Sicherheit, Datenschutz und interne Vorgaben zur Nutzung von Technologie

Sicherheit und Datenschutz

Auch bei der punktuellen Nutzung von webbasierten Tools oder Apps gelten die Grundregeln des Datenschutzes und der Datensicherheit. Und zwar gerade dann, wenn Sie kostenlose Anwendungen nutzen!

• Machen Sie häufig Sicherungskopien von allen wichtigen Unterlagen und Texten.
• Tauschen Sie keine persönlichen oder vertraulichen Daten über unsichere oder öffentliche Kanäle aus.
• Verwenden Sie kein urheberrechtlich geschütztes Material, das Ihnen nicht gehört (z. B. bei der Gestaltung von Projekt-Websites, Publikationen oder Videos).

Achtung, viele internetbasierte Services sind nicht konform mit Gesetzen zur Verwendung und Weitergabe von persönlichen Daten, die in Deutschland gelten. Manchmal treten Sie durch die Nutzung eines Services Rechte zur Nutzung der hochgeladenen Inhalte an die Anbieter ab. Sie können dies überprüfen, indem sie die entsprechenden terms and conditions der Anbieter lesen und zu verstehen versuchen (was aber realistischerweise kein Mensch tut). Besser ist es, sich in entsprechenden Foren für Verbraucher/innen zu informieren.

Das Gleiche sollten Sie auch tun, wenn Sie externe Services zur Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe nutzen wollen. Ein Beispiel dafür ist die regelmäßig wiederkehrende Diskussion, ob man für gemeinnützige Arbeit ein soziales Netzwerk, wie Facebook, nutzen sollte. Facebook kann hochgeladene Daten zu Werbezwecken verwenden und tut es auch. Solche Punkte können vor allem dann zu Konflikten führen, wenn Sie mit Einrichtungen kooperieren, die die Einhaltung von bestimmten Datenschutzrichtlinien von den Projektträgern fordern (z. B. öffentliche Einrichtungen).

Öffentlich geförderte Projekte versuchen dieses Problem manchmal zu lösen, indem sie eigene, »sichere« Kommunikationsmöglichkeiten oder Foren im Internet einrichten. Dies führt in der Praxis zu drei Problemen: Erstens ist es sehr aufwendig. Zweitens ist die Qualität der neu erstellten Angebote geringer als die der etablierten Anbieter, denn diese sind jahrelang im Geschäft und haben viel Geld und Know-how in ihre Plattform investiert, um sie zu optimieren. Und drittens werden neu eingerichtete, »sichere« Communitys und Foren von der Zielgruppe meistens nicht genutzt. Wenn sich junge Menschen austauschen, dann tun sie dies, indem sie Facebook nutzen. Sie melden sich eher nicht auf einer unattraktiven Community-Seite mit zwanzig registrierten Mitgliedern an, die im Rahmen eines geförderten Projekts entstanden ist. Insofern bleibt Projektmanager/innen nichts anderes übrig, als den gesunden Menschenverstand zu bemühen und Risiken und Nutzen abzuwägen.

Interne Vorgaben zur Nutzung von Technologie

Wenn Sie in einer größeren Organisation oder Einrichtung arbeiten, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie als Projektmanager/in nicht völlig frei entscheiden können, welche Kommunikations-Tools Sie nutzen können. Bestimmte Kommunikationswege sind vorgeschrieben, andere stehen gar nicht zur Verfügung oder ihre Nutzung ist verboten. Haben Sie eine IT-Abteilung, kann es sein, dass das Vorhaben, eine neue Software oder ein Plug-in auf Ihrem Rechner zu installieren, den Administrator/innen Schweißperlen auf die Stirn treibt. Manchmal sind solche Anliegen mit längeren internen Genehmigungs- oder Abstimmungsprozessen verbunden.

In diesem Fall sollten Sie sehr gut abwägen, ob sich die Einführung eines neuen Tools lohnt, da sie zusätzlich durch administrative Prozesse verlangsamt und erschwert wird. Eine Alternative ist die parallele Nutzung von unabhängigen Kommunikationskanälen. Viele Projektmanager/innen neigen zum Pragmatismus und helfen sich selbst, wenn ihre Organisation nicht die entsprechende Infrastruktur bereitstellt. Dies beginnt strenggenommen schon damit, dass Sie

• von Ihrem Arbeitsplatz aus den Filesharing-Service eines Drittanbieters benutzen.
• projektbezogene Informationen in einem sozialen Netzwerk veröffentlichen.
• Ihr privates Handy für ein dienstliches Gespräch benutzen.
• Sie ein berufliches Dokument an Ihre private E-Mail-Adresse weiterleiten.

Diese Dinge spielen sich häufig in einer administrativen Grauzone ab. Solange keine Probleme auftreten, ist alles wunderbar. Wenn es jedoch zu Problemen kommt, kann dies unangenehme Konsequenzen haben. Im günstigsten Fall müssen Sie das Problem allein lösen, und niemand hilft Ihnen. Im schlimmsten Fall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. Orientieren Sie sich also daran, was innerhalb Ihrer Organisation erlaubt, was verboten und was geduldet wird. Bedenken Sie auch, dass Ihre Administrator/innen im Zweifelsfall alles sehen können, was Sie an Ihrem Rechner treiben.