Ablauf

Ablauf

Während eines World Cafés erforschen die Teilnehmer/innen ein Thema durch Gespräche in Kleingruppen von vier bis fünf Personen entlang vorbereiteter Fragen. Die aufeinander aufbauenden Gesprächsrunden – meist drei – dauern in der Regel 20–30 Minuten. Je nach Kontext, Thema und gewünschtem Ergebnis können aber auch mehr oder längere Gesprächsrunden sinnvoll sein. Während des Gesprächs, das bestimmten Gesprächsregeln folgt, sind alle aufgefordert auf dem »Tischtuch« die Beiträge festzuhalten, zu kritzeln, zu zeichnen, zu schreiben. Nach jeder Gesprächsrunde wechseln die Teilnehmer/innen an einen anderen Tisch. Eine Person, die Tischgastgeber/in, bleibt jeweils am Tisch sitzen, und fasst für die neuen Gesprächsteilnehmer/innen kurz die wesentlichen Punkte des vorangegangenen Gesprächs zusammen. Das World Café wird mit einer Plenumsphase abgeschlossen, in der die Ergebnisse der Kleingruppenphase an den Tischen vorgestellt und diskutiert werden.

Vorbereitung

Kollektive Klarheit schaffen im Vorbereitungsteam

Dieser Vorbereitungsschritt ist essenziell für jedes Beteiligungsformat: Das Vorbereitungsteam klärt den Sinn und Zweck des Prozesses.

  • Warum soll dieser Prozess stattfinden?
  • Welches Ziel/welche Ziele wollen wir damit erreichen?
  • Was ist das bestmögliche Ergebnis, das wir erzielen wollen?
  • Wie lautet die zentrale Frage, auf die wir durch diesen Prozess eine Antwort finden wollen?

Die Formulierung einer Frage hilft dem Team, sich bei der Vorbereitung und Durchführung auf das Wesentliche zu fokussieren. Diese strategischen Klärungsschritte erzeugen die nötige Klarheit im Vorbereitungsteam und damit Energie für den Prozess.

Kraftvolle Fragen formulieren

Die Qualität der Fragen, die im Rahmen des World Cafés die Diskussion anregen sollen, ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Daher gilt es, dem Formulieren der Fragen besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Eine kraftvolle Frage

  • ist einfach und klar
  • weckt Neugier und regt an
  • erzeugt Energie und Fokus
  • eröffnet neue Perspektiven
  • führt zu neuen, tiefergehenden Fragen.

Eine lebhafte Diskussion entsteht nur dann, wenn die Fragen für die Teilnehmer/innen relevant sind. Es empfiehlt sich, die ausgewählten Fragen an Personen zu testen, die teilnehmen werden, um zu sehen, ob sie die gewünschte Energie erzeugen.

Weitere Charakteristika von guten World Café-Fragen:

  • Bezug auf aktuelles Anliegen oder aktuelle Herausforderung der Teilnehmer/innen
  • Offene Fragen, also keine, die man mit Ja oder Nein beantworten kann
  • Fragen, die zur Exploration von Möglichkeiten einladen
  • Fragen, die nicht individuelle Erfahrungen erfragen, sondern gemeinsames Nachdenken über etwas anregen (»Was ist, wenn wir …?«)
  • Prozessorientierte Formulierungen (z.B. statt »Was hast du aus dieser Erfahrung gelernt?« »Was kannst du weiterhin aus dieser Erfahrung lernen?)
  • Fragen, die möglichst frei von Annahmen sind (nicht: »Wie können wir das besser machen?«, sondern: »Welche neuen Möglichkeiten bietet diese herausfordernde Situation?«)
Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Gute Fragen erzeugen Engagement, Lust an der Entdeckung von Neuem und regen die Kreativität der Teilnehmer/innen an.

Einladen der Teilnehmer/innen

Nach der Entscheidung, wer zur Veranstaltung eingeladen wird, nach der Festlegung von Ort und Zeit, ist die Einladung zu gestalten und zu versenden. Der Titel der Veranstaltung soll Interesse bei den Empfängern wecken. Erfahrungsgemäß wirkt eine spannende Frage als Titel einladend, sie weckt Interesse, Antworten darauf zu entwickeln.

Einen gastfreundlichen Raum gestalten

Wenn Menschen sich eingeladen und wohl fühlen, tragen sie gerne zu einem Prozess bei. Es gilt also, für die Teilnehmer/innen eine einladende Atmosphäre zu schaffen. Das beginnt bei der Formulierung der Einladung, das gilt für den sozialen Raum, der durch die Veranstaltung kreiert wird, wie auch für den tatsächlichen Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet.

Der soziale Raum
Wenn die Teilnehmer/innen sich sicher fühlen und sie selbst sein können, wird kreatives Denken, aufmerksames Zuhören und aktives Mittun möglich. Gemäß der Philosophie des World Café ist jede/r unverwechselbarer und unverzichtbarer Teil des Gesamtsystems. Die Café-Moderator/innen ermutigen alle Teilnehmer/innen zum Gespräch beizutragen. Indem sich alle aktiv beteiligen, werden das Wissen und die Weisheit der gesamten Gruppe zugänglich.

Der Veranstaltungsort
Die Gestaltung einer warmen und einladenden physischen Umgebung trägt erheblich zum Wohlbefinden der Teilnehmer/innen bei. Dazu zählen die allgemeinen Aspekte eines Raumes wie Helligkeit, natürliches Licht, gute Luft, angenehme Temperatur, bequeme Sitzgelegenheiten, wenn möglich ein Blick ins Grüne oder Pflanzen/Blumen im Raum.

Beim World Café wird zudem eine Umgebung geschaffen, die ein Gefühl der Intimität und Ungezwungenheit erzeugen soll – wie in einem Kaffeehaus.

Wie kann eine Kaffeehausatmosphäre für das World Café geschaffen werden?

  • Kleine Tische – rund oder eckig – für 4 bis 5 Personen. Die Anzahl von vier Personen ist ideal für ein Gespräch, an dem sich alle aktiv beteiligen. Bei mehr als fünf Personen ist die Beteiligung aller schwieriger oder unwahrscheinlicher. Außerdem zeigt sich, dass Gruppen ab sechs Personen dazu tendieren, sich in zwei Untergruppen zu teilen.
  • Die Tische versetzt und locker im Raum verteilt aufstellen, die Stühle rundherum.
  • Auf die Tische – mit oder ohne Tischtücher – kommen die »Arbeitstischtücher«: ein bis zwei Bögen Flipchartpapier sowie mehrere verschiedenfarbige Marker/Stifte. Wenn ausreichend Platz ist, können die Tische auch mit einer kleinen Vase mit Blumen dekoriert werden.

Falls der Platz für Tische nicht ausreicht oder keine kleinen Tische vorhanden sind, kann das World Café auch im Sesselkreis gemacht werden: Die Flipchartpapiere und die Stifte liegen auf dem Boden, die vier Stühle im Kreis. Auf dem Papier liegen A6-Post-its, auf die die Teilnehmer/innen Notizen machen und das Post-it auf das Papier in ihrer Mitte kleben.

Fehlende Tische können durch Platten aus Sperrholz oder Styropor ersetzt werden, die auf die Größe eines Flipchartpapiers geschnitten sind und auf die ein Bogen Papier geklebt oder gepinnt wird. Jede Vier-Personen-Runde nimmt sich eine »Tischplatte«, platziert sie auf den Knien und kann so bequem schreiben. Danach können die »Tische« wieder in die Ecke gestellt werden.