Open Space

Seite 1: Rahmen, Ablauf

Macht mal Pause ... macht Open Space!

Drei Köpfe von Männchen ragen hinter Kaffeetassen und einer Kanne hervor.

Die Herausforderung: Viele Menschen, ganze Organisationen, Kommunen, Einrichtungen müssen sich in kürzester Zeit völlig umorientieren. Wenn alles schneller gehen muss, unter der Einbindung möglichst vieler Mitarbeiter und Betroffener des ganzen Systems, und es bereits vorgestern geschehen sein sollte – dann ist es ein guter Zeitpunkt für eine Kaffeepause – eine Kaffeepause mit Open Space!

Harrison Owen, Organisationsberater in Washington DC, hat Open Space sozusagen als Zufallsprodukt einer lang geplanten, durchstrukturierten internationalen Konferenz entwickelt: Da die Kaffeepausen aus nahe liegenden Gründen nicht nur am beliebtesten waren, sondern sich auch als der effektivste Teil der Konferenz herausgestellt hatten, entwarf er ein Konzept nach Art offener Kaffeepausen: Die Teilnehmer sollten selbst Richtung, Verlauf und Inhalte der Konferenz bestimmen. Hunderte von Teilnehmern arbeiten selbstverantwortlich simultan an Dutzenden von »heißen« Themen; Motivation und Gemeinschaftsgefühl, Erfolgserlebnis und Freude werden in oft ungeahnter Weise entfacht.

Open Space bietet ein Umfeld für intensives Lernen. Durch oft völlig neue Vernetzungsstrukturen werden neue Konzepte und Ideen entwickelt, die in produktive Aktionen umgesetzt werden. Es wird auf Kontrollfunktionen durch die Leitung möglichst verzichtet. Sie wurden als Haupthemmnis für Innovationsprozesse identifiziert. Mit dem Verzicht auf Kontrolle, auf ein fertiges Design und eine vorstrukturierte Agenda hat Owen einen Weg gefunden, den Raum zu öffnen für kreative Prozesse. Vorgegeben sind nur der Ort, ein einfacher Rahmen und eine zeitliche Struktur, was einen reibungslosen Ablauf des Geschehens ermöglicht. Hauptakteure sind die Teilnehmer selbst, die individuell und als Gruppe für das Ergebnis und den Inhalt ebenso verantwortlich sind wie für die Lernprozesse, die Kommunikation und die Kultur der Konferenz.

Der Open Space Ansatz ist also mehr als eine Arbeitsform, mehr als ein methodischer Ansatz: Es ist ein lösungsorientiertes, höchst potentes Mittel zur Veränderung von Organisationen, insbesondere ihrer Kultur, indem es an der Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren, lernen und arbeiten, ansetzt. Open Space initiiert vorübergehend eine »Lernende Organisation«.

Die Methode ist inzwischen in den meisten Ländern der Erde mit tausenden von Menschen zum Einsatz gekommen. Im Folgenden soll der Open Space Ansatz näher vorgestellt und bewertet sowie die Frage der Anwendbarkeit erläutert werden.

Der Rahmen

Wer nimmt teil und wie lange dauert eine Konferenz?

Die Anzahl der Teilnehmer ist nicht vorgegeben. Positive Erfahrungen sind gemacht worden mit Gruppen zwischen 8 und über 2000 Personen.

Die Dauer einer OS-Konferenz beträgt drei Tage. Daumenregel: »Mindestens einmal drüber schlafen«. Daher sollte sie nicht weniger als einen Tag dauern und nicht länger als drei Tage, weil danach erfahrungsgemäß das Energieniveau drastisch zu sinken beginnt. Es finden täglich etwa vier Runden von ca. eineinhalb Stunden in kleineren Arbeitsgruppen statt.

Die wichtigste Bedingung ist freiwillige Teilnahme. Es werden gerade diejenigen aus freier Entscheidung teilnehmen, die bereit sind, sich einzulassen in einen vagen, vorher nicht bestimmbaren Prozess zu einer Thematik, die ihnen am Herzen liegt: Begeisterung und Verantwortung für das Thema sind Kern von Open Space.

Der Ablauf

Planungsphase
Abgesehen von der Logistik ist die Bildung des Rahmenthemas ausschlaggebend. Es muss sich um ein wirklich relevantes Thema der jeweiligen Institution oder der Zielgruppe handeln. Daher ist die erste und sehr wichtige Aufgabe für die Prozessbegleiter, gemeinsam mit den Auftraggebern, den Geldgebern, den Veranstaltern und den Betroffenen das Rahmenthema zu definieren und zu formulieren. Eine Aufgabe, die oft schwer fällt, da sie eng verbunden ist mit den Fragen: Wohin wollen wir eigentlich? Was sollen unsere Ziele sein und wie überprüfen wir ihre Erreichung?

Durchführung
Die Konferenz beginnt im Plenum (wie auch jeden Morgen und Abend) mit der gesamten Gruppe im Kreis, wodurch die Bildung von offener und direkter Kommunikation, Beziehung und Gemeinschaftsgefühl eingeleitet wird. Die wenigen Spielregeln werden kurz vorgestellt und sollten für jeden sichtbar an der Wand zu lesen sein.

Teilnehmer vor den Themenvorschlägen der Open Space-Konferenz

Alle Teilnehmer werden eingeladen, eine Thematik, für die sie ein besonderes Interesse empfinden, aufzuschreiben, im Kreisinneren anzukündigen und es an der Informationswand mit Namen, Raum- und Zeitangabe aufzuhängen. Nachdem alle Themen gesammelt worden sind, ist der Marktplatz eröffnet. Nun entscheidet jeder Konferenzteilnehmer, zu welchen der angebotenen Themen er einen Beitrag leisten möchte. Auf diese Weise ist jede Person potenziell Initiator, Referent oder Mitglied einer Dialoggruppe, in vielen Fällen sogar Lehrer oder Schüler in freiem Wechsel. Bei einer dreitägigen Konferenz hat jeder die Chance, in vielen verschiedenen Arbeitsgruppen mitzuwirken. Es müssen genug Räume, formelle und informelle, wie Garten, Terrasse oder ähnliches zur freien Verfügung stehen.

In den ca. 90-minütigen Arbeitsgruppen können unterschiedliche Prozesse angewendet werden; meistens wird ein verbaler Dialog gewählt. Aber auch kreative Techniken wie z. B. eine sportliche Aktivität oder Musik können zur Anwendung kommen. Die Kleingruppen werden nicht von »außen« moderiert, den Prozess verantwortet jede Gruppe selbst. Wichtig ist, dass ein kurzes Protokoll geführt wird.

Die Agenda wird am Morgen jedes Tages im Plenum modifiziert und ergänzt. Auch jeden Abend kommt die gesamte Gruppe für circa eine halbe Stunde zum Informationsaustausch zusammen. Danach ist der Abend frei zur Selbstorganisation: Open Space soll Spaß machen, denn genau dort liegt die Energie.