Richtig mailen

Einer der wichtigsten Kommunikationskanäle innerhalb des Projektmanagements ist die elektronische Post. Interessanterweise kennen viele Menschen die Grundregeln im Umgang mit diesem Medium nicht. Sie finden hierzu im Internet unter Stichwörtern wie »Netiquette« viele Hinweise. Netiquette (zusammengesetzt aus den Wörtern Netz bzw. »Net« und franz. Etiquette für Verhaltensregeln) bedeutet »angemessenes Verhalten in der elektronischen Kommunikation«.

Es folgt ein kurzer Test, ob dieses Kapitel für Sie relevant ist:

• Hatten die letzten E-Mails, die Sie versendet haben, Betreffzeilen wie »Re:«, »Hallo« oder »Re: Fw: Re: Re: Frage«?
• Wollen Sie manchmal in Ihren E-Mails MIT ALLER DEUTLICHKEIT ETWAS SAGEN??!!??
• Benutzen Sie gerne die »Antworten an alle«-Funktion, damit wirklich alle Bescheid wissen?
• Ist »BCC« für Sie ein Fremdwort?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, dann lesen Sie bitte weiter. Denn Sie sollten Ihr Verhalten ändern. Sie sind nämlich eine E-Mail-Nervensäge. Bitte machen Sie es besser. Berücksichtigen Sie die folgenden Verhaltensregeln.

Aussagekräftige Betreffzeilen

Bitte nehmen Sie sich 5 Sekunden Zeit, um eine E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile zu versehen. Tun Sie das auch, wenn Sie einer Person eine E-Mail zu einem neuen Thema schreiben, aber dazu auf eine ältere E-Mail antworten oder eine andere E-Mail weiterleiten. In diesem Fall wird nämlich der alte Betreff in die Betreffzeile der neuen E-Mail hinzugefügt, manchmal mit einem hübschen Zusatz, wie »re: re: re:«.

Achtung vor dem »Rattenschwanz«

Wenn Sie gerne E-Mails weiterleiten oder auf welche antworten, dann werden viele E-Mail-Programme den bisherigen E-Mail-Austausch automatisch an die weitergeleitete E-Mail anheften (manchmal umgangssprachlich »Rattenschwanz« genannt). Bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht die Informationen über Ihre letzte Trennung an Menschen weiterleiten, die solche Themen nichts angehen.

Nicht schreien

Schreiben Sie Wörter nicht in Großbuchstaben. Verwenden Sie bitte auch keine mehrfach hintereinander gesetzten Ausrufe- oder Fragezeichen. Das gilt als unhöflich. Es wirkt, ALS WÜRDE SIE JEMAND ANSCHREIEN!!!! GEFÄLLT IHNEN DAS?!?!!??

Nicht an alle antworten

Benutzen Sie die »Antworten an alle«-Funktion nur in Ausnahmefällen und nur für einen kleinen Kreis von Adressaten (z. B. zwei oder drei). Wenn in einer Gruppe aus 30 Personen alle allen antworten, führt das dazu, dass alle Adressaten innerhalb von kurzer Zeit 20 neue E-Mails in ihrem Postfach haben. Und deren Inhalt lautet überwiegend »bin dabei«, »finde den Vorschlag von Peter gut«, »kann leider nicht«. Sie bombardieren andere Leute mit Nachrichten, die dies gar nicht wollen, und verstopfen deren Postfächer. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie einige Leute verärgern, wenn Sie diese Funktion benutzen. Darüber hinaus werden manche Empfänger/innen dazu tendieren, diese E-Mails ungelesen zu löschen.

BCC benutzen

Ein weitere Klassiker: Wenn Sie einer größeren Anzahl von Personen eine E-Mail schreiben oder sogar einen Newsletter versenden wollen, dann schicken Sie bitte nicht die Empfängerliste an alle. Zur Erläuterung: E-Mail-Adressen, die Sie in die Felder »An« oder »CC« eintragen, sind für alle anderen Empfänger/innen der E-Mail sichtbar. Wenn Sie 500 Personen eine E-Mail auf diese Art und Weise schicken, dann schicken Sie gleichzeitig 500 E-Mail-Adressen an jeden Empfänger. Dies verstößt erstens gegen den Datenschutz und lädt zweitens zum Missbrauch ein. Möglicherweise kommen schwarze Schafe unter den Empfänger/innen auf die Idee, die mitgeschickte Liste wiederum ihrem Verteiler hinzuzufügen. Und so bekommen Menschen, die das gar nicht wollen, Einladungen zu Klezmer-Konzerten oder Sonderangeboten für Gartenzäune.

Der korrekte Weg zum Versenden einer E-Mail an eine größere Anzahl von Personen ist dieser: Schicken Sie die E-Mail an sich selbst, indem Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das »An«-Feld setzen. Dies hat den technischen Grund, dass viele Server E-Mails zurückweisen, in denen das »An«-Feld leer ist. Verwenden Sie also Ihre eigene E-Mail-Adresse, die erhalten die Empfänger/innen ja sowieso. Alle anderen E-Mail-Adressen setzen Sie in die BCC-Felder. »BCC« bedeutet Blind Carbon Copy, und das bedeutet, dass diese Adressen nicht für die anderen Empfänger/innen sichtbar sind. Jetzt können Sie die E-Mail abschicken. Oder benutzen Sie einfach ein Programm zur Erstellung von Newslettern, das erledigt diese Dinge automatisch.