersheimen, in Kommunal- und Stadtverwaltungen, im Rahmen der Agenda 21, in den größten Hightech-Unternehmen und in mittelständischen Handwerksbetrieben, in Krankenhäusern und psychiatrischen Abteilungen.

Open Space hat sich als Meetingformat in den Fällen besonders bewährt, in denen sehr heterogene Gruppen zusammenarbeiten müssen und komplexe, potenziell konfliktreiche Fragen schnellstmöglich zu lösen sind, für die es noch keine Antwort gibt. Denn hier ist die nötige Spannung im Raum, die einen Erfolg wahrscheinlicher macht:

Bedingungen für den Erfolg von Open Space:

  • Ein brennendes gemeinsames Interesse, kein Alibithema!
  • Hoher Grad an Diversität der Teilnehmer (Rollen, Alter, Nationalität etc.)
  • Hoher Grad an Komplexität des Problems
  • Hohes Konfliktpotenzial und kontroverse Perspektiven
  • Zeitdruck


Open Space klappt immer, außer...

  • wenn man den Prozess zu kontrollieren versucht, sei es in der Rolle des Prozessbegleiters oder des Auftraggebers. Das kann vor (»Das muss ein Erfolg werden!«), während und nach der Konferenz passieren, wenn etwa zu heiße Themen eliminiert werden.
  • wenn es um sehr spezifische Fragestellungen geht, bei denen das Ergebnis im Prinzip bekannt ist: beispielsweise die Installation eines elektronischen Informationssystems oder die Entlassung bereits ausgewählter Mitarbeiter.
  • und  bei mangelnder Ernsthaftigkeit des Beraters oder Prozessbegleiters, der nicht ein tiefes Verständnis für das Wesen der Intervention aufbringt.

Anwendung von Open Space zur politischen Mitverantwortung in demokratischen Systemen

In unserer demokratisch organisierten Gesellschaft brauchen wir ständig Übungsfelder, um demokratisches Verhalten – wie es die Zivilgesellschaft von uns in allen Bereichen fordert – zu erproben und zu praktizieren.

Wenn wie am 11. September 2001 aktuelle externe Herausforderungen – oder wie so häufig interne Ereignisse wie etwa die Bekanntgabe von Entlassungen – die Menschen stark beschäftigen, so dass an einen normalen Arbeitsablauf nicht mehr zu denken ist, dann kann Open Space ein sehr sinnvolles Format sein, in dem sich viele Mitarbeiter zu den aktuellen Themen und Emotionen austauschen können. Das führt zur Verarbeitung solcher traumatischer Eindrücke, es verbindet aber auch die Mitarbeiter auf einer sehr ehrlichen, authentischen Weise miteinander.

Es kann so eine ganz neue Basis des gegenseitigen Verständnisses und der Kommunikation entstehen. Hier genügen schon zwei bis drei Stunden, zum Beispiel an einem Nachmittag eines normalen Arbeitstages. Es wird kaum Vorlaufzeit benötigt und kaum organisatorischer Aufwand: Dieser Zeitaufwand, die »Zeit für die Seele«, wird sich lohnen, da sich die nötige Kommunikation sowieso ihre Wege sucht, ob in der Gerüchteküche oder in der Raucherecke.

Die Arbeit kann danach wieder unbelasteter und konzentrierter aufgenommen werden. Open Space kann also hier zum Strukturelement für »das, was ansteht« werden.

Ein offenes Forum, wie es Open Space bietet, kann auch als Konflikt-Prävention genutzt werden:

Die Anwendung von Großgruppenkonferenzen zur Prävention und zum Abbau kollektiver Konfliktsituationen sind bereits in vielen Ländern, wie zum Beispiel im Winter 2002 in Ramalla und Jerusalem, angewendet worden.

Als Mitglieder einer Zivilgesellschaft im globalen Raum haben wir auch längerfristig die Verantwortung, uns immer wieder im Austausch mit anderen Kollegen und Freunden Gedanken zu machen. Dies beginnt in der Familie und am Arbeitsplatz. In zunehmendem Maße wird auch an Unternehmen die Forderung nach globaler gesellschaftlicher Mitverantwortung gestellt. Hier kann durch Open Space Zeit und Raum zum Engagement geöffnet werden.

In totalitären Systemen sind gerade diese offenen und öffentlichen Räume nicht verfügbar, es entfällt damit auch eine Möglichkeit, sich mit anderen Perspektiven auseinanderzusetzen, für sie ein wertschätzendes Verständnis zu entwickeln und entsprechend verantwortlich zu handeln.

»… durch die Demokratie läuft nicht nur der Weg der Gerechtigkeit, sondern auch der Weg zu Integrität und nationaler Sicherheit«, Benjamin Barber (Jihad vs. McWorld, 1995). Eine unabdingbare Perspektive in Zeiten der Globalisierung von Menschen, Märkten und Glaubenssätzen.

Think Tanks for a Civic Society of the 21st Century:

Im Rahmen der Aufnahme osteuropäischer Staaten in die Europäische Union haben wir unter diesem Titel eine Open Space-Veranstaltung mit internationalen politischen Thinktanks im Gut Kreisau bei Breslau, Polen, durchgeführt (Sponsoren: German Marshall Fund of the US, Veranstalter: Arbeitskreis für Demokratie der Friedrich Naumann Stiftung). Ziel war der Austausch von Know-how, das Lernen voneinander, die Vernetzung und die Effizienzsteigerung einzelner Initiativen.

Effizienzsteigerung und »Open Spaß« zeichnen Open Space-Konferenzen in ihrer Wirkung generell aus, Mut zur Selbstorganisation und selbstverantwortlichem Handeln machen dies möglich. Die Methode basiert auf den theoretischen Grundlagen der Systemtheorie und Chaostheorie, ihr Erfolg ist mit Hilfe von werteorientierten Messinstrumenten verifizierbar – besser und schneller aber an den blitzenden Augen der Beteiligten ablesbar.

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Dr. Katarina Petri
Con.Cord.Consulting
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Telefon: (0 81 58) 99 31 43
E-Mail: katarina@petri.com
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