Ablauf

Ablauf

Es klingt wie ein Rezept für sinnloses Chaos: 50 oder 300 oder mehr Menschen finden sich für einen bis zweieinhalb Tage an einem Ort zusammen und haben keine vorher festgelegte Tagesordnung. Doch was Chaos und einen wenig fruchtbaren Zeitvertreib vermuten lässt, ist eine sehr produktive und dynamische Konferenz.

In vielen Meetings findet Entscheidendes in der Kaffeepause statt. Menschen lernen sich kennen, tauschen Informationen aus, vertiefen das soeben Gehörte, knüpfen Kontakte und verabreden sich für weiterführende Projekte. Dies passiert in einem Rahmen, der neben dem Treffpunkt, der Zeit und eben dem Kaffee zunächst keine weiteren Vorgaben macht. Alles andere geschieht allein durch das Engagement und die Initiative der Teilnehmenden.

Die Kraft, die dabei wirksam ist, ist allein die Fähigkeit zur Selbstorganisation der Teilnehmenden. Dieses Modell der Kaffeepause steht Pate beim Open Space.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Ein für die Organisation wichtiges Thema wird mit Hilfe einiger weniger Regeln in einem Raum- und Zeitschema von den Teilnehmenden bearbeitet – und den Kaffee gibt es zu jeder Zeit dazu.

Vorbereitung

Was geschieht beim Open Space?

Einige Wochen vor der Konferenz erhalten die Teilnehmenden eine Einladung zu einer Konferenz mit einem wichtigen Thema für ihre Organisation, für das Gemeinwesen, in dem sie leben, für eine wichtige Herausforderung.

Die Einladung benennt die Zeit, wann die Konferenz stattfindet und sie benennt den Ort, wo diese stattfindet. Die Teilnehmenden werden eingeladen, ihre Themen mitzubringen, Themen, zu denen sie als Expert/innen oder als Laien einen Beitrag leisten wollen.

Irritierend ist, dass in der Einladung Zeiten der gemeinsamen Arbeit genannt werden, jedoch keine sonst übliche Tagesordnung zu finden ist. Alles dies, so die Einladung, gestalten die Teilnehmenden vor Ort. Alle, die »normale« Konferenzen gewöhnt sind, sind spätestens jetzt irritiert.

Open Space Exemplarischer Ablauf 2,5 Tage © VISION

1. Tag2. Tag3. Tag4. Tag
MorgensEinführung O-S Agenda MarktplatzMorgennachrichten AnkündigungenMorgennachrichten Ankündigungen
Vormittag

 

1. Arbeitsgruppen

4. Arbeitsgruppen

5. Arbeitsgruppen

Sichten der Er-
gebnisse, Priorisieren, Bildung von AGs, Verabredungen

Nachmittag

 

 

 

ankommen 
warming up
sich finden

2. Arbeitsgruppen

3. Arbeitsgruppen

Abendnachrichten Reflexion

6. Arbeitsgruppen

7. Arbeitsgruppen

Abendnachrichten
Reflexion

Abschlussrunde





Beginn

Der erste Eindruck zu Beginn der Konferenz sind offene Räume. In einem großen Raum stehen Stühle für alle Teilnehmenden in einem Kreis. In der Mitte ist Freiraum. Auch sonst gibt es Räume und Zonen, in denen Stuhlkreise aufgestellt sind, Arbeitsmaterialien bereitliegen. Sie laden ein, sich zu gemeinsamen Themen zu treffen und um ein gemeinsames Anliegen zu scharen.

Open-Space = Offene Räume.

Zur Begrüßung nehmen alle Teilnehmenden im Kreis Platz. Alle sehen sich. Der Kreis ist die ursprüngliche Form für Gemeinschaft und Dialog. Er ist frei von Hierarchie. Es gibt eine Mitte.

Ein zweiter Eindruck: Leere. Die Mitte: leer. Die Agenda der Tagung: leer.

Die Initiatorin der Konferenz begrüßt die Teilnehmenden. Sie nennt das Thema und bedankt sich für die Teilnahme aller. Sie erzählt von ihrer Motivation zum Thema, von den Anliegen, die zur Idee der Konferenz führten und von der besonderen Form dieser Veranstaltung.

Dann übergibt die Initiatorin an die Person, die den Open Space begleitet – man spricht hier nicht von Moderation. Der Begleiter erläutert einige wenige Prinzipien und die einzige Regel der Methode (siehe unten). Das Thema wird genannt und die Teilnehmenden werden aufgerufen, ihr Anliegen auf einen der Themenzettel, die in der Mitte bereitliegen, zu notieren.

Anschließend stellen die Teilnehmenden ihre Anliegen vor. So entsteht aus vielen einzelnen Anliegen die Agenda der Veranstaltung. Die Initiator/innen der Anliegen heften anschließend ihren Themenzettel an die Pinnwände der Agenda in die Zeiteinheit, in der sie das Anliegen bearbeiten wollen.

Eine Haftnotiz zeigt, in welchem Raum die Gruppe sich später treffen wird. Nach einer Stunde ist die Agenda fertig und gefüllt mit Anliegen und Ideen.

Auf dem nun folgenden Marktplatz studieren die Teilnehmenden die Anliegen und dokumentieren mit ihrem Namenszeichen auf dem Themenzettel, dass sie vielleicht teilnehmen werden.

Anliegengruppen

Die Teilnehmenden finden sich nun in »ihren« Arbeitsgruppen, an denen sie wirkliches Interesse haben. Sie sind zu nichts verpflichtet. Sie dürfen hingehen, weggehen, dableiben solange sie wollen und Interesse haben.

Die Initiator/innen begrüßen und führen in ihr Thema ein. Sie dürfen ihren Workshop leiten, sie dürfen aber auch »nur« teilnehmen. Sie dürfen alles selbst oder auch nichts machen, sie dürfen präsentieren und Vorträge halten, sie können aber auch Fragen stellen und oder nur zuhören. Es gibt keine Vorgaben. Selbstorganisation ist das Prinzip. Je nach Dauer des Open Space finden 3 bis zu 7 Einheiten mit Anliegengruppen statt. Bei mehrtägigen Veranstaltungen findet sich die ganze Gruppe zu Reflexion und Ankündigungen in den Morgen- und Abendnachrichten.

Handlungsplanung

In der letzten Einheit einer Open Space Konferenz finden sich die Teilnehmenden wieder im Plenum. Sie erhalten die Berichte aller Anliegengruppen. Diese Berichte haben die Gruppen erstellt, um über wesentliche Ergebnisse ihrer Diskussion zu informieren. Eine alternativ Methode sind Ergebnisplakate, die im Anschluss an die Arbeitsgruppen in einer Info-Zone veröffentlicht werden. Die Teilnehmenden informieren sich über die Ergebnisse, ggf. priorisieren sie mit Blick auf das Thema das Wesentliche und Dringliche.

In der nun folgenden Phase haben alle die Gelegenheit, wesentliche Erkenntnisse und Themen zu benennen und zum weiteren Engagement einzuladen. Dies geschieht in einer ähnlichen Form wie das Agenda-Setting am Anfang der Konferenz. An informellen Treffpunkten zu jeder Initiative finden sich Gleich-Interessierte zu einer ersten Absprache zusammen.

Abschluss

Am Ende versammeln sich alle ein letztes Mal im Kreis. Das Mikrofon wandert von Teilnehmerin zu Teilnehmer, Gelegenheit, persönliche Eindrücke und Resümees zu formulieren. Hier endet die Konferenz wie sie begonnen hat: Die Teilnehmenden nehmen sich als große Gemeinschaft wahr. Jede/r wird gehört. Die Initiatoren der Konferenz verabschieden die Teilnehmenden und formulieren ihr persönliches Feedback. So endet die Konferenz.