Exkurs: Budget und Finanzen

Seite 1: Budgets planen, Umgang mit Zahlen

Budgets planen

Fördermittelanträge beinhalten immer einen Teil, in dem Sie das Budget Ihres Projekts oder einen Kostenplan darstellen müssen. Dieser Teil wird umgangsprachlich auch der »finanzielle Teil« des Antrags oder schlicht der »Zahlenteil« genannt.

Sie können die finanzielle Seite Ihres Projekts in unterschiedlicher Form darstellen. Manchmal muss lediglich eine kleine Tabelle angefertigt werden. Bei komplexeren Antragsverfahren kann es vorkommen, dass Sie in tagelanger Arbeit meterlange Tabellen ausfüllen müssen. Auch die Regeln, die für die Aufstellung des Budgets gelten, können sehr unterschiedlich sein. In manchen Fördermittelprogrammen können Sie eine Vielzahl von Posten angeben und haben eine gewisse gestalterische Freiheit. In anderen, formaler organisierten Programmen erstellen die Geber dicke Handbücher, die komplizierte Vorschriften enthalten.

Aus diesen Gründen ist es nicht möglich, in diesem Kapitel auf Details einzugehen. Ich beschränke mich auf einige allgemeine Anmerkungen und Anregungen, die Ihnen bei der Finanzplanung helfen sollen. Die wichtigste Regel ist: Im Zweifelsfall gelten immer die Regeln, die die fördernde Einrichtung aufstellt. Wenn Sie sich über einen Punkt unsicher sind, dann kontaktieren Sie Ihre Ansprechpartner beim Geldgeber. Von einer korrekten Planung und administrativen Abwicklung des Projekts profitieren beide Seite – Ihre Organisation und der Geber.

Die Erfahrung lehrt, dass viele engagierte Menschen im Non-Profit-Bereich ein wenig nervös werden, wenn es darum geht, sich mit »den Zahlen« zu beschäftigen. Aus diesem Grund formuliere ich die Hinweise in diesem Kapitel bewusst sehr einfach und streue nur gelegentlich ein paar juristische Fachbegriffe ein.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Eine gute Finanzplanung ist wichtig. Sie können sicher sein, dass die Finanzen Ihres Antrags intensiv geprüft werden. Mit einem gut durchdachten Budget vermeiden Sie zudem Schwierigkeiten und Stress bei der späteren Projektdurchführung.

Bei der Finanzplanung eines Projekts kollidieren oft zwei Welten miteinander: Auf der einen Seite stehen die Menschen, die für die Konzipierung und die Durchführung eines Projekts verantwortlich sind (die Projektmanager). Im Non-Profit-Bereich sind dies oft kreative oder sozial engagierte Menschen, die sich aber, vorsichtig gesagt, weniger gern mit Bilanzen oder Steuern beschäftigen. Ihnen steht die Buchhaltung gegenüber, die für jede gemeinnützige Organisation, die eine gewisse Umsatzhöhe erreicht, obligatorisch ist. Im Rechnungswesen arbeiten Menschen, deren Aufgabe es ist, in seitenlangen Zahlenkolonnen eine Differenz von 50 Cent aufzuspüren und streng über die Anwendung der Abrechnungsvorschriften zu wachen.

Um einen größeren Fördermittelantrag zu stellen, der in finanzieller Hinsicht korrekt ist, benötigen Sie die Mitarbeit der Finanzprofis Ihrer Organisation. Wenn Sie selber einer sind oder sich in beiden Welten auskennen, umso besser. Wenn Sie hingegen zur kreativ-engagierten Fraktion gehören, dann binden Sie Ihre Finanzexperten in die Erstellung des Antrags ein. Hören Sie ihnen geduldig zu, auch wenn Ihre Buchhalterin manchmal Wörter wie »Mittelverwendungs­nachweisberichterstattung« verwendet.

Keine Angst vor den Zahlen

Wenn Sie keinerlei Erfahrung mit solchen Dingen haben, dann sind Sie möglicherweise ein wenig beeindruckt von den Zahlen, mit denen Sie es in einem Fördermittelantrag zu tun bekommen. Plötzlich müssen Sie Ausgaben schätzen, Kostenpläne aufstellen und Tausende von Euro auf dem Papier hin- und herschieben.

Bewahren Sie die Ruhe, lassen Sie sich nicht beeindrucken. Es gibt einen großen Unterschied zwischen 100.000 Euro, die irgendwo in einem Fördermittelantrag auftauchen, und 100.000 Euro, die sich auf Ihrem Girokonto befinden. Letzteres ist eine große Summe Geld. Was in einem Fördermittelantrag steht, sind nur Zahlen. Zahlen, die ein stimmiges Gebilde ergeben müssen.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Machen Sie sich also eine gewisse Gelassenheit zu eigen, wenn es an die Kalkulation geht. Lassen Sie Ihre Rechenspielereien von jemandem überprüfen, der eine entsprechende Ausbildung hat.