Vorbereitung

Vorbereitung der Planungszelle

Die organisatorische Vorbereitung beginnt in der Regel etwa fünf bis sechs Monate vor Beginn der Planungszellen. Folgende Schritte werden dabei unternommen:

Fragestellung und Teilaspekte

Für die Qualität der Deliberationsergebnisse und die Motivation der Teilnehmer/innen ist es unabdingbar, zu Beginn die Ziele und Themen des Bürgergutachtens mit dem Auftraggeber präzise abzustimmen. Das Thema wird im Dialog mit dem Auftraggeber in relevante Unterthemen gegliedert, die in einzelnen Arbeitseinheiten diskutiert werden können. Sie bilden die Programmstruktur der Planungszelle. Die Auswahl der Themengebiete sowie ihre Abfolge erzeugen den Spannungsbogen des Beteiligungsprozesses. Dabei sollte der Durchführungsträger sowohl die Interessen des Auftraggebers als auch die der Teilnehmer/innen berücksichtigen. Ein möglicher Aufbau der Programmstruktur besteht beispielsweise im Übergang von allgemeinen zu speziellen Aspekten eines Themas.

Öffentlichkeitsarbeit

Die gesamte Vorbereitungsphase wird durch eine intensive Öffentlichkeitsarbeit begleitet. Ziel ist es, die Öffentlichkeit auf den Beteiligungsprozess aufmerksam zu machen sowie die zukünftigen Teilnehmer/innen über das Projekt zu informieren. Geeignet hierfür sind Ankündigungen oder Artikel in örtlichen Zeitungen, Amtsblättern und (lokalen) Onlinemedien sowie die persönliche Kontaktaufnahme zu wichtigen Akteuren vor Ort.

Zusammenstellung der Informationseingabe

Die Informationen zu Beginn der jeweiligen Arbeitseinheiten bilden die wesentliche Grundlage für fruchtbare und ergebnisreiche Diskussionen zwischen den Bürger/innen. Die Informationen sollten daher umfassend sein und kontroverse Standpunkte beleuchten. Sie werden während der Planungszelle von Expert/innen vorgetragen. Der übliche Ablauf zur Vorbereitung der Informationseingabe gestaltet sich folgendermaßen:

  • Recherche, welche Hintergrundinformationen benötigt werden
  • Überlegung, wie die Vermittlung der Inhalte gestaltet werden kann
  • Auswahl und Einladung von Expert/innen
  • ggf. Einladung von Interessengruppen, Vorbegehung von Orten sowie
  • ggf. Erarbeitung von Informationsmaterialien wie beispielsweise ein Glossar.

Auswahl der Tagungsräume

Die Örtlichkeiten sollten den Bürger/innen eine angenehme Arbeitsatmosphäre für die Plenums- und Kleingruppensitzungen ermöglichen. Demnach sollten ein großer Raum sowie mindestens drei Arbeitsgruppenräume zur Verfügung stehen. Die Motivation der Bürgergutachter/innen steigt, wenn der Raum durch seine Lage und Atmosphäre andeutet, dass der Auftraggeber die Planungszelle für wichtig hält. Wichtig ist auch eine angemessene Verpflegung.

Auswahl der Teilnehmer/innen und Einladung

Die Zufallsauswahl wird über eine Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden realisiert. Die gewünschte Anzahl an Bürger/innen wird per Zufallsverfahren aus den Registern der Meldeämter gezogen. Die Zusagequote beträgt in manchen Fällen nur 10 Prozent. Gleichwohl ist die Auswahl meist demografisch gut verteilt. Es sollten also sicherheitshalber etwa 10 mal so viele Namen gezogen werden wie tatsächlich an der Planungszelle teilnehmen können. Einziges Kriterium für die Zufallsauswahl ist ein Mindestalter von 16 Jahren. Die ausgewählten Bürger/innen werden per Brief über Thema, Aufgabe und Ort informiert und zur Teilnahme eingeladen. Form und die Formulierung des Einladungsbriefes spielen eine wichtige Rolle für die Teilnahmebereitschaft. Folgende Punkte sind besonders wichtig: Persönliche Ansprache; verständliche, klare Formulierungen; Nennung des Auftraggebers und Durchführungsträgers sowie Seriosität (z. B. durch ein Stadtwappen im Briefkopf und Unterschrift des (höchstrangigen) Auftraggebers. Die kontaktierten Bürger/innen werden gebeten, dem Durchführungsträger ihre Zu- oder Absage mitzuteilen. Hier lohnt sich der Einsatz von frankierten Antwortkarten. Zusätzlich sollte in der Einladung eine Telefonnummer angegeben werden, über die die eingeladenen Bürger/innen Rückfragen stellen können.

Durchführung der Planungszelle

Für die Betreuung der Teilnehmer/innen und Expert/innen sowie die Moderation der Plenums- und Kleingruppensitzungen pro 25 Teilnehmer/innen werden drei Personen benötigt: Zwei Tagungsleiter/innen zur Moderation und als Ansprechpartner für organisatorische Fragen sowie eine Tagungsassistenz zur Unterstützung der Tagungsleiter/innen. Die Ergebnisse der Arbeitseinheiten werden noch vor Ort fotografiert. Dies dient einerseits der Sicherung und Archivierung der Ergebnisse, andererseits erleichtert es die Sichtung der Ergebnisse.

Nachbereitung der Planungszelle

Nach Beendigung der viertägigen Planungszelle verarbeitet der Durchführungsträger die Ergebnisse weiter zum »Bürgergutachten«. Es beinhaltet

  • eine Einführung in die Fragestellung
  • eine kurze Darstellung des Verfahrens »Planungszelle«
  • die Vorstellung der Gutachter (Teilnehmer/innen), Auftraggeber und Durchführer
  • die Ergebnisse aller Arbeitseinheiten.

Dabei ist zu beachten, dass die Ergebnisse der einzelnen Arbeitseinheiten möglichst unverfälscht wiedergeben werden, d.h. es werden nur geringfügige Umformulierungen vorgenommen. Mehrheitsfähige Ergebnisse einzelner Themenbereiche werden zu konkreten Empfehlungen verdichtet, Konsensentscheidungen deutlich als solche kenntlich gemacht. Der Fokus liegt auf einer transparenten, übersichtlichen und verständlichen Dokumentation. Oftmals beinhaltet ein Bürgergutachten auch einen Anhang, in dem die Ergebnisse aus allen Arbeitseinheiten in tabellarischer Form für jede Planungszelle separat dargestellt werden. Durch die Abbildung der »Rohdaten« wird die Transparenz des Verfahrens sichergestellt.

Kontrolle durch Teilnehmer/innen

Die finale Version des Bürgergutachtens wird den Teilnehmer/innen der Planungszelle zur Verfügung gestellt, damit diese die Richtigkeit der Dokumentation überprüfen und Verbesserungsvorschläge machen können.

Übergabe des Bürgergutachtens

Zentral für den Erfolg einer Planungszelle ist die öffentliche und medienwirksame Übergabe des Bürgergutachtens an den Auftraggeber. Zu dieser Veranstaltung kommen Teilnehmer/innen, Durchführungsträger, Auftraggeber und Presse zusammen.

Rückmeldung zur Umsetzung

Nicht zwingend Teil der Planungszelle, aber durchaus wünschenswert, ist eine Folgeveranstaltung ca. ein Jahr nach der Durchführung der Planungszelle, bei der der Auftraggeber darlegt, wie mit den Ergebnissen der Planungszelle verfahren wurde. Diese Veranstaltung kann ein offenes Forum bieten, um über das Thema zu sprechen, das Gegenstand der Planungszelle war. Natürlich wünschen sich Bürgergutachter/innen, dass möglichst viele ihrer Empfehlungen umgesetzt werden. Es hat sich jedoch gezeigt, dass sie durchaus verständnisvoll reagieren, wenn sinnvolle Gründe für ein anderes Vorgehen sprachen. Eine Veranstaltung dieser Art trägt enorm zur gegenseitigen Vertrauensbildung bei.